Auditoria Interna

Funciones Administrativas en el Ciclo y Documentos y

Registros Relacionados.

Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una empresa realiza para

ejecutar y registrar las operaciones administrativas. En la columna tres de la tabla anterior se identifican las

ocho funciones administrativas en un ciclo de ventas y cobranza típico. Es útil conocer estas funciones

administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoría del ciclo.

Con frecuencia se hace difícil determinar cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo

fluyen en la empresa del cliente.

Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los documentos comunes que se

utilizan en cada función se examinan a continuación:

4.2.1 Procesamiento de Período de los Clientes.

La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta

para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con

frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta.

Pedido del Cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o

carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o

en otras formas.

Orden de Venta: Es un documento para comunicar la descripción, cantidad e información relacionada de bienes

solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobación de crédito y la autorización del

embarque.

Facultad Regional Multidisciplinaria FAREM – Estelí Auditoría Integral II

Compilado y adaptado por: M. Sc. Jeyling Alfaro Manzanares - 54 -

4.2.2 Otorgamiento de Crédito.

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente

por las ventas a cuenta. Las prácticas malas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasionan un número

excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una

indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.

4.2.3 Embarque de los Bienes.

Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La

mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un

documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una

computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta

con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que

conservan registros perpetuos de inventario

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