Administracion

CASO

Author: Andres Lopez Astudillo

La productora y comercializadora de pollo PIO PIO y MAS PIO, donde he ingresado hace un mes como analista de procesos, actualmente dispone del área de logística encargada de la toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte; cuenta con:

Milena quien se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

Erika quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las personas que mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás procesos, inició en la empresa en el área de producción como operaria, así que conoce muy bien tanto el producto, como a los clientes.

Carla es la persona encargada de revisar los documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

Contamos con Mauricio como analista de inventarios, el se encarga de generar en el sistema a primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.

Otros integrantes claves en el proceso logístico: Juan encargado de la canastillas (uno de los activos mas grandes de la empresa), Paula encargada del área del servicio al cliente; Jimmi como facturador y Sandra, líder del área, como supervisora de distribución y transporte.

De igual forma, esta compañía dispone de un turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del despacho.

A continuación, les contaré situaciones que he visto en la empresa y al final presentaré una serie de reflexiones que considero se deberían realizar.

En esta empresa, la jornada inicia a las7 a.m., hora en que empiezan los verdaderos problemas, normalmente suena el teléfono y casi siempre es un vendedor preguntando porque a su cliente no le llegó el pedido o porque no aparece facturado determinado pedido; a esa hora difícilmente se da razón …” todos empezamos a tirarnos la pelota”.

Erica inicia su jornada más temprano que los demás, a las 5 a.m con los pedidos de los supermercados, generando los archivos de pedidos para programar las referencias que deben ser producidas; verifica los pedidos que se dejaron de despachar el día anterior, para conocer cuanto inventario existe, debe contactar al líder del área de producción, hoy como otro de los tantos días, procede a comunicarse con ésta área para preguntarle:

-“vea corazón porque no se despacho al supermercado Ulimpus”.

-“no reina yo no tenía ese listado que tenía Castillo, usted no me pasó eso y yo no lo saque, si quiero se lo saco y enviamos eso ahora” responde Julian, el líder de producción.

- “listo yo llamo a esta niña de Ulimpus para que lo reciba, sino… lo dejamos para mañana, ah… pero no hay carro en que despacharlo!!, mejor lo programo hoy y lo enviamos mañana, que dice?

En la oficina de operación logística, la jornada laboral se inicia a las 7am, como todos los días, empieza el teléfono de Sandra a timbrar, son los auxiliares de servicio, quienes acompañan los vehículos para entregar el producto a los clientes; continuamente se les presentan problemas por solucionar.

-vea doña Sandra, el almacén de los 7 Enanitos, me dice que si no tengo la relación de los pesos de las presas no me recibe y la factura dice muslos x 10 y aquí mandaron fue alas, que hacemos? me voy o espero o que hago??? porque en el casino Bases me reciben hasta las 7:30 a.m.

- no, espérate enviamos esa relación por fax, llamamos a la supervisora de los supermercados para ver si puede hablar con el de recibo y no ponen tanto problema y las alas las devuelve, pero entregue las otras referencias, le dice al muchacho de recibo que en la tarde o mañana le mandamos la factura corregida, en fin , usted me entiende lo que le estoy diciendo…

-ahh… bueno señora, entonces me avisa.

Sandra: Erica por favor colabórame con la impresión del rendimiento de presas para enviárselos al supermercado, a los de la noche se les olvidó mandarlo. ¡No sé que pasa, si saben que tienen que mandar eso!!! sino no nos reciben! porque no lo hacen?, siempre es lo mismo!. Colabórame con eso porfa!

Media hora después…… Sandra llama por teléfono a Paula y le pregunta si sabe si al supermercado se le envió esa relación.

-yo no se Sandra, no sabía nada de ese documento, pero espérate pregunto, ( se escucha al fondo del teléfono ), Erica! tu sabes algo de un documento pendiente de enviar al supermercado los 7 Enanitos?

-Si ya lo imprimí pero no se ha enviado por fax, aquí tengo el número, debe ir dirigido a don Alvaro.

- porque no se ha enviado?

- porque yo le estoy entregando el listado a producción, a los tiqueteadores y no hay quien lo haga, si voy a poner el fax … quien entrega los listados? No puedo hacer las dos cosas.

-como así Erica, venga yo envío ese documento (9:30 a.m). .. Sandra no se ha enviado ese documento, ya lo voy a enviar por fax.

- como así? Yo le dije a Erica desde temprano!! Colabórame con eso, esa ruta esta súper retrasada, se me van a quemar los pedidos!! Nooo, otra vez !!

-ok Sandra, ya lo envío.

Finalmente y alrededor de las 10:30 a.m nos recibe el pedido este supermercado y la ruta va supremamente retrazada, lo que indica devoluciones porque no llegamos a tiempo, a los clientes.

Es ahí donde el supervisor de ventas , Alex, comienza con la llamadera:

-ve Paula que pasa con el pedido de la empresa pastelitos, necesitaban ese pedido a las 8:00 a.m y mire son las 11:00 a.m y ese pedido no ha llegado, lo necesitan para el menú del almuerzo, que pasó mujer?????

-Alex lo que pasa es que ese pedido estaba con los supermercados y en pastelitos se retrasó la ruta, por eso no hemos llegado.

-no Paula, pero si en una misma ruta metemos los casinos con los supermercados, nunca vamos a llegar, ustedes saben que los supermercados son muy demorados, aquí me esta llamando el administrador, yo que mas le digo a este señor, de esta manera siempre vamos a llegar tarde, hasta que le compran a la competencia y nosotros salimos, miren otra forma de enrutar esos carros para cumplirle a todos, pero hágan algo ya!! Ahí esta los clientes de Jairo, a la tienda de Susanita desde el martes se le monto el pedido y hoy jueves no se le ha entregado, esa señora esta furiosa y con razón! Que vamos a hacer??, ah!! …pero ese pedido llega o no?.

-si, Alex el pedido lo veo aquí en la ruta, y se envió de esa manera porque no tenemos mas vehículos en que despachar, que hacemos??? Los tenemos que incluir en la ruta y completar la otra.

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