La nueva Dirección de Administración y Finanzas

1.        PROPOSITO:

1.1        Se ha desarrollado el presente manual con la finalidad de estandarizar y sistematizar las actividades de control interno administrativo y operativo, al momento de asignar los fondos de caja chica, realizar un gasto de caja chica y solicitar el reembolso de la misma.

1.2        La normatividad contenida en el presente manual tiene como principal objetivo asegurar la adecuada optimización los recursos asignados a cada rubro de cada área, de tal forma que los recursos financieros de este rubro se asignen de una  forma eficiente y eficaz.

1.3         Erradicar de forma definitiva la disposición del dinero de las Ventas para gastos operativos, gastos de mantenimiento viáticos o cualquier otro tipo de gastos

2.        ALCANCE

1. El presente manual de políticas y procedimientos será aplicable a todos aquellos empleados que tengan asignados fondos de caja chica, realicen gastos de caja y soliciten rembolsos de la misma y es de observancia obligatoria sin excepción alguna.

3.        INFORMACION BASICA

Definiciones:

Gastos generales (operativos): son aquellas erogaciones que son indispensables para la operación de las tiendas, la producción de la fábrica y su adecuada administración.

GASTOS DE OPERACIÓN autorizados para ser desembolsados a través de caja chica, se consideran los siguientes:

Insumos menores de papelería

Pasaje

Basura

Agua Embotellada

Vigilancia

Adornos por temporada

Copias

Impresión de fotografía

Servicio de café-internet (solo en caso solicitud especifica)

Estafeta urgente (solo por emergencia y ocasional)

Botiquín

Camba ceo autorizado por tienda

Por ningún motivo se autoriza pagar por caja chica los siguientes gastos:

MensajerÍa

Artículos de Limpieza

Bolsa

Hojas Blancas

Viáticos

Los gastos por los que no nos dan comprobantes fiscales solamente podrán ser:

• PASAJES (ESPECIFICAR MOTIVO DEL VIAJE)
• VIGILANCIA (ESPECIFICAR LAS FECHAS QUE ABARCA)
• BASURA (ESPECIFICAR LAS FECHAS QUE ABARCA)

Gastos de Mantenimiento: Reparaciones menores y eventuales para las tiendas, tales como:

• cambios de focos
• sustitución de vidrios
• reparaciones menores de muebles
• No se permiten mantenimiento a ningún equipo de cómputo que no sea  programado por la dirección de sistemas.

GASTOS DE MANTENIMIENTO autorizados para ser desembolsados a través de caja chica

Plomería hasta un máximo de $1,000.00

Cortinas metálicas

Poda

Cerrajería (siempre y cuando sea por avería)

Instalación eléctrica

Pilas

Foto de siniestros o avería

Pipa de Agua (Previa autorización)

Servicio de Agua Municipal montos menores a $ 1,000.00

Por ningún motivo se autoriza pagar por caja chica los siguientes gastos:

Fumigación

Rollos Térmicos

Mantenimientos Mayores.

Anticipos a Proveedores de Mantenimiento.

Servicio de Agua Municipal montos mayores a $ 1,000.00

Autorizaciones: Todos los comprobantes deberán venir firmados y sellados al reverso por la gerente de la tienda.

Todos los gastos deben de contar con la autorización del Gerente de ventas y de la Contraloría de gastos.

Límites de autorización: No se cubrirán gastos o facturas superiores a $1,000 (mil pesos 00/100)

Todos los gastos deben de cumplir con los requisitos fiscales de los comprobantes: Ver Anexo 1 de esta política, excepto por los que no nos entregan comprobantes fiscales mencionados con anterioridad.

Formas de Pago:

Todos los rembolsos se realizan vía transferencia electrónica

1. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES

4.1.         POLITICAS GENERALES DE  CAJA CHICA DE TIENDAS

El Monto autorizado para cada Tienda que fue determinado por la dirección de la empresa con base en los consumos y gastos de periodos anteriores. El complemento de caja será depositado en la cuenta del gerente de Tienda.

GERENTE DE TIENDA

El Gerente de tienda deberá de tener registrada su firma en el catalogo de firmas y entregar la carta responsiva del fondo (Anexo 2)

Una vez que cuente con el saldo conciliado de caja chica podrá comenzar a disponer de la misma.

El Fondo será exclusivamente para gastos menores de operación y mantenimiento de la tienda.

Deberá de realizarse un vale de caja llenando todos los espacios: nombre, firma de quien solicita y firma de quien autorizo, así como el motivo en lo que recibe la factura que compruebe el gasto.

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