CASO ABASTECIMIENTOS

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE  INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

Instrucciones: Use lapicero azul o negro. Para su solución utilice una página por pregunta, en forma ordenada. Sea claro y ordenado en sus respuestas.

CASO ABASTECIMIENTOS

Se requiere desarrollar un sistema de información para automatizar los procesos de la Unidad de Abastecimiento (UA) de la UNMSM. La UA se dedica a la gestión de los recursos (materiales o productos) requeridos por las dependencias de la Universidad. Los procesos a automatizar son: Proceso de solicitud de productos y el proceso de compras de materiales. Actualmente, son completamente manuales y se usan documentos en papel, tales como la Orden de Compra (documento que contiene la lista de productos a adquirir al proveedor), el PECOSA (Pedido de Comprobante de Salida), y el KARDEX (o libro de almacén, es un registro de las entradas y salidas del almacén).

Proceso de Realizar Compras

Si la UA no tiene los productos solicitados por las dependencias, se realiza el proceso de compras, que se inicia cuando el Jefe de la UA elabora y envía el requerimiento de compra a  diversos proveedores. Cada proveedor analiza el requerimiento de compra y envía una proforma (documento donde el proveedor envía su lista de productos con sus características y precios). El Jefe de la UA analiza las proformas, selecciona al proveedor, de acuerdo a las comodidades y conveniencia económica, y elabora la Orden de Compra. El Director Administrativo analiza la orden de compra para ver si se hace efecto, si procede, firma y entrega la orden de compra al Jefe de la UA, quien envía la Orden de Compra al proveedor seleccionado; si no procede, el Jefe de la UA vuelve a realizar el análisis, elegir otra proforma y volver a consultar al Director Administrativo o se cancela la Orden de Compra.

Recibida la Orden de Compra, el proveedor envía los productos a la UA. Los productos son recepcionados por el Jefe de la UA, éste los verifica. Si se encuentran los productos que se solicitan en la orden de compra, si son válidos y están en buen estado, entonces, los acepta y archiva la Orden de Compra. Si no son válidos, el Jefe de la UA registra el pedido pendiente para que el proveedor vuelva a mandar todos los  productos solicitados en la Orden de Compra.

Proceso de Solicitud de productos

En el proceso de solicitud de productos, las dependencias de la Universidad realizan sus pedidos, los cuales son atendidos por el personal de apoyo de la UA, verifican la existencia de los productos que se solicitan, si se encuentran en el almacén, el Director Administrativo analiza el pedido y verifica si hay la cantidad suficiente, si es así, elabora el PECOSA (documento que registra los productos salientes del almacén y su destino). El PECOSA es analizado por el Jefe de la UA; si es correcta, firma y guarda el PECOSA como pendiente, si no es correcto, el Jefe de la UA comunica la disconformidad del PECOSA.

Si el producto solicitado no se encuentra o no existe la cantidad suficiente,  el personal de apoyo de la UA registra el pedido pendiente, registra productos en requerimiento de compra para posteriormente hacer una Orden de Compra y comunica a la dependencia que el pedido se encuentra en proceso.

Cuando ya se tienen seleccionados los productos solicitados disponibles para enviar a la dependencia, el personal de apoyo de la UA obtiene el PECOSA y envía los  productos solicitados a la dependencia. Una vez que se encuentra en la dependencia, el encargado de recibir los productos, verifica si están todos los productos solicitados, si son válidos los acepta y firma el PECOSA, el personal de apoyo de la UA archiva el PECOSA. Si los productos no son válidos se comunica la disconformidad al personal de apoyo para que regrese con los productos solicitados por la dependencia.

...