CASO PROBLEMA UN ANALISTA EN APUROS

CASO PROBLEMA: UN ANALISTA EN APUROS

Antonio Jose Acosta Olascuaga.

Noviembre 2020.

Universidad del Atlántico.

Administración de Empresas.

Organización y Métodos Grupo # 11

INFORME DEL CASO

1. ¿Qué está Pasando?: Después de recibir quejas continuas sobre interrupciones y demoras en el despacho de los asuntos de la empresa. El gerente decide solicitar la asistencia de la persona encarga de la organización y los métodos de trabajo de la empresa para solucionar esta falla.

1. ¿A quién?: A la empresa

1. ¿Debido a que?: Debido a que no existe un proceso de organización y métodos y cada área realiza su labor de la forma que considera correcta sin tomar en cuenta las demás áreas funcionales de la empresa y los clientes.

1. ¿Cuándo?: Cuando la empresa trata de cumplir con los despachos de los asuntos de la empresa se presentan interrupciones y demoras.

1. Hechos e inferencias o supuestos planteados por los personajes del caso:

Gerente: Idéntica que existe un problema con la organización y los métodos de la empresa y decide solicitar la asistencia del encargado de organización y métodos.

El gerente decide en reunión con los jefes de las unidades de la empresa que el encargado de organización y métodos queda a disposición de cada unos de ellos y que podrán contactarlo para que resuelva el menor tiempo posible cada una de sus necesidades.

El gerente de la empresa piensa que la aceptación del programa de organización y métodos que pretende mejor la efectividad de los procesos de la empresa depende de que el encargado se involucre con cada una de las unidades funcionales de la empresa y les haga entender la importancia de esta para que la empresa mejore.

El señor Pérez: Es una persona joven sin experiencia, pero con el conocimiento para asumir la labor de analizar y mejorar la organización y los métodos de la empresa. El señor Pérez piensa que el gerente no le dio la autoridad suficiente para introducir el programa de reorganización del trabajo y que le corresponde a el hacer aceptar y aplicar este programa. El señor Pérez noto que los jefes de las unidades funcionales de la empresa son reacios a modificar sus métodos de trabajo por mas que él les insistía y les mostraba los beneficios que traerían estos cambios. Por todo estos el señor Pérez llega a la conclusión que la única forma de implementar las modificaciones que el plantea es que el gerente le otorgue mayor autoridad para así obligar a los jefes de las unidades a implementar las modificaciones que el plantea ya que ellos no le quieren colaborar.

1. Características del problema de alta urgencia alta importancia, alta urgencia y baja importancia, alta importancia y baja urgencia, baja importancia y urgencia

1. Análisis del caso: En la empresa existe un problema de interrupciones y demoras en los tiempos de despacho de los asuntos de la empresa, el gerente contacta al especialista en organización y métodos de la empresa para que este le solucione estos problemas, pero esta persona tiene problemas para implementar los cambios necesario para solucionar el problema de tiempos de despacho de la empresa por qué piensa que no tiene la sufriente autoridad para introducir cambios en las áreas de la empresa y por que los jefes de esta área son reacios a implementarlos, por su parte el gerente piensa que el encargado de organización y métodos debe hacer que el programa de organización y métodos se implemente involucrándose activamente en los procesos de las areas donde pretende hacerlo y mostrando las bondades que estos cambios traerían para el mejoramiento de los tiempos de la empresa.

1. Alternativas de solución: Pienso que la única alternativa que tiene el señor Pérez encargado de organización y métodos es realizar una nueva reunión y pedirle al gerente que lance nuevamente el programa de organización y métodos comprometiendo a todos los miembros de la empresa en la importancia de colaborar para mejor además de involucrarse activamente con cada una de las áreas haciendo trabajo con cada una de ellas y no esperar a que las áreas sean quien lo llamen para solucionar una situación y de esta forma conseguir el objetivo de la empresa en términos de eficacia y eficiencia que les permitirá ser efectivos en el despacho de los asuntos de la empresa y terminar así con las continuas quejas.

1. Criterios de decisión: Políticas, estrategias, presupuestos, procedimientos, macroentorno, microentorno

1. Plan de acción:

• Obtener soporte y apoyo del gerente de la empresa.
• Elaborar un análisis diseño y rediseño de la estructura de la empresa que permita determinar como se asignan las funciones, como fluye la comunicación entre áreas y como es la coordinación el control de las tareas.
• Realizar un estudio de métodos y tiempos para todas las actividades administrativas.
• Distribución física de las oficinas que permita mejor la comunicación y la realización de las actividades.
• Normalizar y estandarizar el material de las oficinas con el fin de evitar duplicidad, reducir costos de mantenimiento, empleo y reposición de máquinas y equipos.
• Realizar un estudio de mecanización y automatización de actividades y registros administrativos que permita la normalizar y estandarizar los procesos de la empresa.
• Mediante un estudio establecer estándares de trabajo y mecanismos de control de desempeño.

PREGUNTAS DEL CASO

1. ¿Está usted de acuerdo con el análisis de la situación y con sus conclusiones?

Estoy parcialmente de acuerdo con el análisis de la situación que hace el gerente, pero pienso que se queda corto en la implementación de la solución ya que deja solo al encargado del proceso de organización y métodos sin soporte ni apoyo con lo cual este llega a la conclusión errada que es el único responsable de la implementación de las modificaciones que permitirán alcanzar la efectividad en los procesos de la empresa.

1. ¿Esta usted de acuerdo con la forma en que encargo el trabajo al señor Pérez?

No estoy de acuerdo ya que no quedo definida la forma en que las modificaciones serian implementadas y no se le brindo apoyo y soporte al señor Pérez en caso de necesitar ayuda.

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