Manual De Procedimientos

INDICE PÁGINA

1. Portada

2. Índice

3. Antecedentes

4. Autorización

5. Introducción

6. Organigrama General

7. Procedimientos:

• Departamento de Administración y Finanzas

• Departamento de compras

• Departamento de producción

• Departamento de Ventas

• Departamento de Recursos Humanos

• Departamento de Capacitación del personal

8. Glosario

9. Equipo de Trabajo

AUTORIZACION

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley orgánica de la Administración Pública del Estado de Jalisco, se expide el presente Manual de Procedimientos de la empresa El Molcajete S.A de C.V., el cual contiene información referente a su estructura orgánica, funcionamiento y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta y guía para la toma de decisiones

La actualización del presente manual, deriva del Oficio No. SA/SUBDAT/DDA/113/2010 de fecha 20 de noviembre del 2010, emitido por la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de Administración, para dar cumplimiento al artículo 23 de la Ley orgánica de la Administración Pública del Estado de Jalisco, para realizar la actualización de los manuales administrativos; y del Oficio SA-SECON/0932/2008 de fecha 30 de noviembre del 2010 emitido por la Secretaría de Administración y la Secretaría de la Contraloría.

La vigencia del presente manual será a partir del 1 de Enero del 2011 y deja sin efecto a los expedidos anteriormente.

INTRODUCCIÓN

En el presente documento se detalla de manera explícita, las funciones de cada uno de las áreas administrativas que integran a la empresa El Molcajete SA de CV, siendo su objetivo primordial el establecimiento de las actividades obligatorias del personal y de los titulares de su estructura organizacional autorizada.

Este manual tiene como propósito ser un instrumento de apoyo para el personal de la empresa y del público en general que desee conocer el funcionamiento del mismo, contiene información de los antecedentes, base legal, misión, visión, atribuciones, organigramas, funciones de los órganos administrativos y glosario de términos técnicos administrativos, de esta manera éstos apartados permiten facilitar su comprensión y análisis.

ORGANIGRAMA GENERAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Nombre del procedimiento: Supervisión, elaboración e interpretación de los Estados Financieros.

Propósito: Registrar las operaciones financieras del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, en forma ordenada y sistematizada para generar reportes confiables.

Alcance: Desde la aplicación contable de los gastos realizados, hasta la obtención de los Estados Financieros, para la toma de decisiones.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración y Finanzas.

Políticas:

• Toda información que se genere es propiedad del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas y por lo tanto del Gobierno del Estado; y deberá de utilizarse y manejarse con la confidencialidad requerida, no podrá extraerse documentación fuera de los ámbitos e instancias normativas establecidas.

Revisa oficios de ministración, oficios de autorización de los recursos presupuestales.

Revisa y aplica contablemente los documentos referentes a sueldos como son:

• Costos de nóminas.

• Cuota del IMSS.

• Actas de cheques cancelados.

• 2 % de impuesto sobre nómina.

• Recibos oficiales por reintegros.

Revisa y aplica contablemente el pago de publicaciones oficiales.

Supervisa la aplicación contable de pólizas de cheques.

Elabora e interpreta los Estados Financieros.

Elabora la Cuenta Pública Financiera.

Nombre del procedimiento: Elaboración de la Conciliación Bancaria.

Propósito: Verificar que los movimientos bancarios realizados por el Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, hayan sido aplicados de igual forma por la Institución Bancaria, y si existen diferencias realizar las aclaraciones respectivas.

Alcance: Desde el análisis del Estado de Cuenta emitido por el banco, impresión de libro de bancos del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, hasta el envío de la conciliación a la Secretaría de

Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración y Finanzas

Políticas:

• La elaboración de este documento inicia el mismo día hábil de la recepción de los estados de cuenta bancarios y deberá ser enviada a la Secretaria de Finanzas en los primeros tres días hábiles de cada mes.

Obtiene mensualmente el Estado de Cuenta de Cheques y Libros de Bancos del Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas, comparando el total de movimientos del mes del Libro de bancos de Tesorería contra los de la cuenta de bancos de Contabilidad, que debe de ser igual.

Existe alguna diferencia?

• Si: Verifica que la información se haya capturado correctamente.

• No: Determina el reporte final del mes.

Determina el total de retiros que aparecen en el estado de Cuenta, compara el libro de bancos, contra el estado de Cuenta para verificar que sean correctos los montos de los cheques cobrados y el total de cheques en circulación.

Detecta si existen diferencias de más o de menos en cheques pagados por el Banco.

Realiza la Conciliación tomando en cuenta los movimientos acumulados de meses anteriores y movimientos del mes.

Captura carátula y los anexos correspondientes.

Elabora oficio anexando la carátula y anexos debidamente

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