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Soportes contables

Documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

Clasificación de los documentos contables

Comprobante externos:

Emitidos fuera de empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Son los siguientes

1. Recibo de caja

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Diligenciamiento

Como diligenciar el recibo de caja:

• Como a todo documento comercial se primero la fecha, la ciudad y el número del recibo

• Quien es la persona que entrega el ingreso

• La dirección de la persona que entrega el ingreso

• Se coloca la cantidad de dinero que ingresa

• El porqué de esa entrega de dinero

• Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado

2. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Como diligenciar el recibo de caja menor:

• Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento

• Se coloca a quien es pagado el dinero

• El concepto por el cual se paga el dinero

• Se coloca la cantidad de dinero en letras

• Se coloca la firma de la persona que lo recibe

3. Comprobante de egreso

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Como diligenciar el comprobante de egreso:

• Se coloca la fecha cuando se elabora el documento

• Se coloca un duplicado del cheque se giró para hacer el pago por cualquier concepto

• Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada

• Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.

• Se coloca firma del beneficiario

• Por último se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

4. Letra de cambio

Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

Como diligenciar la letra de cambio:

• Se coloca la fecha como siempre primero

• Se coloca la cantidad de dinero

• Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata

• Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero

5. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como diligenciar la nota débito:

• Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboró el documento

• Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito

• Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito

• Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

6. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Como diligenciar la nota crédito:

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