Compras: Gestión de licitación pública

II Compras: Gestión de licitación pública

1. La Licitación o Contratación

Es un proceso administrativo en el cual una entidad de carácter público o privado selecciona a un proveedor ya sea una persona natural, jurídica o incluso un consorcio, para realizar la adquisición de suministros, contratación de servicios o la ejecución de una obra. Esta modalidad de compra surge para cubrir una necesidad dentro de una empresa y concluye con la otorgación de La Buena Pro, en donde se elige al proveedor que cumpla con las características y requisitos solicitados por la entidad licitante.

Los requisitos legales también denominados bases para participar en una licitación dependen de las leyes de cada país; sin embargo, es de carácter obligatorio garantizar la transparencia, legitimidad, legalidad e igualdad de condiciones durante el proceso de contratación.

En términos generales, encontramos dos tipos de licitaciones:

2.1.1 Licitación pública: Realizada por entidades del Estado, su inversión puede ser completa o mixta (capital privado). Los oferentes se presentan por invitación pública, se posee una competencia total, debido que todos los interesados pueden participar siempre y cuando cumplan con las bases.

2.1.2 Licitación pública: Realizada por entidades del Estado, su inversión puede ser completa o mixta (capital privado). Los oferentes se presentan por invitación pública, se posee una competencia total, debido que todos los interesados pueden participar siempre y cuando cumplan con las bases.

La licitación es uno de los pilares fundamentales dentro de la gestión de logística empresarial, además se encuentra fuertemente relacionado con otras actividades de esta como la cadena de suministros, siendo indispensable para realizar los demás procesos logísticos. Una gestión de compras correctamente organizada permite provisionar los suministros y servicios necesarios para nuestra empresa en las cantidades adecuadas, el momento indicado, de alta calidad y al mejor precio. Gracias a ello se consigue el flujo idóneo para el correcto funcionamiento de la entidad como José Fajardo (2019) señala:

Para lograr un desempeño eficiente además de la expansión comercial en el proceso de licitación es de suma importancia implementar políticas, estrategias y métodos que permitan desarrollar y concretar los objetivos propuestos de manera apropiada a las necesidades del mercado. (p.58)

2.2 Funcionarios y Órganos Encargados de la Licitación Pública

Encontramos a los involucrados que participan internamente en entidad en contrataciones públicas.

1. Titular de la entidad pública: El funcionario que ejerce la más alta autoridad ejecutiva, teniendo en cuenta las normas de organización interna de cada entidad, es quien autoriza las contrataciones, el máximo responsable de supervisar que estas se realicen de acuerdo con lo establecido en la ley y el reglamento.
2. Área usuaria: Se encarga de canalizar los requerimientos formulados por otras dependencias con la finalidad de participar en la planificación de las contrataciones, es la única responsable de formular el requerimiento donde establece las características y requisitos del proveedor a participar, una vez que ingresa el bien o servicio, se encarga de verificar que se cumpla con las características que se solicitó.
3. Comité de Selección: Está conformado por tres miembros y su designación está a cargo del Titular de la Entidad. Es el órgano colegial encargado de elaborar las bases administrativas y conducir el procedimiento de selección desde su inicio hasta su culminación a fin de elegir al proveedor con el cual la entidad va a suscribir un contrato.
4. Órgano Encargado de las Contrataciones: Realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una entidad. En conjunto con el área usuaria y el comité especial se encargarán de ejecutar una contratación eficiente dentro del marco normativo aplicable.

El mayor reto para cada órgano es desempeñarse eficientemente en cada aspecto del proceso de la licitación al unísono. Desarrollar mecanismos de gestión y monitoreo para alcanzar dicho objetivo es en su mayor parte responsabilidad del Titular de la Entidad al ser quien designa los miembros del comité de selección. Las capacitaciones y el estudio de mercado son aspectos importantes por tomar en consideración, José Fajardo (2019) postula:

Implementar un proceso minucioso que consiga establecer actividades a realizar, tiempos límite, designe responsabilidades y plantee estrategias para efectuar un procedimiento eficiente de licitación, se convertiría en un gran apoyo para elaborar propuestas viables y estructuradas correctamente, evitando inconvenientes durante la elaboración como los atrasos o acciones inconclusas. (p.68)

1. Las Etapas que Corresponden a la Licitación Pública y las Pymes

Se inicia con la convocatoria, toda entidad pública debe convocar el proceso de selección a través de una publicación en el SEACE (sistema electrónico de contrataciones del estado). Después de la convocatoria y hasta la etapa de presentación de ofertas se realiza el registro de participantes, contando la inscripción vigente en el registro nacional de proveedores. En este punto los proveedores pasar a llamarse participantes. En la formulación de consultas y observaciones, los participantes tienen la posibilidad de cuestionar cualquier aspecto de las bases del procedimiento de selección. En la absolución de consultas y observaciones, la entidad tiene la obligación de esclarecer las dudas de los proveedores, así como integrar las bases del procedimiento de selección que constituyen las reglas definitivas de este. Posteriormente surge la etapa de presentación de ofertas los proveedores presentan las características del bien, obra o servicio que se requiere, el presupuesto, la legislación aplicable, solvencia técnica etc. La evaluación de ofertas permite asignar los puntajes correspondientes a las propuestas presentadas por los postores cuando se hayan cumplido los factores de evaluación. En la calificación de ofertas se considera el cumplimiento de los requisitos de calificación en el aspecto legal, la experiencia o solvencia económica. Finalmente está la etapa del otorgamiento de la buena pro donde se determina quien es el proveedor ganador.

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