Fundamentos de archivo

Fundamentos de archivo

Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la empresa deben ser guardados en sitios seguros donde se garantice su conservación, rápida localización y manejo; de manera que cuando se haga necesario referirse a ellos nuevamente, puedan ser localizados con facilidad y prontitud.

La eficiencia en el manejo de estos documentos comerciales facilita el éxito en los negocios. Por esta razón la empresa crea sus propios mecanismos y sistemas de registro y control de documentos, tomando en cuenta las técnicas de archivo.

Archivar es el procedimiento de clasificar organizar y guardar documentos en una forma sistemática, de tal modo que puedan ser encontrados sin demora cuando estos se necesitan.

Importancia del archivo

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Frecuentemente es necesario referirse a operaciones realizadas en el pasado y sobre las cuales deben conservarse información en los archivos. Si no hay un medio adecuado de ordenar y guardar información no será fácil, y a veces será imposible conseguirlo en el momento preciso en que se necesita. Además si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse y deteriores.

Funciones del archivo

El archivo de una empresa cualquiera debe llenar las siguientes funciones principales:

• Reunir ordenadamente según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.

• Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos

• Asegurar la máxima rapidez en el envió de documentos solicitados por los diversos departamentos de la empresa.

• Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible:

- La organización de un archivo se puede considerar buena cuando se presta a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.

• Comprobar si la documentación se archiva regularmente

• Conservar y expedir la correspondencia

• Encargarse de la reproducción de diseño, catalogo, folleto, entre otros.

• Destacados expertos en las técnicas de archivo afirman que para lograr estos fines son necesario dotar el archivo de una estructura adecuada que permita:

• 1- disponer de personal capacitado y el número suficiente

• 2- instalar el archivo en lugares idóneos

• 3-disponer de mobiliario que corresponda a las exigencias de sus funciones

• 4- emplear un sistema racional de clasificación de los documentos.

Equipos y materiales de archivo

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal”

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