GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE PROYECTOS

Programación

PROGRAMAR consiste en determinar las actividades necesarias en secuencia, el tiempo necesario, materiales, equipos, maquinarias y personal responsable que las ejecutarán.

Una herramienta sencilla muy utilizada es la Carta Gantt que refleja el cronograma de actividades que deben ser ejecutadas en base al tiempo. A la izquierda de cada barra se colocan las letras de las actividades que deben ser concluidas previamente para que ésta se inicie.

Las Cartas Gantt informan:

• Todas las actividades que deben ser ejecutadas

• Su orden de ejecución

• Los tiempos necesarios

• Sus fecha de inicio y terminación.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) y CPM (Critical Path Method) son dos técnicas basadas en redes que contemplan las relaciones de precedencia e interdependencia de actividades.

La Programación de Proyectos sirve para:

• Definir la relación de cada actividad con las otras y con todo el proyecto

• Determinar la precedencia entre actividades

• Obliga a determinar tiempos reales y estimar costos para todas las actividades

• Permite al Gerente del Proyecto a usar eficientemente los recursos: personal, dinero y materiales, determinando los cuellos de botella del proyecto.

Muchas veces en la vida cotidiana hemos actuado de forma planificada o en forma libre sin ningún plan o programa de actividades. Ejemplos podemos citar muchos, pero quizás los relevantes son cuando nos preparamos para ir de vacaciones o cuando salimos a dar un vuelta y en el camino vamos tomando decisiones de dónde ir, donde detenerse, cuando volver, etc.

Tal como lo habíamos mencionado un proyecto involucra recursos financieros que cambian su valor con el paso del tiempo, los recursos en general son escasos y su uso implica de inmediato un costo y por último todos los interesados en un proyecto esperan que los compromisos se cumplan en los plazos que en algún momento se establecieron.

Entre los aspectos fundamentales que hemos destacado en la definición y realización de un proyecto esta la definición clara de sus objetivos. En particular, los aspectos relativos al logro y que pueden resumirse como:

El qué --------> Meta

El cómo --------> La forma o el método

Con qué --------> Los recursos, físicos y financieros

Quiénes --------> La mano de obra (recurso humano)

Cuándo --------> Fecha, plazo, calendario, cronograma

Con cuánto --------> presupuesto, gastos, flujo

El cuándo pasa a ser un factor preponderante

La programación pasa a cumplir un rol muy importante, ya que sería inconcebible un proyecto donde ocurrieran cosas como las siguientes:

• No saber cuándo termina el proyecto

• No saber qué hacer si un trabajo se atrasa o no se termina

• No saber si se puede dar inicio a un trabajo porque no se sabe si los que lo preceden terminaron

• No saber cómo cumplir con las fechas de entrega aún bajo la condición de atraso de algún trabajo

Es por eso que la programación de un proyecto presenta las siguientes ventajas:

• Prevee situaciones

• Define formas de actuar

• Optimiza el uso de recursos

• Evita mantener recursos ociosos

• Minimiza costos de operación

• Evita las sobrecontrataciones

Algunos autores dicen que la programación de un proyecto se encuentra entre la frontera de la ciencia y del arte, ya que no existe una forma única y tampoco una herramienta que por completo sea capaz de definir la forma de realizar una actividad.

Las condiciones para realizar una actividad pasan por una multiplicidad de factores de los cuales depende:

• Tener

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