Proporcionar directrices

OBJETIVO GENERAL:

El propósito de esta política es proporcionar los lineamientos que determinaran las aceptación de órdenes de venta de clientes y las condiciones crediticias que le se serán asignadas, encaminadas al ordenamiento de la labor del analista de créditos y su relación con el área comercial, el área de cobranzas y los clientes.

ALCANCE:

Los lineamientos establecidos en la presente política aplican para toda la División Molinos Modernos.

Las particularidades de cada país y unidades de negocio serán considerados en los anexos correspondientes.

DESARARROLLO:

REGLAS DE APLICACIÓN GENERAL:

1. Es requerido que en los procesos de otorgamiento de crédito se mantenga un nivel adecuado de segregación de funciones. Para el efecto se debe considerar como mínimo los siguiente:

a. Los funcionarios que autorizan límites y plazos de crédito y desbloqueen pedidos a clientes deben estar definidos en la Matriz de Autorizaciones (MDA)

b. Debe existir una adecuada segregación de funciones entre el personal que solicita, revisa, aprueba y registra los límites y plazos de crédito.

2. Conflictos de interés. Todo personal con relación a la actividad de otorgamiento de crédito y desbloqueo de pedidos de la empresa, no deberán utilizar en ningún momento las atribuciones a ellos asignadas, para el otorgamiento de créditos sobre la base de vínculos familiares o con algún grupo de interés en particular, a fin de evitar todo favoritismo en perjuicio de la empresa, en tal sentido estos deberán sujetarse a lo establecido en la presente política. Referirse al Código de Ética y Conducta Corporativo, Inciso IV numeral 2.7

DEFINICIÓN DE VENTA A CRÉDITO Y VENTA AL CONTADO

Se entiende por venta a crédito la entrega de un valor actual en mercancías sobre la base de confianza con el cliente, a cambio de un valor equivalente espero en un futuro.

Por otro lado, por venta al contado se entiende que es una operación contractual, donde el pago de las mercaderías recibidas se hace en el momento de la entrega de las mismas.

ESTRUCTURA

Departamento de Créditos

El Departamento de Créditos tiene por objetivo administrar el otorgamiento de crédito de la empresa como así también la actualización periódica de los mismos acuerdos a la segregación de funciones establecidas.

Responsabilidades y Funciones.

1. Efectuar el análisis crediticio de nuevos clientes o modificaciones en su límite o plazo actual de clientes existentes.

2. Aprobar límites y plazos de créditos y desbloquear pedidos según los parámetros de nivel 1 establecidos en la Matriz de Aprobaciones correspondientes.

3. Ejecutar y proponer controles y acciones que permiten reducir el porcentaje de morosidad de los clientes y las cuentas incobrables.

Confirmación de Departamento de Créditos

1. Jefe de Créditos

2. Coordinador de Créditos

Comité de Créditos

El comité de Créditos tiene por objetivos complementar al Departamento de Créditos con una visión equilibrada entre los objetivos comerciales y financieros de la División. Es por ello que el mismo debe estar organizado y compuesto de manera equilibrada con integrantes de ambas representaciones.

Niveles e integrantes del Comité de Créditos:

1. Comité Operacional Local:

a. Integrantes del área de Fianzas: Jefe de Créditos y Analista de Créditos.

b. Integrantes del área Comercial: supervisor de ventas o jefe de canal y Representantes de Ventas ( a requerimiento en caso puntuales para A&C)

2. Comité Evaluador Local:

a. Integrantes del área de Finanzas: Director de gestión Financiera (a requerimiento, excepto RD Harinas), Director Financiero RD (para el caso de República Dominicana) Gerente de Gestión Financiera, Gerente/Supervisor del Jefe de Créditos y Jefe Créditos.

b. Integrantes del área Comercial: Director de País (a requerimiento), Gerencia Comercial y Supervisor de ventas o Jefe de Canal.

3. Comité Ejecutivo Divisional:

a. Presidente Ejecutivo

b. Integrantes del área de Finanzas: vicepresidente de Finanzas, Director de Gestión Financiera y gerente Comercial.

Las decisiones serán tomadas por consenso y en caso de no alcanzarse el mismo, las solicitudes de crédito serán trasladas al nivel inmediato superior de acuerdo a lo establecido en la Matriz de Autorizaciones (MDA) con la información y documentación según corresponda.

Responsabilidades y funciones:

1. Comité Operacional Local:

a. Revisión del cumplimiento de objetivos comerciales.

b. Discusión sobre situaciones de Créditos pendientes (revisión KPls).

c. Discusión sobre evolución Cuentas por Cobrar y Días de cartera.

d. Revisión de casos en status “legal”.

e. Analizar casos críticos en cartera.

f. Aprobación de créditos hasta el nivel 2 según MDA.

g. Escalar excepciones y puntos de conflictos con la política.

h. Revisión de límites de créditos a disminuir por baja volumen de compra.

2. Comité Evaluador Local:

a. Revisión de cumplimiento de objetivos comerciales y financieros.

b. Acciones para acelerar créditos pendientes.

c. Decisiones sobre traslados de casos a legales.

d. Resolución de excepciones y puntos en conflictos con la política de créditos.

e. Aprobación créditos hasta el nivel 3 según MDA.

3. Comité Ejecutivo Divisional:

a. Revisión de cumplimento de objetivos comerciales y financieros.

b. Discusión de pautas para actualizar la política de créditos.

c. Aprobación de créditos superiores al nivel 3 según MDA.

d. Discusión de pautas para actualizar la política de créditos.

Reuniones de Comité:

Los diferentes niveles de comité deberán tener reuniones ordinarias con la siguiente frecuencia:

1. Comité Operacional Local: Esté comité se reunirá con una frecuencia semanal en tos los países con excepción de RD, GT y CR donde será cada dos semanas para A&C.

2. Comité Evaluador Local: Esté comité se reunirá con frecuencia mensual.

3. Comité Ejecutivo Divisional: este comité se reunirá a requerimiento del Comité Evaluador.

De manera extraordinaria cada nivel del Comité podrá reunirse a requerimiento cuando se considere oportuno. La convocatoria podrá ser efectuada por cualquier miembro del mismo durante las reuniones ordinarias o cuando las circunstancias lo ameriten, debiendo quedar consensuados la fecha, hora y lugar por los integrantes y documentado en el acta de la reunión

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