Propósito de la comunicación

Capitulo 17

Comunicación

La transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor.

Propósito de la comunicación

En su más amplio sentido, el propósito de la comunicación en una empresa es tener información disponible para actuar o facilitar procesos de cambio, influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas porque integra las funciones gerenciales.

Especialmente, la comunicación es necesaria:

1) para establecer y diseminar las metas de una empresa;

2) desarrollar planes para su logro;

3) organizar los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y efectiva;

4) seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización;

5) liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir, y

6) controlar el desempeño.

El emisor del mensaje

La comunicación empieza con el emisor, que tiene un pensamiento o una idea, que luego se codifica de manera que pueda ser comprendido por el emisor y el receptor. Si bien es usual pensar en la codificación de un mensaje en un lenguaje hablado, hay muchas formas más para codificar, como traducir el pensamiento a un lenguaje de cómputo. Uso de un canal para transmitir el mensaje.

El receptor del mensaje

El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos. Una persona que piensa en un emocionante partido de fútbol, por ejemplo, puede no prestar atención suficiente a lo que se dice de un reporte de inventario, incrementando así la probabilidad de una interrupción en la comunicación o en la correcta recepción del mensaje.

Ruido que entorpece la comunicación

Desafortunadamente, la comunicación es afectada por “ruido”, esto es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación. He aquí algunos ejemplos del “ruido”:

Ruido

es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación.

• Un ruido o un ambiente confinado entorpece el desarrollo de un pensamiento claro.

• La codificación puede tener fallas por el uso de símbolos ambiguos.

• La transmisión puede ser interrumpida por estática en el canal, como la que se experimenta en una mala comunicación telefónica.

• La falta de atención puede provocar una recepción imprecisa.

• La decodificación tiene fallas al asignarse un significado equivocado a palabras y otros símbolos.

Factores situacionales y organizacionales en la comunicación

Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el proceso de comunicación. Esos factores en el ambiente externo pueden ser educacionales, sociológicos, político legales y económicos. Por ejemplo, un ambiente político represivo inhibirá el libre flujo de la comunicación. Otro factor situacional es la distancia geográfica. Una comunicación directa frente a frente es distinta a una conversación telefónica con una persona al otro extremo del mundo y diferente a un intercambio de correos electrónicos. El tiempo también debe ser considerado en la comunicación. El ejecutivo ocupado no tiene tiempo suficiente para recibir y enviar información con precisión.

Un medio de comunicación muy importante en las empresas es la comunicación informal que entablan los ejecutivos de manera ocasional.

Capitulo 18

La medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.

Las técnicas y sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos: 1) establecer estándares, 2) medir el desempeño contra estos estándares y 3) corregir variaciones de los estándares y planes.

Los estándares simplemente son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban señales de cómo va las cosas y no tengas que vigilar cada paso en la ejecución de los planes.

Hay muchos tipos de estándares. Entre los mejores están

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