Auditoria Interna

1. Proposition y Alcance

1.1 Propósito

Proporcionar instrucciones para la programación, preparación, desarrollo, cierre, reporte, y seguimiento de las auditorías internas realizadas al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) implantado en el Centro de Autoacceso del Departamento de Idiomas, CADI, de la UMSNH.

1.2 Alcance

Los lineamientos establecidos en este procedimiento se aplican para auditar a la totalidad o a partes del SGC implantado para el proceso de prestación de servicios del CADI.

2. Responsables

Personal Responsable del Cumplimiento de este Documento

Puesto Departamento/Area, sección

Gestor Interno de la Calidad Gestión de la Calidad

Responsable de la gestión del programa de auditoría Auditoría interna

Auditores Internos Auditoría interna

Personal de Servicio Atención a usuarios del CADI

Asesores y Coordinadores Atención a usuarios del CADI

Comité de Calidad del CADI Todas las áreas

3. Descripción

Este procedimiento de auditoría interna se lleva a cabo para determinar si nuestro SGC es conforme a lo planificado en el Manual de Gestión de la Calidad (M-MGC-IV-2-1-b) sección VII.1, si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Para lo anterior, contamos con un Programa de Auditorías Internas (FO-PA-VIII-2-2); el cual es elaborado por la persona responsable de la gestión del programa de auditorías. Esta persona es la encargada de documentarlo y actualizarlo, considerando la eficacia de los procesos a auditar, el estado e importancia de los mismos, los resultados de las auditorías previas, las temporadas idóneas para llevarlas a cabo, evaluar los riesgos y en su caso identificar oportunidades de mejora de la calidad de nuestros recursos y servicios. Tanto el responsable de la gestión del programa de auditoría así como el mismo programa deberán ser aprobados por el Comité de la Calidad quedando asentado en la Minuta correspondiente ( FO-MC-V-5-3).

El alcance de las auditorías internas se aplica a todo el SGC, el cual cubre el proceso de prestación de servicios del CADI, que es realizado con el apoyo de su respectivo plan de calidad ( PC-PCPPSC-VII-1).

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Los criterios de auditoría se limitan a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008 con las exclusiones indicadas en I.1 de nuestro Manual de Gestión de la Calidad (M-MGC-IV-2-

1-b). Y la metodología para llevarlas a cabo se cubre con las actividades indicadas en el presente procedimiento.

Las auditorías internas son realizadas por personas calificadas conforme a los requisitos que hemos establecido para los auditores internos (FO-RAI-VIII-2-2-a). El equipo auditor está conformado por quienes laboran en el CADI y que han sido capacitados para tal fin (FO-CP-VI-

2-2-e).

Aunque nuestros auditores internos no requieren del apoyo de expertos técnicos debido a que están familiarizados con las actividades del CADI, no se descarta la posibilidad de incluir a cualquier experto técnico necesario para alguna auditoría específica.

El Jefe del Departamento de Idiomas y/o los Coordinadores, con el apoyo del Gestor Interno de la Calidad son los responsables de recibir la auditoría y de que se tomen acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Las responsabilidades y los requisitos para la planificación y realización de auditorías, desde su inicio hasta el informe de resultados y el mantenimiento de sus registros se definen en las siguientes actividades:

4. Actividades previas a la auditoría

I. Establecimiento de objetivos del programa de auditoría

El Jefe del Departamento de Idiomas y/o los coordinadores se aseguran que los objetivos del programa de auditoría se han establecido para dirigir la planificación y la realización de la auditoría y se asegura que el programa de auditoría se ha implementado eficazmente.

II. Establecimiento del programa de auditoría

La persona responsable de la gestión de la auditoría establece el alcance del programa de auditoría, identifica y evalúa los riesgos para el programa, establece las responsabilidades y los procedimientos para los programas de auditoría. Determina los recursos necesarios, asegurándose de la implementación del programa, incluyendo el establecimiento de objetivos, el alcance y los criterios de auditoría para las auditorías individuales. Determina también los métodos de auditoría, la selección del equipo auditor y la evaluación de los auditores. Se asegura que se mantienen los registros apropiados del programa de auditoría, dándole seguimiento y revisión al programa de auditorías proponiendo además mejoras al mismo. Finalmente informa al Jefe del Departamento de Idiomas y/o los coordinadores de los contenidos y mejoras del programa de auditoría.

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III. Implementación del programa de auditoría

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debe implementarlo y comunicarlo a las partes correspondientes informándolas periódicamente sobre el progreso del programa de auditoría; además de coordinar y programar las auditorías y otras actividades relativas al mismo programa. Proporciona los recursos necesarios para los equipos auditores, se asegura que las auditorías se realicen de acuerdo al programa de auditoría y dentro del periodo de tiempo acordado asegurándose que se registran las actividades de auditoría y los registros se gestionan y mantienen adecuadamente.

IV. Seguimiento del programa de auditoría

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría deberá seguir su implementación considerando la necesidad de evaluar la conformidad con los programas de auditoría, los calendarios y objetivos de la misma. Deberá también evaluar el desempeño de los miembros del equipo auditor considerando la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría; finalmente tendrá que evaluar la retroalimentación del Jefe del Departamento de Idiomas y/o los coordinadores, de los auditados, de los auditores y de otras partes interesadas con la finalidad de determinar la necesidad de modificar el programa de auditoría.

V. Revisión y mejora del programa de auditoría

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría

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