Manuales Administrativos (Investigación)

Instituto de Estudios Comerciales y Administrativos I.E.C.A.
6to Perito en Administración de Empresas
Administración
Catedrática Enma Gramajo[pic 1]

Manuales Administrativos
(Investigación)

Clave: 1
Lesly Zulema Acabal Riquirán
Guatemala 19 de enero de 2017

Índice

Introducción

El objetivo de esta investigación  es dar a conocer diferentes estrategias las cuales pueden de ser de gran ayuda en una organización, como lo son los Manuales, ya que se conocerá cuáles son las ventajas y desventajas de su utilización en la empresa. Para toda organización el uso frecuente de procedimiento es un problema constante ya que para la elaboración se tiene un estipulado, un proceso continuo el cual pocos conocen en la organización, por lo cual el beneficio del uso de un manual dentro de una organización, es que se establecerá de forma gradual en un documento una serie de pasos ya determinados donde expliquen detalladamente  cada actividad y sus respectivas instrucciones para el mejor desempeño de dicha actividad. En cualquier ámbito se da la necesidad de elaborar una base donde todos lo lleven a cabo, donde los gerentes pueda establecer dichas reglas y que toda la organización lo cumpla por tal, por lo cual se considera la preparación de un manual el cual permita dar a conocer o aclarar en si los objetivos, políticas a seguir, la estructura y funciones, técnicas para el desarrollo de las funciones de toda organización.

En esta ocasión se podrá estudiar los distintos tipos de manuales el cual será explicado de una forma breve, describiendo cada uno de ellos para su rápida comprensión, se analizaran las ventajas y desventajas que se logra obtener al elaborar un manual dentro de una organización, también las etapas que se deben seguir para su elaboración de una manera más precisa, siempre con información que se dé a entender conforme a su desarrollo.

¿Qué son los manuales?

Los manuales administrativos son conocidos como documentos de gran ayuda ya que cuentan con un guía dinámico, de gran facilidad lectora y cuenta con un manejo mucho más accesible el cual transmiten de una forma más completa, sencilla, ordenada y regula la información de cualquier organización. Allí podemos encontrar actividades que ya se encontraran estipuladas las cuales tienen el deber de ser realizadas por cada miembro de dicha organización. En ellas podemos encontrar normas fundamentadas y legales, reglamentarias y sobre todo administrativas que ya fueron establecidas con el transcurso del tiempo, además se obtiene la relación con las funciones como también con los procedimientos, todo esto depende de la forma en  que la empresa se esté posicionando y se encuentre organizada. Un manual administrativo cuenta con la capacidad de crear un guía practico que es utilizado en varias facetas como lo es ya conocido, como una herramienta de gran soporte para la organización y comunicación, se puede establecer información con mayor capacidad y ordenada, en donde se establecen objetivos, normas, políticas y procedimientos de cada organización, lo que hace que sea de mayor facilidad y utilidad para que dicha organización logre una eficiente administración.

Se puede llegar a considerar que los manuales son una fuente muy importante en la toma de decisiones de la administración, ya que cuenta con múltiples ventajas las cuales facilitan la acción humana.

¿Para qué sirven los Manuales?

Los manuales sirven para facilitar el aprendizaje ya que proporcionan la orientación sumamente precisa que requiere en ocasiones la acción humana en cada una de las unidades administrativas que tiene conformada dicha empresa, pero principalmente a niveles con un nivel operativo más básico o de ejecución, ya que es una fuente de información el cual nos trata de orientar y además de mejorar los esfuerzos de sus integrantes para que se logre la mayor adecuada realización de dichas actividades ya establecidas que se le han otorgado a cada miembro de la empresa. Para su elaboración siempre depende de cada información y como tanto la necesidad de cada organización, como determinación cual será de mayor utilidad se debe saber qué tipo de manual se debe contar, un manual bien estructurado logra abarcar cualquier área componente de la organización, su alcance el cual se va limitando por las exigencias de la administración. Se conocen como documentos muy dinámicos que están sujetos a revisiones periódicas, esto se da para mayor adaptación y sobre todo mayor ajuste a las necesidades cambiantes las cuales sufre toda empresa modernas las cuales deben acoplar a las necesidades de cada consumidor, no pueden ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de cada integrante de la organización, sino que debe tener la capacidad de crear nuevas ideas como soporte para mejora de dicha empresa.

¿Quiénes utilizan los Manuales?

Los manuales son una herramienta utilizada por cada colaborador el cual este en la necesidad de corregir y mejorar el funcionamiento de dicha organización y también precisar las funciones asignadas, en donde establece el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos, es de fácil acceso el uso de un manual para todo colaborador que necesita orientación en las funciones que sean designadas en la organización, ya sea el desarrollo del trabajo, mantenimiento de alguna máquina, comportamiento, comunicación en la organización, ya que contiene información sumamente detallada, el cual hace que el trabajo sea más eficaz y ordenado en la organización. Asegura y da más seguridad como facilidad al personal la información que sea necesaria para realizar dichas labores las cuales les han sido otorgadas y como beneficio lograr una mejor uniformidad en los procedimientos de cada área de trabajo y como tal un eficiente logro y calidad ya esperada en los servicios de dicha organización.

¿Quiénes son los encargados de realizar los manuales?

En cuanto a la elaboración o desarrollo de manuales no es precisamente alguien establecido en el organigrama de dicha empresa, en dichas ocasiones forman parte de áreas o departamentos de servicios administrativos o de comunicación de la organización. Es común que cada manual sea generado de acuerdo a cada departamento el cual sea de mayor ayuda, los cuales ellos tendrán la capacidad de conocer más a fondo cuales son los pro y los contras de sus colaboradores que estén laborando en dicho departamento. Por lo cual cada manual tiene su propio formato, diseño y estilo y tienden a tener un problema, lo que es contradecirse en su mismo manual, pero eso sucede cuando no se establece un punto para mejorar dicha organización, la cual se puede contrarrestar creando un departamento centralizado que se encargue únicamente de producirlo cada manual ya sea para cualquier departamento que sea necesario para su mayor funcionamiento. Por lo tanto cada manual conlleva a una revisión periódica como su actualización dependiendo a las necesidades de cada organización o ya sea de cada departamento.

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