Filosofia

CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden son aquellas en las que se registran movimiento de valores que no afectan o modifican los estados financieros, pero es necesario su registro para consignar y controlar sus derechos o responsabilidades y establecer un recordatorio en forma contable.

Es decir, las cuentas de orden, son aquellas que en fondo y forma actúan como “memorias”, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.

A diferencia de las cuentas de balance normales donde se registran valores reales, en la cuentas de orden lo que se registra, por lo general, son contingencias a favor o a cargo, según corresponda.

Entre las operaciones más comunes que se acostumbra registrar bajo este rubro están las siguientes:

- Valores recibidos en guarda.

- Valores recibidos en prenda o garantía.

- Ejecución de mandato como la comisión de compra o venta en general por cuenta ajena.

- Avales.

- Depreciación fiscal.

- Otorgamiento de fianzas.

- Otorgamiento de garantías.

- Obligaciones por descuento de documentos.

- Toda clase de contratos que se celebren.

En cuanto a los Principios de Contabilidad bien se podría decir que se aplica indirectamente el criterio prudencial, ya que, generalmente, en las cuentas de orden se registran conceptos que pueden -o no- ser gastos en el futuro.

Clasificación de las Cuentas de Orden

Las cuentas de orden, se caracterizan por no afectar directamente el resultado de una organización, por lo tanto no podrán ser cuentas de balance o de resultados. En virtud de lo anterior es razonable que no puedan clasificarse dentro del grupo de cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos o egresos.

Las cuentas de orden bien podrían clasificarse de la siguiente forma:

Cuentas de orden para valores ajenos: Serían aquellas en las que se controlen los depósitos en garantía y mercancías en comisión.

Cuentas de orden para valores contingentes. Estas son con las que se controlarían los documentos descontados y endosados, avales otorgados, juicios pendientes y seguros contratados.

Cuentas de orden para valores de registro o control. Aquí se manejarían las cuentas de Activo depreciable.

Para el registro en estas cuentas, se cargará a una cuenta de orden y se abonará a otra cuenta de orden, esto sería para conservar el equilibrio de la ecuación del balance general.

Si se registrara cargando a una cuenta de orden y abonando a una de balance o de resultados el balance no nos cuadraría, porque si se registrara cargando a una cuenta de balance o resultados y se abonara a una cuenta de orden

A continuación se mencionan algunas de las cuentas de orden más comunes:

Depósitos en prenda o en garantía.

Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega -física o administrativa- de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de estos bienes entregados en garantía de la operación

Mercancía en consignación.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías en consignación para ser vendidas posteriormente. Como la operación en si se realiza hasta que la venta se realice, es muy común que, mientras esto no suceda, se mantenga un control de estas mercancías por medio de las cuentas de orden. En estas operaciones quien remite las mercancías es el comitente y el que las recibe -para su venta- se le llama consignatario.

Documentos descontados y endosados.

El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta de documentos por cobrar.

De igual manera, las entidades

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