Metodos Para Arcivar- Metodo Numerico

Método numérico simple

Definición:

La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expediente. Este número puede ser asignado por la secretaria o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura pedido, cotización, póliza, etcétera. Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes. El mismo consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.

Ventajas

Las ventajas de este sistema son:

 Es más sencillo encontrar las carpetas

 Los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas

 El archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

 La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia,

 Expansión limitada,

 Usos múltiples del tarjetero índice del sistema,

 Las referencias no recargan el archivo principal,

 Números que identifican a los corresponsales,

 Los patrones numéricos facilitan la identificación de datos,

 El uso de los números reduce el ancho del rotulo,

 Los números son identificados particular.

 Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico

Desventajas

 Como inconveniente destacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar que nos informe qué corresponde a cada número.

 No ofrece soluciones satisfactorias para las carpetas de Varios que agrupan una serie de corresponsales de escasa comunicación.

 Es muy difícil localizar un documento mal archivado.

 Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.

 Obliga a tener índices o fichas adicionales

 No permite intercalar nuevos documentos.

 No todos los documentos se adaptan a este método

 Es necesaria una guía de confección de localización.

 Necesita un índice.

 Posibilidades de intercambiar números.

 Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

Recomendaciones

Se recomienda seguir los siguientes pasos para guardar los documentos bajo la técnica del archivo numérico:

1) Inspeccionar los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado.

2) Leer cuidadosamente los documentos.

3) Determinar cómo se archivaran y, si es

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