DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL INSTITUTO CARO Y CUERVO

DE AGO 2017 A JUL 2018

Tabla de contenido

1.        OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO        2

2.        ANTECEDENTES        3

3        EVALUACIÓN DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Y DISPOSICIÓN FINAL        6

4        EVALUACIÓN DE ASPECTOS DE GESTIÓN        21

1. OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO

El desarrollo del presente informe tiene como objetivo evidenciar el diagnóstico frente al estado general en que se encuentran los fondos documentales del Instituto Caro y Cuervo, buscando contribuir de forma directa a la organización, conservación, disposición final y mejoramiento de las condiciones en que se encuentra la documentación en la entidad, a partir del establecimiento de estrategias que guíen y orienten la Gestión Documental al interior de la misma.

En el fondo documental del Instituto Caro y Cuervo se debe establecer un plan de trabajo a desarrollar durante la vigencia 2017 en adelante. Para este propósito se efectuaron varias actividades por parte del grupo de trabajo de gestión documental, las cuales permitirán:

1. Describir el estado actual del Fondo Documental.

1. Detectar fallas y malas prácticas en materia de Gestión Documental.

1. Evidenciar los avances en materia de gestión documental.

1. Establecer un plan de acción que permita mejorar la gestión documental del ICC con los recursos que cuenta la Entidad actualmente y solicitar cotizaciones a empresas líderes del mercado que presten los servicios de gestión documental, con miras a proyectar y dedicar un presupuesto a la ejecución de dichas actividades en vigencias futuras.

El análisis de este diagnóstico contribuirá a la implementación de unas líneas de actuación para el desarrollo del plan de inversión de los próximos años que conllevan a: Actualización de procesos, actualización y/o desarrollo de instrumentos archivísticos, intervención de fondos documentales y la implementación de un sistema de gestión documental electrónico de Archivo (SGDEA) de acuerdo a las necesidades del Instituto y la Normatividad Vigente.

1. ANTECEDENTES

El Grupo de Gestión Documental está conformado de la siguiente manera:

Se evidencia que el Grupo de Gestión Documental requiere de al menos, dos cargos profesionales más puesto que las labores que se encuentran pendientes por desarrollar, requieren de labor intelectual, tales como los instrumentos archivísticos que se encuentran pendientes de actualizar y algunos otros que no se han elaborado.

A continuación, se detalla el estado de la documentación del Archivo Central Yerbabuena, con riesgo de pérdida total sin copia de seguridad.

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