Caso de eficiencia

1. ¿Qué tan eficiente considera usted que fue Rachel en su día?

Rachel a pesar de la gran cantidad de acontecimientos tanto positivos como negativos a lo largo de su día, considero que posee un grado de eficiencia aceptable con puntos a favor y puntos en contra con respecto a la gestión de su proyecto.

Ejemplos de esto son la reunión con Victoria para definir la asignación de personal compartido. A su vez este acto representa el compañerismo con su colega que a pesar de que tienen proyectos diferentes, se preocupa por ayudar a Victoria para llegar a balancear o regularizar ambos proyectos.  Posteriormente solicita una reunión inmediata con la gerente senior de comercialización, y le hace saber que existe cierta problemática con respecto a las promesas por parte de su departamento de ventas hacia el cliente y analiza las posibles repercusiones que dicho acto puede ocasionar a la empresa junto con su equipo de proyecto. Se entabla una comunicación inmediata y directa con su equipo de trabajo para resolver un problema, sin embargo su comunicación con los departamentos aparenta no ser muy constante como por ejemplo no estar enterada de los cambios propuesto por el representante de ventas.

Rachel posee buena relación con sus compañeros proyecto y empresa, sin embargo,  considero que debe de incentivar y motivar a su equipo especialmente a tomar decisiones. Rachel trata de encargarse ella personalmente de todos los departamentos del proyecto, cuando más bien debería de delegar responsabilidades y funciones a una persona en cada departamento. Además debe de mejorar su comunicación con cada departamento. Su falta de liderazgo se connota al aceptar impuntualidad de los miembros de su equipo a las reuniones.

Rachel además mal gasta minutos valiosos para la empresa en reuniones de poca importancia o en movilizarse a las oficinas de los miembros de su equipo, pudiendo contactar al personal de su proyecto vía telefónica o solicitando la presencia en su oficina para así no tener que desplazarse hacia a cada grupo de trabajo.  

Finalmente considero que Rachel no está haciendo uso de los procesos de planificación de estrategia, ya que no existe una adecuada asignación de los niveles de responsabilidad de los miembros de su equipo por lo que se da una falta de coordinación y un intento poco efectivo de obtener el soporte de otros. Además hay una falta en seguir un plan establecido ocupando tiempo valioso en labores no prioritarias como el envío exprés del equipo que no hacía falta en ese momento y un inadecuado manejo de las comunicaciones con las partes interesadas (cliente) y personal de la misma empresa.

2. ¿Qué le dice este caso acerca de qué es importante la planeación?

Un administrador de proyecto, además de desarrollar sus habilidades y conocimientos en la planificación y dirección de proyectos, tiene que tener la capacidad de asumir la posición de líder, tanto con los miembros de su equipo, como con las demás partes interesadas del proyecto para lograr los objetivos de forma exitosa. Es una persona que debe estar presente desde la planeación, organización, dirección,  monitoreo, control y cierre del proyecto.

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