FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS

LOS LIBROS CONTABLES

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

La legalización es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja útil del libro contable. Si uso registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta. La constancia asigna un número y contiene el nombre o la denominación de la razón social, el objeto del libro, el número de folios, el día y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario (o juez de paz si no hubiera notario en el lugar).

Además, cada hoja, debidamente foliada (o sea, numerada en forma consecutiva), debe contar con el sello del notario o juez de paz, de ser el caso. Un modelo de solicitud para la legalización de los libros contables se muestra en el anexo al final de este capítulo.

Para solicitar la legalización se debe solicitar por escrito ante un notario (ver anexo 01) y/o llenar un formulario de solicitud en una notaría, si ya no se cuenta con más hojas en el libro legalizado debo acreditar que he concluido el libro o las hojas anteriores. En caso de pérdida, tendré que demostrar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que así ha sucedido.

El costo de legalización de un libro contable y/o societario oscila entre 15.00 y 25.00 nuevos soles depende del número de folios. Todos los libros exigidos según régimen deben ser legalizados.

Los libros contables (libros u hojas sueltas) puedo adquirirlos en cualquier librería y, para que tengan validez, deben ser legalizados por un notario público o un juez de paz letrado. A excepción del Libro de Planillas físico, que deberá ser autorizado por el Ministerio de Trabajo.

PLAZO MÁXIMO DE ATRAZO

CÓDIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS Máximo atraso permitido

1 LIBRO CAJA Y BANCOS Tres (3) meses

2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS Diez (10) días hábiles

3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Tres (3) meses (*) (**)

4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA Diez (10) días hábiles

5 LIBRO DIARIO Tres (3) meses

5-A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO Tres (3) meses

6 LIBRO MAYOR Tres (3) meses

7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Tres (3) meses

8 REGISTRO DE COMPRAS

Diez (10) días hábiles

9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES Diez (10) días hábiles

10 REGISTRO DE COSTOS Tres (3) meses

11 REGISTRO DE HUÉSPEDES Diez (10) días hábiles

12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS Un (1) mes

13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO Tres

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