El control Administrativo

3.6.2 Tipos de Control

Como se menciono anteriormente con nuestros compañeros del equipo anterior la importancia del control administrativo radica en el progreso y mejora de nuestra empresa o proyecto ya que sabemos que la palabra control se utiliza para referirse a una de las principales funciones administrativas, junto con la planificación, la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos.

Existen distintos tipos de control surgidas de las diferentes dinámicas y métodos que las empresas utilicen en especifico para lograr lo planeado, por lo tanto el método o tipo de control que sea idóneo para una empresa debe ser económico, flexible y preventivo, pero además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos organizacionales trazados.

Existen los siguientes tipos de control administrativo:

• Control Previo: Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los recursos (humanos, materiales y financieros) planificados. Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.

• Control a Corriente: Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal operario.

• Control Posterior: Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

3.6.3 Proceso de Control

Acerca de este punto podemos definirlo como un conjunto de 4 etapas de control administrativo dentro de una empresa las cuales son las siguientes y en este orden, debe de ser de interés tomar en cuenta que cada una de ellas es de gran importancia para que el proceso sea eficiente:

1. Determinar Estándares y Objetivos: En este primer paso se debe establecer el objetivo de la medición, determinando cuáles son los valores que se esperan obtener al realizar la evaluación del proceso. A partir de ellos se sabrá si el proceso ha resultado o no.

1. Realizar la Evaluación: tomando en cuenta los valores que se esperan, según lo establecido en los estándares, se realiza la evaluación del proceso o actividad a realizar y la que será observada y controlada.

1. Comparar los Valores: Una vez que se tiene la medición, es posible comparar los valores con los estándares o mediciones anteriores, para determinar si se está haciendo bien o no.

1. Retro Alimentación y Toma de Decisiones: Según el resultado al comparar los valores, se podrán hacer ajustes en los procesos. El objetivo es corregir las debilidades y asegurarse de mantener las fortalezas del control administrativo.

3.6.4 Técnicas de Control

Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos organizativos, como los humanos, físicos, financieros y también la organización en su conjunto, a la luz de las estrategias organizativas perseguidas.

A estas técnicas de control las podemos dividir en dos tipos: tradicionales y modernas.

Técnicas Tradicionales: Son técnicas que han sido utilizadas en el ámbito de la organización empresarial durante un largo período de tiempo y que todavía están en uso.

• Observación Personal: Esta es la técnica de control más tradicional. Permite a un gerente recopilar información de primera mano sobre el desempeño de los empleados.      También crea una presión psicológica sobre los empleados para que se desempeñen mejor y así consigan alcanzar bien sus objetivos, ya que son conscientes de que están siendo observados personalmente en su trabajo.

• Informes Estadísticos: Es el análisis general de informes y datos, que se utilizan en forma de promedios, porcentajes, indicadores, correlaciones, etc. en diferentes aspectos. Presentan información sobre el desempeño de la organización en las diversas áreas.     Este tipo de información es útil cuando se presenta en distintas formas, como cuadros, gráficos, tablas, etc. Permite a los gerentes leerlos más fácilmente y facilita las comparaciones de desempeño con los estándares establecidos y con el de períodos anteriores.

• Análisis de Punto de Equilibrio: Se utiliza para estudiar la relación entre costos, volumen y ganancias. Determina el marco general de ganancias y pérdidas probables para diferentes niveles de actividad al analizar la posición general. A través de este análisis, una empresa puede controlar su costo variable y también puede determinar el nivel de actividad en el que puede obtener su objetivo de ganancias.

Técnicas Modernas: Estas técnicas proporcionan una nueva forma de pensar y otorgan nuevas maneras de poder controlar los diversos aspectos de una organización.

• Retorno de Inversión: Proporciona los conceptos básicos para determinar si el capital invertido en el negocio se ha utilizado de manera efectiva o no para generar un rendimiento razonable. Actúa como un dispositivo de control eficaz para medir el desempeño general de una organización, o de sus departamentos o divisiones individuales.

• Análisis de Indicadores:

Es una técnica utilizada para analizar los estados financieros de una empresa comercial mediante el cálculo de diferentes indicadores.

Los indicadores más utilizados por las organizaciones se pueden clasificar en las siguientes categorías: Liquidez, solvencia, rentabilidad, rotación.

• Contabilidad de Responsabilidad:

Es un sistema de contabilidad en el que la participación general de las diferentes secciones, divisiones y departamentos de una organización se configura como “centros de responsabilidad”.

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