Economato y bodega

Economato y bodega

El economato es el lugar donde se almacenan la mayoría de alimentos no perecederos, además de otros útiles de un establecimiento. Es el departamento encargado de las compras y el departamento controlador de todas las entradas de géneros alimentarios y no alimentarios que entran en un establecimiento hotelero y de restauración.

La importancia de este departamento radica en que es el departamento que compra y distribuye para el resto de los departamentos. Las primeras pérdidas o ganancias pueden producirse en este departamento.

En las pequeñas empresas de restauración, aunque no figure como un departamento específico, si realiza las mismas funciones.

Condiciones para su ubicación

El lugar idóneo para la ubicación del economato es aquel que este lo más próximo al muelle de proveedores y al lugar de consumo de dichos productos, como se evitan:

• Contaminaciones
• Mayor control sobre los artículos
• Perdidas y robos

A la hora de su ubicación hay que tener en cuenta los siguientes factores

• Que no esté cerca de fuentes de calor
• Que no tenga exceso de ventilación
• Que carezca de humedad
• Que este alejado de lugares donde se desprendan fuertes olores
• Que no existan vibraciones
• Que mantengan una temperatura idónea constante
• Que este bien comunicado con el interior y con el exterior
• Que pueda tener grandes accesos

Condiciones para su instalación

• Iluminación
• Suelos
• Paredes
• Estanterías
• Techos
• Atmosfera

La organización de un economato varía según la organización interna de la empresa y la categoría del mismo. La organización a nivel profesional, atendido a las responsabilidades de cada trabajador que participa en este proceso, podría ser el siguiente:

• Director general
• Director de explotación
• Jefes de departamento
• Jefe de compras
• Jefe de cocina
• Encargado de economato
• Receptor de mercaderías
• Mozos de economato, bodega y almacén

El jefe de compras necesitara en todo caso saber las necesidades de compras, para lo cual se va a necesitar un sistema de comunicación e información de petición de todos los departamentos, exponiendo sus demandas a corto plazo y dando el margen necesario para que se pueda hacer llegar la petición al proveedor y que este lo suministre, bien sea para renovar el producto o para la adquisición de otros nuevos.

Cada departamento deberá hacer, mediante el impreso correspondiente, la petición de los artículos que va a necesitar diariamente, según el servicio que se va a realizar y teniendo en cuenta si dichos productos son de uso común en la empresa y, por tanto, existen habitualmente en el almacén o si, por el contrario, son artículos no usuales y por ello no habrá provisión.

En el economato hay unas existencias de todos los productos que se emplean en la empresa y desde allí se distribuyen a los demás departamentos.

Tenemos los siguientes controles:

1. El receptor de las mercancías es el responsable de recibir y recoger todos los productos entregados por los proveedores y el que realiza el primer control cuantitativo de las mercancías.
2. El jefe de cada departamento es el responsable de realizar el siguiente control el que corresponde a la calidad, dando la conformidad a la calidad del artículo. Hasta que no han pasado ambos controles, la empresa no debe hacerse cargo de los productos.
3. Los productos son enviados a los distintos sub departamentos que configuran el economato para su clasificación, registro y almacenamiento.

Funciones y actividades

• Mantener la provisión de seguridad de todos y cada uno de los productos que emplea asiduamente la empresa, informando del pedido necesario que deberá hacerse para reponer los artículos consumidos.
• Recibir diariamente los pedidos y verificar la cantidad y la calidad de los mismos.
• La distribución desde el economato hacia los demás departamentos es otra actividad que debe realizar el economato y para ello se establecerá la documentación adecuada.
• Colocar y almacenar de los artículos es una de las funciones del mozo del almacén.
• Controlar el movimiento de los artículos: es decir, deberán anotar en el correspondiente impreso, las entradas, las salidas y las existencias, con el fin de contabilizar todas las mercancías.

Para esta función se necesitan al menos estos documentos:

• Factura o albarán del proveedor
• Ficha de mercaderías
• Vale de suministros varios
• Vale de pedidos

Relaciones interdepartamentales y sistemas de planificación

El economato se relaciona con todos los departamentos que configuran la empresa, ya que es el responsable del abastecimiento de al menos las materias primas. A medida que la empresa abarca un mayor servicio, tendrá un mayor número de departamentos y existirá un mayor número de relaciones interdepartamentales.

Esta relación se suele centrar en los siguientes objetos:

• Elección y control de los proveedores
• Gestión de productos
• Análisis y designación de método de valoración de existencias

Con todos los departamentos existen relaciones abastecedoras, consistentes en suministrar los productos y materiales que necesitan y demandan, y para las cuales se ha establecido un horario concreto y un soporte documental, que es el vale de pedidos varios.

Las relaciones administrativo-contables son las que mantienen el economato con los departamentos de contabilidad e intervención.

El departamento de contabilidad se encarga de controlar las relaciones administrativas entre los departamentos.

El departamento de intervención controla todo el movimiento de las entradas, salidas y existencias de los productos, así como los departamentos que las han solicitado. También recibe este departamento los releves e inventarios diarios y liquidaciones y facturas de los departamentos. Puede establecer el control sobre todo el proceso, al mismo tiempo que contabiliza, controla la facturación los ingresos y los pagos a los proveedores. Por último, muchas de las decisiones tomadas por la dirección son ejecutados por estos dos departamentos que, a su vez, pasaran informes periódicos a la dirección en caso de que se hayan producido desviaciones sobre la planificación provista.

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