MATERIAL ORGANIZACION DE OFICINA

ORGANIZACIÓN DE OFICINA

1. . DefiniciónLugar de la empresa o de la institución, donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración.De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institución sean mas efectivas. 
2.  Características• Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores. 
3. Oficinista• Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo. 
4. . Actividades del oficinista• Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes: 
5. . Actividades del oficinista• Tomar dictado y transcribirlos de • Archivo de documentos: se manera que pueda redactar cartas refiere a la aplicación de un bien organizadas, telegramas, sistema que permita organizar y memorándums e informes. guardar cartas, papeles• importantes, fichas, facturas, Manejo de correspondencia: consiste recibos, catálogos y otros en sellar, subrayar, anotar y clasificar registros comerciales. la correspondencia tanto la recibida como enviada.• • Registrar informaciones Redacción de correspondencia: se contables: estos registros se refiere a la escritura de cartas, u otros refiere a ordenes de compra y mensajes relacionados con las de venta, pedido de productos y actividades de la oficina. cotización, nominas, otros formularios. 
6. . La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal •La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades. • Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida. 
7. . Oficina virtual• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. 
8. 9. Elementos necesarios en una oficina• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad.• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.• Tener una máquina fax .• Un reproductor y quemador CD/DVD.• ¿ Que otros elementos existen? 
9. 10. Muebles de una oficina• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.• Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc. 
10. 11. Tipos de Mobiliario• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básicas.• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo. 
11. 12. Factores de ergonómicos de una oficina• Temperatura• Iluminación• Colores 
12. 13. Temperatura• El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicológico.• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El abuso de la calefacción o el aire acondicionado (menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a provocar el llamado “estrés térmico”. 
13. 14. Iluminación• Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminación más adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , así como aspectos psicológicos , estados de ánimo ,etc. 
14. 15. Colores• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes.• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y beige.• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario. 
15. 16. Distribución del espacio• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.• Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo. 
16. 17. Aseo, orden, ruido• Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles.• La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas.• Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.

1. 1. ¿QUE SON TÉCNICAS DE OFICINA?
2. 2. Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se consideran tres factores esenciales que son: • Equipo humano o personal de trabajo • Equipo material o elementos de trabajo • Equipo mecánico o elementos de oficina
3. 3. 1) Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la empresa. 2) Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas. 3) Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.
4. 4. EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el grupo de personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos, su voluntad de trabajo al servicio de la Empresa que lo ocupa para procurar el desarrollo normal de sus actividades y el progreso y prosperidad de la misma. Ocupaciones comunes: MECANOGRAFO: Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en toda Empresa, por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de personas en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de carácter Comercial o Privado. Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos como: • Rapidez en el manejo de la máquina • Dominio del Idioma • Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía, vocabulario. • Manejo de las diferentes máquinas de Oficina
5. 5. RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre éste y los funcionarios de la empresa. Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son: • Los Modales y la Cortesía • Dominio Oral y escrito del Idioma • Dominio de la Mecanografía • Discreción y Buen Criterio • Manejo en Computador o Central telefónica • Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses • Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia ) • Apropiada atención telefónica
6. 6. CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD Principales Condiciones: * Conocimientos técnicos de la Ciencia contable * Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia * Capacidad de control en las labores propias de su Cargo El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige: * Destreza en la Operación de Máquina de Oficina. * Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables. * Conocimientos de Contabilidad * Conocimientos de Matemática Financiera * Conocimientos en Técnicas de Oficina
7. 7. SECRETARIA O SECRETARIO La profesión de Secretaria(o) otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa. • BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción • INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc. • VALORES HUMANOS, Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas

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