Procediminetos Del Control Interno De Activo Circulante

PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL DE INTERNO DE ACTIVOS CIRCULANTES

El Control Interno del Efectivo, de las Cuentas por Cobrar y del Inventario, se centra fundamentalmente en la limitación de las posibilidades de encubrimiento, procediendo básicamente a crear y mantener los registros contables actualizados y comparar la cantidad real del Efectivo, de las Cuentas por Cobrar y del Inventario disponible con la registrada, a intervalos oportunos. El objetivo obvio del Control Interno es asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias.

El estudio del Control Interno del Efectivo, por parte del auditor se desarrolla en tres fases: un estudio preliminar para determinar procedimientos, una evaluación del sistema basándose en el estudio y la verificación posterior.

El Control Interno de los saldos de caja y bancos, y de sus operaciones, se centra en el tratamiento y custodia de los fondos que incluye los reintegros o egresos de cuentas bancarias, su preparación, sumas, subtotales y la anotación del ejercicio de asientos y de los controles ejercidos sobre todas esas funcionen mediante una observación, una comprobación y la posterior verificación.

ACTIVOS REALIZABLES: Consiste en las mercaderías o mercancías, materias primas, material de empaque, repuestos y suministros, productos en proceso y productos terminados, que tienen las empresas para su venta, para su proceso, transformación y venta posterior. Se consideran en este concepto a los componentes del Activo Circulante realizables en un corto Plazo.

ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequeña empresa

4. Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.

5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

12. Comprar el inventario en cantidades económicas.

13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.

16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.

17. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.

18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.

22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.

23. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.

25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.

26. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

27. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.

28. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.

29. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá

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