Presentaciones

8 claves para hacer presentaciones más útiles y atractivas

Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la vez, más controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…

De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ahí, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.

Vamos al grano con 8 claves que te ayudarán a hacer presentaciones más útiles y atractivas:

1. Soporte: Elige la mejor alternativa.

Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).

Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Prezi, Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.

Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.

Pruébalas y elige la aplicación con la que te sientas más cómodo.

2. 3 x E: energía, entusiasmo y empatía.

Para hablar en público, 3xE es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.

Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:

• ¿cuál es la motivación de la audiencia?

• ¿cuánto saben del tema tratado?

• ¿cuáles son sus expectativas?

• ¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?

Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:

• público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.

• público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.

• público negativo: no podemos “verder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.

3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.

Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:

Regla 10/20/30

• 10 diapositivas

• 20 puntos en la fuente como mínimo

• 30 minutos de duración como máximo

Regla del 7×7

• No más de 7 líneas de texto por diapositiva

• No más de 7 palabras en cada línea

Regla del 3

No más de 3 partes:

(1) Introducción

(2) Discusión

(3) Conclusión

Regla del 20:

Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener

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