CONSTRUCION

2.2.4.5. Conceptos Generales de Control de Costos de Construcción

De acuerdo con Martínez (2000), con la finalidad de que una empresa constructora pueda operar rentablemente en su área de negocios (construcción), maximizando su potencial de rendimiento financiero y, por ende, el de su valor de mercado, debe satisfacer dos condiciones fundamentales. Por un lado, sus precios deben ser lo suficientemente bajos para ser competitiva a la hora de participar en licitaciones, de forma que tenga posibilidades de hacerse acreedora al otorgamiento de contratos, pero también deben ser lo suficientemente altos para garantizar que se cubran todos los costos de construcción y que entonces se opere con un adecuado margen de beneficio. Por otro lado, la empresa debe controlar sus costos de manera de poder mantenerlos dentro de las previsiones de los presupuestos, así como poder detectar oportunamente cuando ocurran desviaciones de los planes y tomar acciones correctivas conducentes a minimizar tales desviaciones o bien, cuando éstas no puedan evitarse, poder modificar los planes originales y evaluar el Impacto de tales desviaciones al establecer un nuevo cuadro de previsiones a futuro.

La primera condición se satisface si la empresa conoce sus costos reales de operación y, en función de estos, se preparan los estimados de costos de las obras y los correspondientes presupuestos de construcción. Dichos estimados en la práctica no pueden predecirse y sólo podrán preverse en función de datos aportados por experiencias pasadas, es decir de la observación y control de los costos de construcción de obras ejecutadas anteriormente.

La segunda condición se satisface cuan o a empresa realiza sistemáticamente la observación y control de sus costos de construcción en las obras en ejecución, que luego servirán como base de referencia para la satisfacción de la primera condición, En definitiva, la empresa debe controlar sus costos de construcción de obras con la finalidad de poder operar eficientemente y así redundar en la rentabilidad de de las obras y de la misma empresa.

Una definición de control de costos dada por Mueller (1986), es la de "la habilidad de influenciar positivamente el resultado de los costos de un proyecto, modificando tendencias de desempeño negativas". Visto desde este enfoque, el control de costos tiene un objetivo limitado, ya que los procedimientos correspondientes están orientados a identificar desviaciones de los planes más que a sugerir posibles áreas para el ahorro de costos. Esta característica es un reflejo de lo avanzado de las etapas en las que el control de costos se hace importante en un proyecto de construcción: durante su ejecución.

De acuerdo a Hendrickson y Au (1989), el momento en el que se pueden obtener mayores ahorros es durante la planificación del proyecto, ya que "durante la fase de construcción los cambios tienden a retrasar y encarecer los proyectos, lo que da como resultado que el foco del control de costos esté en el cumplimiento de los planes originales, o bien en resaltar las desviaciones de los mismos, más que en la búsqueda de mejoras o ahorros significativos. Es justamente en la fase de planificación cuando se prepara el estimado de los costos de construcción y es entonces cuando se debe contar con el catálogo de cuentas que permita la clara inequívoca identificación necesaria posteriormente para el análisis de las variaciones en la fase de ejecución.

Pero el control de costos va más allá del simple monitoreo de la ejecución y, cuando sea posible, de ajustar de alguna manera las bases del desempeño logrado. Estas acciones son sólo una pequeña parte del control de costos. Uno de los principales aspectos es que la posibilidad de controlar los costos decrece a medida que el proyecto pasa de la fase de concepción a la de construcción: una vez que un proyecto comienza a ser construido, sólo quedan oportunidades negativas para el control de costos, esto es, escalaciones de costos resultantes de fallar en controlarlos. Quiere decir que el control de los costos de construcción debe comenzar tan pronto como se comienza la planificación de los proyectos, es decir desde que se realizan sus primeros estimados de costo.

En los proyectos licitados competitivamente, donde hay poca oportunidad para realizar trabajos de ingeniería de costos como herramienta primaria de control de costos, la función de estimación se transforma en la primera oportunidad para controlar los costos. Lo que se requiere es seguridad y validez de los estimados y un análisis completo, competitivo y comparativo de los precios de subcontratistas y suplidores, como prerrequisito para usar dichos precios en los estimados, los que deben organizarse con suficiente detalle, validez y precisión para minimizar los riesgos de control de costos involucrados.

El estimado de una oferta de construcción como herramienta de control ofrece oportunidades para controlar los costos, esenciales para el proceso de estimación. Lo que se requiere en la estimación de los costos es alguna estrategia inicial para el proyecto que identifique factores significativos relacionados con el lugar de la obra, la especialidad, la partida, la categoría y el tipo de insumos componentes relacionados con el costo del proyecto. Dicha estrategia debe vincular a los costos estimados con los costos reales de ejecución y se logra implementar con la definición del catálogo de cuentas que permita la identificación y clasificación de los costos que permitan cumplir adecuadamente la evaluación de los mismos.

Cuando el control de costos está asociado con un presupuesto establecido, el sistema de control tiene dos subsistemas. El primero tiene que ver con la determinación continúa y oportuna de si los costos de los conceptos físicos de ejecución (partidas del presupuesto) se encuentran por encima, por debajo o de acuerdo al presupuesto, cuáles son las tendencias y cuáles podrían ser las fuentes de cualesquiera dificultades.

El segundo subsistema abarca las acciones tomadas para reaccionar a situaciones desfavorables detectadas por el primero. En un proyecto típico, el primer subsistema es operado por controladores de proyecto que analizan los datos y reportan informes a la gerencia, mientras que la gerencia es la que toma las acciones requeridas para corregir los problemas. Este Trabajo se enfoca en el primer subsistema.

2.2.4.6. Elementos de los Costos de Construcción

Un sistema de control de costos de construcción debe enfocarse en todos los elementos de los costos. Para una empresa constructora los elementos de costo son:

• Costos de los materiales, que son función de las cantidades requeridas, de los precios correspondientes y de sus desperdicios.

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