Elementos de Control (administrativo)

El control fundamenta su importancia en:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden generar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

 4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7 .Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tiene como fin:

Señalar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcan nuevamente.

En el control los sistemas de información comprenden todos los medios a través de los cuales el administrador se allega los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implementación de un sistema de información, ya que muchas veces el deseo de controlar puede generar papeleo excesivo, burocratización y obstaculizar la eficiencia.

Importancia

Control contable:

• Identifica las causas de lo que ocurre en las operaciones financieras, para que la dirección adopte decisiones mas acertadas para el futuro.
• Ayuda a detectar áreas de mejora.
• Evita malos manejos y desfalcos.

Reclutamiento y selección:

• Análisis de la efectividad en el procedimiento de selección.
• Eficiencia del personal.
• Índices de rotación.

Capacitación y desarrollo:

• Efectividad de programas de capacitación (docente/administrativo).

Evaluación del clima organizacional:

• Medir la moral y motivación del personal (encuestas de actitud y clima organizacional).

Servicios y prestaciones:

• Análisis de registros (puntualidad, prestaciones...).

Evaluación del desempeño:

• Se miden resultados ( productividad, ausentismo, informes de cumplimiento de objetivos...)
• Herramientas de auxilio para el directivo las cuales ayudan al proceso de control en todas las áreas de la institución educativa.

Las técnicas más importantes son:

Sistemas de información:

• Medios a través de los cuales el administrador educativo obtiene los datos e informes de todas las actividades de la organización.
• Áreas como: auditoría, presupuestos, formas, reportes e informes (de cada área/ estadísticas detalladas).

Consideraciones para elaborar un informe:

1. Unidad: Un solo tema, accesible y conciso.
2. Excepciones: Puntos fuertes y débiles.
3. Claridad y concisión
4. Gráficos: Material audiovisual (evita monotonía).
5. Estandarización: Revisiones y ajustes periódicos.
6. Frecuencia: Oportuna y periódica.
7. Evaluación: Información adecuada y oportuna.

Cualquier sistema de control y evaluación requiere:

• Que el personal comprenda y este de acuerdo con los indicadores.
• Los resultados finales de cada actividad establezcan en relación con los objetivos.
• Se evalúa la efectividad de los controles y se eliminan aquellos inservibles.
• Se mejoran, simplifican y perfeccionan continuamente mediante los resultados.

Tipos de Control

Técnicas de control

Concepto

Características

Oportunidad: El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito. Requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores.

Desviaciones: Las no conformidades en relación con los planes educativos deben detectarse a tiempo.

Costeabilidad: Un sistema de control debe justificar el costo que éste representa en tiempo y dinero.

CONTROL

Implantación de un sistema de control

Excepción: Sustentado en métodos probabilísticos y estadísticos, postula que el control debe aplicarse a las actividades excepcionales y representativas.

Función Controlada: Postula que el responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad que se controla.

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