Fundamentos Del Archivo

FUNDAMENTOS DE ARCHIVO

Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice su conservación, rápida localización y manejo; de manera que cuando se haga necesario refererirse a ellos nuevamente, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.

La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón la empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas de archivo.

Archivar es el procedimiento de clasificar organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando estos se necesitan.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Frecuentemente es necesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales deben conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado de ordenar y guardar información no será fácil, y a veces será imposible conseguirlo en el momento preciso en que se necesita. Además si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse y deteriores.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

El archivo de una empresa cualquiera debe llenar las siguientes funciones principales:

• Reunir ordenadamente según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.

• Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos

• Asegurar la máxima rapidez en el envió de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.

• Llevar a cabo estas funciones del modo mas económico posible:

- La organización de un archivo se puede considerar buena cuando se presta a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.

• Comprobar si la documentación se archiva regularmente

• Conservar y expedir la correspondencia

• Encargarse de la reproducción de diseño, catalogo, folleto, entre otros.

• Destacados expertos en las técnicas de archivo afirman que para lograr estos fines son necesario dotar el archivo de una estructura adecuada que permita:

• 1- disponer de personal capacitado y el numero suficiente

• 2- instalar el archivo en lugares idóneos

• 3-disponer de mobiliario que corresponda a las exigencias de sus funciones

• 4- emplear un sistema racional de clasificación de los documentos.

EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

La adecuada conservación de los documentos que se deben archivar requiere un equipo de muebles y materiales funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo: adecuada conservación, rápida localización y bajo costo.

Entre los principales muebles de archivo se encuentran los siguientes:

• Los archivadores: son muebles diseñados y fabricados para economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de las carpetas colocadas en los diferentes entre paños. Los hay de visibilidad vertical, horizontal o lateral.

• El archivador vertical: es un mueble que tiene varias gavetas (de 2 a 4), agrupadas en un solo cuerpo. Las gavetas se deslizan sobre un sistema de ruedas que simulan rieles y permiten un fácil desplazamiento. Dentro de las gavetas se colocan las carpetas con los documentos, una detrás de la otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba. cada gaveta tiene adentro, una plancha corrediza de metal que ayuda a sostener las carpetas , en la parte exterior , tiene un marco para colocar el rotulado que indica lo que se halla archivado en ella , las carpetas pueden colocarse directamente o suspendida , colocándole un armazón metálico denominado troja.

• El archivo lateral: es un mueble donde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical, lo que permite su identificación leyendo los rotulados verticalmente. Las carpetas pueden estar colocadas directamente o suspendida en un porta carpeta. los porta carpeta están provistos de unos dispositivos de suspensión que se deslizan sobre unos rieles metálicos, colocados en la parte superior de los anaqueles.

• Las bandejas del escritorio: se utilizan para colocar la correspondencia; de 2 o 3 compartimientos, uno puede ser para la correspondencia rápida en consideración o estudio otra

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