Matriz EFI

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS[pic 1]

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       Semana 02 – Sesión Presencial

      Análisis de la

problemática empresarial

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Definición

Según Stephen P. Robbins una organización es “una unidad social coordinada conscientemente, compuesta por dos o más personas, que funcionan con una base de relativa continuidad para lograr una meta común o una serie de metas”.

Estas personas toman decisiones continuamente sobre diversos factores relacionados con la gestión interna de la organización. Algunos de estos factores son problemas, que Robbins los define como “una discrepancia entre algún estado actual y algún estado deseados, que requiere consideración sobre los cursos alternativos de acción”.

Los problemas organizacionales puede identificarse principalmente de dos formas: a) por intuición o percepción, y b) de manera racional y objetiva. Entre ambas, la que representa menor probabilidad de error es la segunda.

Luego, podríamos definir el análisis de la problemática empresarial como “la identificación racional y objetiva de aquellos factores internos que limitan el cumplimiento de los propósitos de la organización”.

En este contexto, la problemática empresarial debe reconocerse utilizando metodologías y herramientas de gestión que permitan una toma de decisiones eficaz y oportuna, como el Principio de Pareto, el diagrama causa – efecto y la Matriz de Evaluación de Factores externos.

Principio de Pareto

Vilfredo Federico Pareto (1848-1923) fue un sociólogo, economista y filósofo italiano.

Según se menciona en el libro “Principio de administración de Operaciones” de Jay Heizer y Barry Render, el principio de Pareto establece que hay “pocos artículos cruciales y muchos triviales”.

En dicho libro también se menciona que posteriormente Joseph M. Jurán sugirió que, en base al principio de Pareto, “el 80% de los problemas de una empresa son resultado de solo un 20% de las causas”.

 En esencia, el principio de Pareto es una metodología que permite priorizar lo relevante, cuya intervención va a generar alto impacto en una organización. Ciertamente esta priorización puede utilizarse para factores positivos como negativos.

Un factor elemental para utilizar el principio de Pareto es contar con datos confiables, obtenidos de registros tangibles dentro de la organización.

En el contexto del análisis de la problemática empresarial, el principio de Pareto es muy útil para priorizar problemas y también para priorizar las principales causas de problemas.

El principio de Pareto considera dos herramientas: a) la tabla de Pareto, y b) el diagrama de Pareto, los cuales entenderemos a través de los pasos para realizar el análisis de una problemática identificada utilizando el principio de Pareto:

1. Identificar la información y su fuente respectiva. La problemática identificada debe considerar una clasificación o tipificación, así como el conteo de los sucesos para cada una de ellas. Ello requiere haber reconocido la fuente de información. Por ejemplo, si queremos evaluar el incremento en los gastos de mantenimiento de una empresa de buses interprovinciales, es importante tener dichos gastos clasificados y los montos respectivos durante un año. Esa información la puede brindar el área de mantenimiento y/o el área de contabilidad.
2. Ordenar la información  de forma descendente. En el ejemplo anterior, deberemos ordenar los tipos de gastos en función del monto gastado en el año en evaluación.
3. Calcular el porcentaje y el porcentaje acumulado para cada elemento. Para ello sumamos primero el total gastado en el año. Luego calculamos el porcentaje para cada tipo de gasto, cuya sumatoria total debe ser 100% para validar que hemos realizado adecuadamente el cálculo. A continuación acumulamos todos los gastos sumando tipo por tipo.

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1. Validar si se pueden identificar el 20% de elemento que causan el 80% de los problemas. La proporción no debe ser exacta, pudiendo variar en +/- 5% o 10%. Ello dependerá de la cantidad de rubros utilizados.
2. Elaborar un gráfico de columnas considerando tanto el porcentaje de cada rubro como el porcentaje acumulado.
3. Convertir los datos relacionados como porcentaje acumulado en eje secundario y cambiar el tipo de gráfico a lineal.
4. Validar gráficamente la identificación de elementos cruciales y elementos triviales.

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Diagrama de causa - efecto

Kaoru Ishikawa (1915 - 1989), fue un químico industrial japonés, administrador de empresas y experto en el control de calidad, cuyo aporte fue la implementación de sistemas de calidad adecuados al valor de procesos empresariales.

Dentro de las herramientas que diseñó se encuentra el diagrama causa y efecto, o también conocido como el diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado.

Este diagrama es una representación gráfica permite analizar las causas de un problema (efecto) previamente identificado y desagregarlo en diversos elementos. Ello permitirá llegar a soluciones más concretas y específicas.

Usualmente el diagrama de causa – efecto clasifica las causas según las “4M”:

• Métodos o procesos: considera el o los procesos directamente relacionados con el problema evaluado.
• Materiales o suministros: incluye materias primas e insumos relacionados con los procesos y/o con el problema evaluado. Puede considerar también materiales indirectos.
• Mano de obra o personal: relacionado con las causas generadas a partir de los recursos humanos o aquellos factores que afectan su desempeño al momento de desarrollar los procesos.
• Maquinarias y equipos: están relacionados con la disponibilidad, estado y desempeño de la maquinaria, máquinas, equipo e inclusive infraestructura directamente relacionados con el problema.

Asimismo, también podrían considerarse las “5M”, que incluye causas relacionadas con la medición, o analizar al cliente como una causa. Ello dependerá del problema evaluado.

Este diagrama, adicional a su funcionalidad como herramienta gráfica y de comunicación, permite reconocer aquellos factores que requieren una intervención concreta – en el corto o largo plazo – para solucionar el problema analizado.

Los pasos para elaborar el diagrama de causa – efecto son:

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