IMPLEMENTACIÓN DE SIX SIGMA EN LA INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

IMPLEMENTACIÓN DE SIX SIGMA EN LA INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Y ACTOS DE REGISTRO ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO DE CASANARE

Nury Aleida González Peña

Resumen

Las cámaras de comercio que operan en Colombia son personas jurídicas de derecho privado que dentro del ejercicio de sus funciones cumplen con el mandato legal de administrar nueve registros públicos delegados: mercantil, entidades sin ánimo de lucro, entidades de economía solidaria, proponentes, registro nacional de turismo, operadores de libranza, sucursales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, vendedores de juegos de suerte y azar y veedurías. Dentro del marco de esas funciones, la Cámara de Comercio de Casanare debe propender por que los trámites supeditados a dichos registros efectuados por los usuarios cumplan con las solemnidades, requisitos y procedimientos de ley pertinentes para ser inscritos. Sin embargo, apuntarle a ejercer un control sobre las devoluciones de los trámites es un inmenso reto, toda vez que su filosofía estratégica no se limita al simple cumplimiento de sus funciones legales, sino a la completa satisfacción de sus empresarios y comerciantes y a la reducción sustancial del traumatismo tramitológico que debe cursar el usuario frente a una devolución. Por ello, la aplicación del Six Sigma dentro del proceso de inscripción de documentos permite evaluar y evidenciar las fallas en las inscripciones y proponer propuestas efectivas y eficientes de mejora. El objetivo global de este estudio es desarrollar una propuesta de mejoramiento y perfeccionamiento en el proceso de inscripción de actos y documentos que realizan los usuarios ante la Cámara de Comercio de Casanare teniendo de referencia los hallazgos arrojados por el Six Sigma. Por tal motivo, se ejecutan de manera integral las fases de definición, medición y análisis, se implementan la fase de mejora, y se proyecta la fase de control.

Palabras claves

Sig Sixma, Cámara de Comercio de Casanare, inscripción de documentos, devoluciones.

Abstract

The chambers of commerce that operate in Colombia are legal entities of private law that, within the exercise of their functions, comply with the legal mandate to administer nine delegated public registers: mercantile, non-profit entities, solidarity economy entities, proponents, national registry of tourism, franking operators, non-profit private entities of foreign law, vendors of games of chance and watchdog. Within the framework of these functions, the Chamber of Commerce of Casanare must ensure that the procedures subject to such records made by users comply with the solemnities, requirements and relevant procedures of law to be registered. However, aiming to exercise control over the returns of procedures is an immense challenge, since its strategic philosophy is not limited to the simple fulfillment of its legal functions, but to the complete satisfaction of its businessmen and merchants and to the substantial reduction of the tramitológico traumatism that must take the user in front of a return. Therefore, the application of Six Sigma in the process of document registration allows evaluating and evidencing the failures in the inscriptions and proposing effective and efficient proposals for improvement. The overall objective of this study is to develop a proposal for improvement and improvement in the process of registration of acts and documents made by users before the Casanare Chamber of Commerce, based on the findings of the Six Sigma. For this reason, the definition, measurement and analysis phases are executed in an integral manner, the improvement phase is implemented, and the control phase is projected.

Introducción

El proceso de inscripción de documentos es una de las funciones más esenciales que cumple la Cámara de Comercio de Casanare, pues es a través de este que se garantiza la actualización y veracidad de la hoja de vida comercial del tejido empresarial que abarca la entidad.

MARCO TEÓRICO:

Six Sigma es una filosofía de operatividad contemporánea, iniciada e implementada en la década de los 80 del siglo XX, que tiene como finalidad estructurar estrategias que impulsen el desarrollo de productos y servicios cada vez de formas más eficientes.

Se erige como un enfoque revolucionario de gestión que mide y mejora la calidad, ha llegado a ser un método de referencia para, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades de los usuarios, clientes y consumidores, y lograrlo con niveles próximos a la perfección. Dicho en palabras breves, es una metodología, basada en datos, para llevar la calidad hasta su máximo nivel de perfección, diferente de otros enfoques establecidos, toda vez que también corrige los problemas antes de que se presenten. Más específicamente se trata de un esfuerzo disciplinado para examinar los procesos repetitivos de las organizaciones.

Six Sigma relaciona en su nomenclatura la expresión griega vinculada con la estadística ‘sigma’ (σ o Σ) representando de esta manera la variabilidad o dispersión de un grupo de valores. La metodología de Six Sigma facilita la identificación de la capacidad de los procesos para simplificar los defectos por millón de los mismos. Literalmente cualquier organización puede beneficiarse del proceso Six Sigma. Se fundamenta en la metodología de mejora de procesos DMAIC, la cual se constituye con los procedimientos: Definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Dicho engranaje es apelativo a un proceso de ruta que se consolida en un formato estructurado y disciplinado, generando la promoción de de experiencias experimentales con la respectiva evaluación de sus consecuencias (McCarty, 2.004).^[1]

Six Sigma nació como un término acuñado por la compañía Motorola  por el ingeniero Bill Smith para denominar su iniciativa de reducción absoluta de defectos en los productos. Y renació con un potente impulso de General Electric aplicando la metodología operativa de Six Sigma en todas las fases de su organización, es decir, desde la fabricación, pasando por la distribución hasta la entrega final de su servicio o producto, mostrando resultados impresionantes.

Tanto así ha sido el enfoque revolucionario que ha establecido la filosofía operativa de Six Sigma, que se han desarrollado una innumerable cantidad de publicaciones científicas que buscan ampliar el horizonte experimental de la misma, yendo más allá de la mejora de los procesos operativos y siendo vinculada con otros instrumentos cuantitativos como la simulación (Ocampo y Pavón, 2.012)^[2] y el proceso analítico jerárquico dentro del paradigma de la decisión multieriterial (Chacón y García, 2.007)^[3].

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