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ADMINISTRACION DEL APROVISIONAMIENTO

En las empresas, el área de aprovisionamiento es una de las más importantes, pues se encarga de la compra de bienes y servicios destinados al consumo interno para la propia producción de la empresa, o para su compra-venta.

La administración del aprovisionamiento comprende las tareas relativas a compra, almacenaje, distribución de materias primas y materiales empleados por las empresas en los procesos de producción y comercialización.

Entre las tareas de documentación administrativa que corresponde al aprovisionamiento se pueden considerar:

• Registro y control de entradas y salidas de pedidos formulados a los proveedores y de artículos entregados a los clientes.

• Control de pedidos pendientes de los proveedores y de pedidos pendientes de los clientes.

• Inventario y valoración de almacenes de acuerdo con el criterio elegido: precios medios, fijo, etc., y clasificación de acuerdo con las funciones de rotación en productos.

• Estudios de devoluciones a proveedores y devoluciones de clientes, junto con especificación de las causas.

• Control de hojas de rutas de vehículos propios, para entrega a cliente y aprovisionamiento de los proveedores con análisis de los costos correspondientes.

Envió del pedido al proveedor.

• Recepción de la Conformidad del pedido.

• Documento de recepción en el almacén.

• Recepción de la factura del proveedor.

• Revisión y fecha de pago.

• Pago del documento

En tal sentido, que la Planeación y Administración del Aprovisionamiento comprende la preparación de un plan de trabajo administrativo y técnico de las tareas relativas del almacenamiento y stock (cantidad de mercancías depositadas o las existencias de un determinado producto, tanto en almacenes como en la superficie de ventas) de materias primas y de elementos para montaje así como la contabilidad analítica y explotación de los costos.

Vale la pena decir, que estas gestiones varían de una empresa a otra debido a que comúnmente existe la jefatura de compras y la jefatura de almacén ambas suelen trabajar de manera independiente de manera que es infrecuente que dentro de la realidad de una dirección de producción o comercialización se logre ejercer ambas funciones, según sea la prioridad que se presente en cada una de esta

GESTION DE INVENTARIOS

INVENTARIO: es el conjunto de productos que se almacenan con el fin de satisfacer demanda futura. En el argot de la logística se suelen diferenciar varios tipos de inventario, entre los que están: de materia prima, de material de empaque de producto en proceso, de producto en tránsito y de producto terminado..

El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir, todas aquellas prácticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto. Entre otras se encuentran:

• Cómo se debe realizar el conteo de inventario,

• Cada cuánto se debe realizar,

• Cómo deben ser los registros en el manejo de inventarios (entradas, salidas, fechas, lotes),

• Cómo se deben poner las órdenes de pedido,

• Cómo se deben recibir las órdenes de despacho,

• Cómo realizar la inspección de órdenes de recibo,

• Cómo asegurar un adecuado almacenamiento (bodega, estantería, luz, ventilación).

De otro lado, se encuentra la administración de inventarios la cual tiene como objetivo fundamental aumentar la rentabilidad de la empresa por medio de una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas en los niveles de stock y minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando un nivel de servicio al cliente. En resumen, esta área es la encargada de determinar políticas de reabastecimiento óptimas.

TRES CONCEPTOS PREVIOS

1. Push and Pull (empuje y jale)

El primer paso que se debe dar en cuanto a los inventarios es pasar de una lógica de suministro push, en donde se empuja el producto a través de la cadena hacia una política pull en donde se jala el producto según la forma en la que se dé la demanda.

2. MTS/ MTO

No todos los productos deben ser almacenados. Según las características de la demanda (frecuencia y tamaño de pedido, entre otros) se debe definir qué productos se almacenan (MTS, make to stock) y qué productos se hacen bajo pedido (MTO make to order).

3. Confiabilidad del inventario

Si se desea administrar el inventario de forma correcta es vital saber cuánto inventario se tiene de forma confiable. En ese orden de ideas es fundamental contar con un sistema de información adecuado sumado a una buena lógica de operación.

CARACTERÍSTICAS DE UN MODELO DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA DE INVENTARIOS

La administración científica de inventarios busca a través de técnicas como la investigación de operaciones encontrar las políticas óptimas de inventarios. A continuación se explicarán brevemente los parámetros de entrada y características de un modelo de inventarios.

Alcance: Define si el modelo resuelve un problema de un solo o múltiples niveles; los niveles en este caso pueden ser, puntos de red, múltiples estaciones de trabajo, diferentes niveles del proceso productivo (materia prima, ensambles, subproductos).

Demanda: la demanda se puede mirar desde dos dimensiones. En primera instancia puede ser constante o variable y de otro lado puede ser aleatoria o determinística.

Tiempo de espera: pueden ser de tipo aleatorio o determinístico.

Excesos de demanda: define que ocurre con la demanda no satisfecha, pueden ser back orders (se satisface cuando se tenga disponibilidad de producto bajo un costo adicional) o son ventas perdidas (podría ser una mezcla de ambas opciones).

Tiempos de revisión: Define cada cuánto tiempo se tiene la posibilidad de conocer el inventario disponible, se divide en modelos de revisión continúa y periódica.

Vida útil: determina si los productos tienen tipos de deterioro o niveles de obsolescencia. De otro lado es importante entender qué tipos de costos son los que se tienen en cuenta en un modelo de inventarios.

Costo de mantener el inventario: son todos aquellos costos en que se incurre por la tenencia y manejo del inventario tales como: Suministro de espacio físico, impuestos, seguros y costo de oportunidad de tener el dinero invertido en inventarios.

Costo de agotados: está compuesto por dos rubros; costo de la venta perdida y costo por perdida de buena voluntad.

Costo de pedir: es la suma de los costos de colocar pedido o iniciar una corrida de producción.

Costo de obsolescencia: es el costo por

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