CASO DE ESTUDIO: IMPLEMENTANDO SUBASTAS ELECTRONICAS EN LA MINERA CERRO DE PASCO

CASO DE ESTUDIO: IMPLEMENTANDO SUBASTAS ELECTRONICAS EN LA MINERA CERRO DE PASCO

Hitos importantes[pic 1]

Análisis de la problemática

• Actualmente en la empresa han encontrado una interesante oportunidad de ahorro por medio del uso de la subastas inversas electrónicas
• Tienen una expectativa de reducción de costos de 25% como resultado final del proyecto de subasta inversa
• Se necesitará un máximo de 2 semanas para instalar las plataformas de eProcurement con los proveedores y capacitar al personal. La prueba de la plataforma empleará uno o días adicionales.
• Los proveedores tomarán por lo menos 2 semanas para revisar los paquetes y preparar las subastas.
• Debido a que ésta era la primera subasta de CPSA en Perú, tienen que definir entre los diversos métodos para realizar una subasta inversa, y que las decisiones principales incluyan: Visibilidad, duración, políticas para ampliar la duración y precios fijados como meta.

Problema principal

• Preparar y definir los lineamientos generales a considerar para poder llevar a cabo la subasta inversa electrónica para poder lograr el objetivo de una reducción de costos de 25% (USD 503.922) como resultado final del proyecto:

• Capacitar a los proveedores y empleados sobre la plataforma tecnológica de eProcurement.
• Comunicar a los proveedores la documentación relevante sobre los detalles de los paquetes de subastas, como especificaciones de partes, requisitos de calidad y volúmenes.
• Visibilidad, lo que los oferentes verían durante la subasta
• Duración de la subasta.
• Políticas para ampliar la duración, siempre y cuando todavía hubiera compradores de algunas subastas al final del tiempo designado
• Precios fijados como meta, para proporcionar un estándar de comparación

Problemas Secundarios

• Los costos generados por cambio de proveedor pueden ser mayores que los ahorros de precios obtenidos en la subasta.
• Imposibilidad de desarrollar relaciones a largo plazo con un sistema de subastas inversas debido a la ruptura de relaciones actuales con proveedores estratégicos que vienen trabajando con la empresa CPSA.

Alternativas de solución

• Definir los criterios más relevantes al momento de adjudicar un paquete, estableciendo un precio meta para lograr una reducción de costos del 25%.
• Poder ampliarse el tiempo de la subasta en caso no se halla alcanzado el precio mínimo.
• Identificar a los principals proveedores a capacitar sobre la plataforma, documentación, detalles de los paquetes, etc. Ya su participación presenta una mayor importancia debido a los volúmenes de compra que tienen.

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Preguntas propuestas

• ¿Se debería conceder el paquete al oferente con el precio más bajo si los ahorros en precio son inferiores a los costos del cambio?

• Existe la posibilidad que el ahorro en precio en algunos paquetes sea menor a los costo de cambio, pero hay que tener en cuenta que el objetivo del proyecto es lograr una reducción de los costos en el resultado final (Resultado neto de todos los paquetes)
• Para poder minimizar el riesgo se utilizar parámetros de ahorro mínimo como criterio base para la adjudicación de los paquetes.

• ¿Hasta qué punto debe CPSA considerar las relaciones de suministro a largo plazo al tomar decisiones finales de abastecimiento a partir de las subastas inversas?

• El uso de las subastas inversas no son herramientas adecuadas para buscar mantener relaciones a largo plazo con los proveedores, ya que dependiendo de los resultado de cada subasta el proveedor favorecido con la adjudicación puede variar constantemente.
• Pero nos puede ayudar a identificar los proveedores que estén muy interesados en trabajar con la empresa y que cuenten con precios mas bajos dentro de la cartera de proveedores.

Conclusión

• Pueden haber categorías que  generen un mayor ahorro y otras pueden presentar ahorros negativos, sin embargo lo que se busca el tener un ahorro positivo al final de la operación.
• El proceso de subasta inversa puede dar una importante oportunidad de ahorro para la empresa, pero se debe tener cuidado con los parámetros que regirán el proceso.
• Si bien las subastas nos ayudan a buscar precios mas bajos, no es una opción viable a largo plaza, ya que no ayuda a formar buenas relaciones con los proveedores.
• En caso se desee ampliar el uso de las subastas inversas a mas productos o categorías de la empresa, se debe realizar un buen la viabilidad ya que no necesariamente funcione de igual manera para todos.

Recomendaciones

• Es necesario empezar realizando las subastas con algunos productos de menor impacto dentro del total de la compras para poder evaluar posibles inconvenientes o problemas que se puedan presentar (Para el caso están usando el 0,4% de las compras)
• Hay que realizar capacitaciones a los proveedor para reducir el riesgo de no querer participar en el proceso de subasta debido a la resistencia al cambio que puedan tener por ser un proceso nuevo para algunos proveedores.
• Definir bien los parámetros de ahorros mínimos por categorías ya que existe un riesgo de alianza por parte de los proveedores para que puedan brindar un precio minino ofertado y no se logre encontrar el costo esperado.

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