CANECAS SAMRT S.A.S MANUAL PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

CANECAS SAMRT S.A.S

MANUAL PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

MELISSA VALENCIA

ANA YULIETH LEON

FERNANDA PAMPLONA

ERICA MORALES

Junio 2020.

SENA

MEDELLIN

Gestión Documental

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN        4

OBJETIVOS GENERALES        5

OBJETIVOS ESPECIFICOS        6

1. ALCANCE        7

⮚        Impacto Económico        7

⮚        Impacto Ambiental        7

2. DEFINICIONES        8

3.NORMATIVIDAD        14

Constitución Política Colombiana, Art. 15; Art. 23.        14

Ley 594, Ley General de Archivos de 2000        16

Acuerdo 060 de 2001        34

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL        43

1. BENEFICIOS QUE OFRECE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL PARA LA UNIDAD DE CORRESPODENCIA DE LA EMPRESA.        43

1.2 QUÉ ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA        43

2. CARACTERÍSTICAS        44

3. PROCESO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS        44

3.1 ACTIVIDADES A REALIZAR EN LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS        45

3.2 RECURSOS A UTILIZAR EN LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ……………………………………………………………………………………………46

4. ACTIVIDADES A REALIZAR EN LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS        46

5. PROCESO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS        47

5.1 ACTIVIDADES A REALIZAR EN LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS.        47

5.1.1 CONTROLES EN LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS        48

5.1.2 RECURSOS A UTILIZAR EN LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:        49

5.1.3 ACTIVIDADES A REALIZAR EN LA DITRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS        49

5.1.4 CONTROLES EN LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS        49

5.1.5 RECURSOS A UTILIZAR EN LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS        50

6. PROCESO TRÁMITE DE DOCUMENTOS        50

7. PROCESO CONSULTA DE DOCUMENTOS        50

CONCLUSIONES        52

BIBLIOGRAFÍA        53

INTRODUCCIÓN

Es importante llevar un control de archivo y organización de documentos dentro de la entidad, tanto los enviados como los recibidos que son producidos en distintas áreas de la empresa; es por ello que se ha realizado el presente manual para la unidad de correspondencia de la empresa CANECAS SMART S.A.S; lo cual se está elaborando dentro de la competencia organizar la documentación, con el propósito de conocer los procesos de gestión documental dentro de la misma.

De esta manera lograremos que con la tecnología y los nuevos avances se lleve a cabo una estrategia para mostrar mejores resultados y conocimientos óptimos para la elaboración de estos; lo cual se implementarán todos los análisis pertinentes para que se pueda tener éxito en el mercado al cual pretende dirigirse.  

OBJETIVOS GENERALES

Crear la empresa de canecas inteligentes con separación automática a través de un scanner, que ayude a la correcta identificación de los residuos en un 30 %; clasificando materiales orgánicos e inorgánicos para el 2023.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Incrementar el número de clientes naturales y empresas cualificados un 10% durante los primeros meses del año 2020 y así generar más ingresos.

Ventas digitales:

Aumentar la actividad de publicaciones en Instagram y Facebook, para conseguir un 5000% de seguidores (de 100 a 5000) durante los 12 meses contados desde enero de 2020; con el objetivo de aumentar nuestra reputación online y tener una comunidad de consumidores nacional e internacional.

Conseguir empleador y abrir nuevas sucursales:

Contratar cinco asesores comerciales más para aumentar nuestros clientes a nivel nacional e internacional, generando mayores ingresos a partir de los primeros meses del año 2020.

1. ALCANCE

• Impacto Económico

1. A partir de materia prima reciclada como papel, vidrio o cartón, se pueden elaborar muchos productos y la comercialización de éstos puede dar pie a un aporte económico a la sociedad; con la generación de empleos y nuevas microempresas.
2. Cuando los residuos reciclables no están correctamente separados, es necesario recurrir a mano de obra para realizar este trabajo manualmente. Canecas Smart, les ahorra a las entidades la contratación de terceros para dicha actividad.
3. Las organizaciones pueden obtener unos ingresos extra vendiendo material para reciclar. Esto, por sí solo, ya es una ventaja a tener en cuenta, pero además se le suma el hecho de que la preocupación por el medio ambiente es algo que se valora muy positivamente y esto puede traducirse en una mejoría económica debido a la buena imagen que da antes los clientes una empresa con conciencia ambiental. 

• Impacto Ambiental

1. Contribuimos con el medio ambiente creando conciencia ambiental para que las personas separen adecuadamente los residuos orgánicos y reciclables.
2. Al estar los residuos correctamente separados, se procede a su adecuado manejo según el tipo de residuo que sea. (vidrio, cartón, plástico)

1. A pesar de ser en escala local, es decir nivel de ciudad o país según la cobertura que logremos, es un gran aporte a nivel global, porque en cuestión de rescate de medio ambiente cualquier grano de arena cuenta.

1. DEFINICIONES

• Acción de cumplimiento: Toda persona puede acudir ante la autoridad judicial y hacer efectivo el cumplimiento de la ley.  Su objetivo, es asegurar que las leyes si se cumplan.
• Acción popular: Protege los derechos e intereses de las personas como medio ambiente, derecho de los consumidores y usuarios.
• Acción de grupo: Acción indemnizatoria, encaminada a reparar los daños causados a diferentes personas solo la pueden interponer los afectados.
• Acuerdo 060 de 2001: El cual establece unas pautas para la administración de las comunicaciones y entidades públicas y las privadas que cumplen como entidades públicas.
• Archivo: Es un almacenamiento de documentos que facilita la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico, su finalidad es garantizar la protección de la información y así poder tener un acceso.
• Archivos históricos: Es aquel que se transfiere de un archivo central a un archivo de conservación permanente
• Archivo público: Es un conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Archivo privado de interés público: Es aquel que por su valor para la historia, la          investigación, la ciencia o la cultura, es de interés público y como tal declarado por el legislador
• Carta: Es una comunicación escrita que se hace de manera personal, indicando así quien lo envía y quien lo recibe y desplazándose por las redes postales.
• Cecograma: Son impresiones que utilizan signos en tinta el cual se utiliza para personas invidentes o con discapacidad visual; estos pueden ser: libros, revistas y un papel destinado para el uso de personas que no están en condiciones de ver.
• Clasificación: Se encarga de darle un orden específico a los archivos para tener un mejor control sobre ellos y así conservar la información que tiene cada documento.
• ¿Cuál es el objetivo del Acuerdo 060?
• Su objetivo es la documentación; el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y privadas
• Comunicaciones oficiales: Son las producidas en función de la empresa por funcionarios públicos.
• Conservación documental: Las entidades son encargadas de velar que la documentación se mantenga en perfecto estado, y también mantener la información segura en soporte digitales, disco duro, USB, entre otras.  
• Correspondencia: Son comunicaciones privadas de la empresa, que vienen a nombre de alguien o a nombre de una entidad.
• Cronológico: Consiste en colocar los documentos detrás del otro, de acuerdo con fecha, que ha sido tramitada.  
• Distribución documental: La distribución documental es garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, también se debe contar con un control y verificación de recepción y cuando se va enviar dicho documento.
• Derecho de petición: Todo ciudadano puede hacer solicitudes respetuosas; para conocer asuntos de su interés a las autoridades públicas o privadas.
• Documento original: Es un documento auténtico y perfecto que contiene todas las correspondientes marcas de validación.
• Encomienda: Consiste en clasificar, transportar y entregar objetos o mercancías no urgentes en el territorio nacional e internacional con o sin costo.
• Envíos de correspondencias: Es un servicio de postal en el cual se recibe, se clasifica, se transporta y se entrega dichos elementos.
• Envíos prioritarios de correo: Son los envíos más importantes que llegan de manera rápida y sin seguimiento.
• Envíos no prioritarios de correo: Son los envíos que tiene un largo plazo de distribución, sin guía y sin seguimiento.
• Firmas responsables: Todas las entidades deben tener un funcionario autorizado para firmar documentos con destino interno y externo.
• Giros nacionales: Es un servicio mediante el cual se establecen pagos hacia otras personas; a través de una postal en territorio nacional y su envío puede ser de manera física o vía electrónica.
• Giros internacionales: Es un servicio mediante el cual se envía dinero a otras personas que se encuentran fuera del país y su envío puede ser de forma física o vía electrónica.
• Imagen corporativa: Las entidades elaboran cartas con sus respectivo logo de identificación, y en el pie de página se coloca la información de la empresa, dirección, teléfono, página web y correo electrónico corporativo.
• Impresos: Es toda clase de impresión de papel estos son: catálogos, revistas, folletos, entre otros.
• Ley 594 de 2000: Esta ley regula las prácticas de archivo público, privado para facilitar la adecuada gestión documental y garantizar la transparencia
• Los caracteres externos del documento: Son aquellos documentos que, por su estructura, color, tamaño, grosor y señas particulares. a simple vista podemos tener una idea de que puede tratar.
• Los caracteres internos del documento: Comprender lo que se está leyendo en el documento, teniendo claridad sobre el tema y poder explicarlo a la perfección.
• Masificar: Se refiere a un grupo grande, o algo masivo.
• Objetos postales: Son las cartas, telegramas, periódicos, envíos publicitarios, extractos de cuentas entre otros.
• Objetos postales masivos: Es la cantidad de objetos que se entregan a una postal, para que sea distribuido a los destinatarios.
• Onomástico: Se utiliza especialmente los nombres propios, para ordenarlos dándoles un orden alfabético según las necesidades.
• Pequeño paquete: Son elementos pequeños que pueden ser transportados por un concesionario de correo como: los cecogramas, los Saca M y los telegramas.
• Qué es unidad de correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llega a la empresa a título personal.
• Radicado: Es un número consecutivo.
• Radicación: Es un documento en el cual se debe dejar constancia de la fecha, hora y firma de recibido, sin tachado ni enmendaduras.
• Saca M: Comprende publicaciones periódicas, diarios y documentos impresos, enviado a la dirección del destinatario y con el mismo destino.
• Servicio de correo: Es una prestación de servicios por un operador o concesionario de postales.
• Servicio de correo telegráfico: Presta el servicio de telegrama y a su vez entrega de manera física la misión al destinatario.
• Servicio postal de pago: Son servicios de pago prestados mediante el equipamiento postal.
• Servicio postal universal: Son servicios de correos que el estado garantiza a las personas a través de un operador o concesionario para que estos servicios de postales se puedan prestar de forma continua y a un precio fácil de pagar.
• Servicio de mensajería expresa:

• Es un servicio postal urgente de recepción, distribución, transporte y entrega de dichos elementos. Este servicio de mensajería debe contar con ciertas características que son:
• Todo servicio de mensajería debe llevar un registro de identificación individual.
• Se debe almacenar la dirección del cliente.
• Se debe enviar una copia de recibo adherido al envío.
• El tiempo de entrega debe ser rápida.
• Se debe llevar una fecha, hora de entrega e identificación de la persona quien recibe el servicio.
• Se hace un seguimiento del servicio desde el envío hasta la entrega.

• Sistema nacional de archivo: Es un conjunto de instituciones archivísticas que buscan mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del país.
• Sistemas de ordenación: Son documentos que se ordenan en diferentes archivos con una secuencia, los podemos clasificar de la siguiente manera
• Sistemas de ordenación numéricos: Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna N
• Sistemas de ordenación alfabéticos: Es cuando los documentos van de manera ordenada por las letras del alfabeto.
• Sistemas de ordenación mixtos: Es cuando se organizan los documentos de manera alfabética o numérico y se combinan entre sí.
• Sistemas de ordenación mixtos: Son diferentes tipos de documentos que se pueden organizar de manera alfabético o numérico
• Tipos de documentales personales: Son documentos que justifican la identidad de una persona, como el certificado de nacimiento, entre estos tenemos recibos de caja, servicios, impuestos, ya que estos documentos se acumulan y los podemos clasificar en diferentes archivos.
• Telegrama: Es una comunicación escrita y a su vez corta que sirve para ser entregada mediante un correo telegráfico.
• Toponímico: Se ordenan los documentos de manera alfabética por nombres y lugares.
• Trámite de documentos: Desde que se produce un documento hasta que se cumple su función administrativa.

3.NORMATIVIDAD

Ej. La presente guía se elabora basada en la normatividad colombiana, relacionada a continuación:

Constitución Política Colombiana, Art. 15; Art. 23.

Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. De los Derechos, las Garantías y los Deberes Artículos 11 -15  Artículo 16. Todas las personas tienen derecho al libre desarrollo de su personalidad sin más limitaciones que las que imponen los derechos de los demás y el orden jurídico. Artículo 17. Se prohíben la esclavitud, la servidumbre y la trata de seres humanos en todas sus formas. Artículo 18. Se garantiza la libertad de conciencia. Nadie será molestado por razón de sus convicciones o creencias ni compelido a revelarlas ni obligado a actuar contra su conciencia. Artículo 19. Se garantiza la libertad de cultos. Toda persona tiene derecho a profesar libremente su religión y a difundirla en forma individual o colectiva. Todas las confesiones religiosas e iglesias son igualmente libres ante la ley. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección. Artículo 22. La paz es un derecho y un deber de obligatorio cumplimiento. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

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