Gestion De Proyectos

GESTION DE PROYECTOS

LA OPERACIONALIZACIÓN

DEL PROYECTO

CAPITULO 8. DEFINICION DE LOS ASPECTOS OPERATIVOS DEL PROYECTO.

¡HOLA!

Bienvenido al módulo FORMULACION DE ASPECTOS OPERATIVOS, donde precisaremos en detalle los recursos requeridos para generar las soluciones, y algunos conceptos y técnicas básicas diseñadas para facilitar la caracterización y previsión de los recursos que demanda la realización del proyecto. Al igual que en módulos anteriores, la literatura sobre el tema es amplia y los autores suelen utilizar algunos términos con un significado diferente, lo que en ocasiones confunde al lector. El documento ha tratado de precisar los términos y conceptos con un criterio práctico, insistiendo en aquellas diferenciaciones que tengan alguna repercusión sobre el método.

8.1 INTRODUCCIÓN.

Una brillante idea puede terminar en un fracaso rotundo, si el proyectista no garantiza los requerimientos de tipo práctico necesarios para que la intencionalidad pueda desarrollarse de acuerdo con lo previsto.

Denominamos “definición de aspectos operativos” al conjunto, jerárquica y secuencialmente ordenado, de análisis y decisiones asumidos por el analista para identificar, seleccionar, valorar, articular y prever los recursos físicos, lógicos, y humanos requeridos para adelantar con éxito su proyecto. Algunos autores se refieren a este proceso como “programación” o “planeación” del proyecto y, aunque se han propuesto diferentes enfoques y técnicas para llevarlo a cabo, en esencia conllevan a conclusiones muy similares.

En esta fase de la formulación del proyecto, el analista se responde las siguientes preguntas:

 ¿Qué actividades y cuantas hay que desarrollar para alcanzar el resultado previsto?

 ¿Quién debe realizar estas actividades?

 ¿Qué recursos se requieren para alcanzar los productos?

 ¿Cuánto costará alcanzar los productos?

 ¿Cuándo se podrán alcanzar los productos?

La definición de los aspectos operativos de un proyecto incluye, como mínimo, los siguientes procedimientos:

1. Definir el alcance y el ámbito de influencia del proyecto.

2. Definir los productos a realizar o contratar como producto terminado.

3. Definir las tareas a realizar para lograr los resultados previstos (procesos, procedimientos, actividades y acciones).

4. Definir los tiempos previstos para cada logro.

5. Definir los diferentes recursos requeridos para alcanzar cada logro:

• Físicos

• Lógicos

• Humanos

• Financieros

Las siguientes recomendaciones generales pretenden facilitar estos análisis:

a) La dimensión (el “tamaño”) y ámbito de influencia de un proyecto dependen de tres factores:

 La complejidad del problema

 El tamaño de la población directamente afectada

 La distribución geográfica de la intervención

b) La dimensión del proyecto depende de las pretensiones del proyectista, quien no podrá definir los aspectos operativos mientras no haya precisado previamente, de manera específica y detallada, los resultados esperados de su proyecto (productos finales e intermedios).

c) A pesar de su naturaleza esencialmente diversa, los recursos requeridos por el proyecto deben preverse de manera armónica en cantidad y calidad. La interacción entre ellos se hace tan estrecha, que el exceso o defecto de alguno de ellos puede llevarlo al fracaso, aún cuando los demás recursos se hayan dispuesto de manera adecuada. Para garantizar la integralidad de esta relación, tendrás que corregir con frecuencia decisiones anteriores a la luz de nuevas consideraciones que van surgiendo en el análisis.

d) El proyectista debe estar preparado para hacer ajustes y reconsiderar decisiones previas, pues estos cambios no solamente son inevitables, sino que podrán agregar valor al proyecto.

e) Ante la complejidad de muchas de las tareas, la especificidad de la mayoría de los recursos requeridos y la limitada capacidad logística de algunas de las agencias involucradas en el proyecto, los proyectistas deben considerar la posibilidad de contratar la elaboración total o parcial de muchos de los productos finales o intermedios, bajo la modalidad de producto terminado.

La definición de los aspectos operativos tiene aplicaciones muy importantes:

a) En la fase de formulación del proyecto. Un proyectista precisa su propuesta no solamente para hacerse comprender de otras personas, sino también para mejorar su propio grado de comprensión del problema y la racionalidad de sus planteamientos. La definición de los aspectos operativos te permitirá prever oportunamente los recursos requeridos para lograr con éxito tus propósitos. Mientras no hayas aclarado estos aspectos no tendrás control sobre tu gestión.

b) En la fase de evaluación ex – ante. La definición de los aspectos operativos permite al evaluador conceptuar sobre la factibilidad y la viabilidad de la propuesta.

c) En la fase de ejecución del proyecto. La definición de los aspectos operativos constituye una herramienta invaluable de guía y orientación para quienes tienen a su cargo la ejecución de las actividades.

d) En la fase de monitoreo del proyecto. Esta información permite al sistema de evaluación y control, valorar la ejecución y fijar los correctivos del caso.

e) En la fase de evaluación ex - post. La información sobre los aspectos operativos es utilizada por los evaluadores como criterio de referencia para valorar el proyecto.

La definición de los aspectos operativos suele facilitarse si los diferentes productos del proyecto se organizan de manera secuencial en el tiempo y se van resolviendo ordenadamente.

A continuación estudiaremos, un poco más de cerca, cómo resolver los aspectos operativos:

8.2 DEFINIR EL ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance del proyecto es una de las decisiones más trascendentales de los proyectistas, pues determina la calidad y cantidad de los recursos requeridos, los tiempos de operación y el costo

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