MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE RENDICIONES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RENDICIONES

Objetivo

Instaurar el correcto procedimiento para el uso, presentación y registro de fondos por rendir, con el fin de asegurar el control efectivo de estos y mejorar los procesos de rendición, revisión, aprobación y reembolso de los montos, contabilizando de mejor manera cada rendición.

Responsables

Colaboradores: Cada colaborador es responsable de cuidar la correcta administración de los fondos a rendir, así como de hacer cumplir este instructivo.

Departamento de Contabilidad: recepción, revisión de cuadratura y contabilización de fondos.

Departamento de Finanzas: gestionar el pago oportuno de los fondos solicitados al término de cada semana, así como también es responsable de modificar, rectificar, emitir, distribuir y controlar el presente instructivo tanto como las tareas asociadas.

Gerentes: Es responsabilidad de los gerentes de cada área hacer cumplir este instructivo, autorizar, revisar y rechazar gastos que no corresponden a la labor de nuestra empresa

Solicitud

En el Anexo 1 se encuentra el formulario Solicitud de fondos, el cual se debe completar y adjuntar mediante correo electrónico para la Solicitud de fondos, firmado por su jefatura directa. El detalle de la transferencia dirá Fondos por rendir AAAAAA (nombre de trabajador), y tendrá un plazo máximo de 30 días corridos para presentar la rendición de fondos.

En el caso que el empleado tenga un fondo por rendir vigente, no se entregará el nuevo hasta que aquel pendiente haya sido presentado, revisado y aprobado. Si el empleado necesita un fondo por rendir en moneda extranjera, este se solicitará en moneda local (CLP), utilizando el tipo de cambio oficial al día que se hace la solicitud.

Finanzas hará las transferencias los viernes como lo son los pagos semanales, exceptuando eventualidades con aprobación de gerencia general.

Los datos que debe contener la solicitud de fondos nuevos o excepcionales son:

• Detalle del gasto a realizar
• Monto solicitado
• Fecha de la actividad o ejecución del gasto
• Cuando debe disponer del monto
• Justificación de la solicitud
• Identificar al usuario del fondo y quien será responsable de la rendición
• Autorización de su gerencia respectiva

Rendición

El fondo por rendir se debe enviar mediante correo electrónico adjuntando el Excel (Anexo RENDICION MODELO AT-PAC DOKA) y el respaldo de los gastos en formato PDF, verificando que cada factura o boleta sea claramente legible. Los montos rendidos son exclusivos para costear actividades competentes a la labor de dicho colaborador con AT-PAC Doka (Reuniones, Viajes, estadía, etc) o solicitadas de manera específica (producto, servicio, etc), y no puede ser usado con otro fin.

Para rendir fondos es necesario completar el formulario de rendición adjunto como anexo 2 y detallado a continuación.

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Modo correcto de completar

Punto 1: Corresponde a los datos de la persona que rinde

• Nombre de la persona responsable de la rendición
• Fechas entre las que está rindiendo fondos
• Numero de rendición del colaborador
• Firma del colaborador
• Rut

Punto 2: Revisión y aprobación

• Firma de quien Aprueba, (Es válido copiar al gerente respectivo en el correo de envió de la rendición, con esto se asume aprobación por parte de su superior)
• Nombre del Gerente que aprueba
• Fecha de aprobación

Punto 3: Conceptos y detalle de gastos

• Como completar la planilla (RENDICION MODELO AT-PAC DOKA – GUÍA)

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Nota. “Es de suma importancia ingresar cada factura separando el IVA, propina o segundo impuesto aplicado, ya que de no estar informado se puede duplicar el pago de dicha factura con la recepción electrónica del documento tributario que se emite automáticamente a nuestro sistema”.

• Ítem más recurrentes a rendir

1. Transporte
2. Gastos vehiculares
3. Pago de cuentas por pagar
4. Gastos de oficina
5. Gastos de hotelería y comida
6. Gastos de bodega
7. Servicios profesionales
8. Otros gastos propios del negocio

Punto 4: Indica el resumen de rendición

• Sub Total de gastos ingresados
• Saldo Anterior, indicar si quedo con saldo a favor de rendición anterior.
• Fondo Entregado, en caso de tener asignación de fondos por rendir
• Total a Rendir
• Monto Total Rendido en el archivo
• Fondo a Rembolsar o devolver (diferencia entre el Monto Total Rendido y el Total a Rendir)

Respaldo

Los respaldos de cada rendición deben presentarse mediante PDF adjunto al correo de rendición que contenga los documentos que validen los gastos realizados, además del detalle de estos en Excel de rendiciones. Los respaldos deben venir en un formato legible. Fotos Borrosas, escaneos incompletos o gastos sin respaldos, darán pie a no realizar el reembolso.

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