NEGOCIACION DE LA OPERACIÓN LOGISTICA

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NEGOCIACION DE LA OPERACIÓN LOGISTICA

El  ejecutivo de  exportaciones se inicia con la negociación con el cliente, coordinando semanalmente con planta para verificar los stock del producto, realizando el seguimiento y coordinación de la documentación y la operación con la planta de empaque, operador logístico, la naviera, la agencia de Aduanas, almacenes entre otros, finalmente enviándole al cliente vía courier sus documentos de exportación para su desaduanaje y emitir  una nota de crédito o nota de debito según la liquidación final del cliente.

1. El Asistente de Exportaciones solicitará un mínimo de 03 cotizaciones para decidir con que operador logístico se trabajará la campaña, evaluará y negociará la tarifa económicamente atractiva para el bien de la empresa.

El costo de la operación logística deberá comprender básicamente lo siguiente:

• Flete Terrestre Callao-Ica-Callao y/o Callao- Arequipa- Callao.
• Gastos de embarque del terminal de almacenamiento al puerto del CLL.
• Comisión de la Agencia de Aduanas.
• Emisión del Bill of Lading^[1] (B/L - conocimiento de embarque).
• Certificado de Origen^[2].
• Envío de la documentación vía courier a destino final.
• Atención las 24 horas.
• Coordinación y seguimiento de cada operación.
• Regularización de duas.

1. Por otro lado en el caso de las cotizaciones de las Navieras, se deberá tratar de obtener lo siguiente en la negociación:

• Que se incluya dentro de la cotización del flete el transporte marítimo, el tiempo de tránsito entre el puerto de embarque y el puerto de destino, debido a que esto servirá ante un posible reclamo al seguro por demora en la llegada del contenedor al puerto de destino.
• Se evaluará y negociará el tiempo de sobrestadía en origen y días libres en destino
• Que otorguen (4) cuatro días libres de frío en el puerto de embarque y (3) tres días libres de frío en el puerto de destino. Considerando que algunas navieras otorgan sólo 2 días libres de frío en el puerto de destino, y otras no otorgan ningún día.
• Detallar tiempo de entrega de los contenedores en destino.
• Que la naviera entregue el genset o clip  sin costo alguno, en la medida de lo posible.

1. Una vez que se hayan recibido las cotizaciones, se hayan también evaluado y negociado, se presentan a la Gerencia de Comercialización y se dan a conocer los pros y contras de cada propuesta para que decida y autorice con cual empresa (navieras u operadores logísticos) se trabajará la operación logística de la campaña.

1. Todos los costos adicionales de la operación logística, cambio de documentación y otros serán asumidos por la empresa siempre y cuando se encuentren debidamente presupuestados por el proveedor u operador logístico y cuente con el visto bueno del Gerente de Comercialización de forma escrita.   En el caso que el Cliente pida los cambios los gastos incurridos serán asumidos por el Cliente.

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CONTROL DE CLIENTES

Luego de contar con la solicitud de confirmación de embarque se realiza el programa de embarque acorde al cronograma en coordinación con planta. Solicitando la reserva a la naviera y la carta de temperatura y confirmada  se envía la instrucción de embarque a la Naviera con copia  al personal de planta . Se envía la solicitud de inspección al senasa y se coordina con planta.

1. El Asistente de Exportaciones elaborará un expediente por cada cliente y le hará seguimiento en cada etapa de la cadena logística hasta la llegada a destino.

1. El expediente deberá contar con lo siguiente:

• El contrato original o contrato firmado enviado por correo electrónico o por fax por el cliente y firmado por su representante legal y la confirmación de la orden de compra de ser el caso.
• El reporte de control de calidad con las fotos de los embarques, fotos del racimo, fotos del pallet, y fotos de la caja en la balanza para ver el peso que deberán ser proporcionados por el jefe de planta o de control de calidad.

1. Por otro lado, el Contrato deberá contener los siguientes detalles:

• Las comisiones y otros gastos establecidos.
• Términos de Pago convenidos entre el Gerente y el cliente y/o de ser el caso instruidos por Gerencia.
• Se especificará el INCOTERM negociado, flete marítimo o aéreo.
• Duración del contrato, se especificará la fecha de inicio del contrato y la fecha final y el tiempo de duración del contrato.
• Características técnicas del producto.

1. Tipo de producto
2. Precio mínimo
3. Precio máximo
4. Calibres
5. Tallas
6. Color
7. Grado brix
8. Otros especificaciones técnicas

• Detalles de los materiales de embalaje que requiera el cliente:

1. Caja de embalaje
2. Bolsa camisa
3. Cartón corrugado
4. Bolsa de racimos
5. Papel Fruta
6. Stickers para cerrar bolsa contenedora.
7. Absord pad
8. Generador
9. Sticker de codificación

Indicando el precio por talla y calibre, datos del comprador, razón social, representante legal, dirección, correo electrónico, pagina web, teléfono, fax, persona de contacto, celular.

• Se especificará el país de destino y el puerto de arribo de la mercadería.
• Deberá indicar los datos del consignatario y del notificante.
• Deben indicar la dirección de envió  de documentos  de embarque para envió por curier
• Programa de abastecimiento por semana con precios.

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EXPORTACION DEL PRODUCTO

1. El Jefe de planta enviará la programación de la cantidad de fruta que será procesada en el packing, durante la campaña al Gerente de Comercialización.  El Jefe de Planta actualizará dicha información enviándola al Gerente comercial una semana antes de la semana de embarque.

1. El Gerente de Comercialización informará al Jefe de Planta y al Asistente de exportación a qué clientes se le despachará la fruta,  el cual realizará un cronograma de embarque que indicará el tipo de embalaje y  especificaciones técnicas, consignatario, cliente, destino, fecha de embarque, categoría, porcentajes de calibres.

1. El asistente de exportación deberá solicitar la reserva de espacios o contenedores a la naviera e informará al operador logístico.  La solicitud deberá detallar lo siguiente:

• Temperatura del producto
• Consignatario
• Puerto de Destino
• País de Destino
• Producto
• Eta Callao.

Además, deberá realizarse con una semana de anticipación como mínimo, con el fin de no perder los espacios en el vapor.

1. Posteriormente, el Asistente de exportación deberá solicitar a la naviera u operador logístico la confirmación de la reserva o booking.

1. Luego, el Asistente de Exportación deberá solicitar a la naviera la carta de temperatura.

1. Una vez recibida la carta de temperatura deberá contactarse con el Jefe de planta quien deberá determinar a qué grado de temperatura, humedad y ventilación deberá ir el contenedor, para que el Asistente de exportación pueda incorporar el dato en dicho documento, esto se deberá confirmar con la información de los embarques de las campañas pasadas.

1. Una vez recibido el booking y la carta de temperatura, el Asistente de exportación, procederá a enviar la instrucción de embarque a la naviera u operador logístico,  con copia al jefe de planta, la cual deberá comprender los siguientes datos.

• Datos del Exportador (Shipper): Razón Social, dirección, Ruc, persona de contacto, fax, teléfono, e-mail.
• Datos del Consignatario (Consignee): Razón Social, dirección, persona de contacto, fax, teléfono, e-mail.
• Datos del Notificantes (Notify Party): Razón Social, dirección, persona de contacto, fax, teléfono, e-mail.
• Datos de la Nave: Nombre, agencia naviera, puerto de embarque, puerto de destino, puerto de descarga, país de destino, eta, Nº de booking.
• Datos de la Agencia de Aduanas
• Información sobre la mercancía a exportar: Nombre comercial, características/marcas, forma de presentación del producto, cláusula de venta, lugar de producción, flete, número de cajas (valor aprox. en caso de no tener la cantidad exacta), clase de bultos, peso neto (valor aprox. en caso de no tener la cantidad exacta), partida arancelaria, número de contenedor.
• Especificar que la exportación se acoge al Drawback.
• Especificar las inspecciones y análisis requeridos: Fitosanitario, Certificado de calidad, Certificado de Origen.

1. El Asistente de exportación solicitará al Jefe de planta el día y la hora en que deberán llegar los contenedores al fundo en Ica, para posteriormente solicitarlo por escrito a la naviera u operador logístico de acuerdo a las especificaciones dadas por el Jefe de planta.

1. Posteriormente, el Asistente de exportación enviará al SENASA, la solicitud para la emisión del Certificado Fitosanitario como mínimo 24 horas de anticipación a la fecha de llenado del contenedor y deberá enviar una copia vía mail al jefe de planta.

Esta solicitud deberá indicar lo siguiente:

• Nombre y dirección del exportador
• Nombre y dirección del importador
• País de Destino
• País de Origen
• Uso del Producto
• Nº y descripción de bultos
• Marca Distintiva
• Punto de Salida
• Punto de Entrada
• Lugar de origen
• Medio de Transporte
• Fecha probable de embarque
• Fecha probable de desembarque
• Especie
• Variedad
• Nombre Botánico
• Peso
• Ubicación del envío
• Partida Arancelaria

1. Una vez concluido el llenado de contenedor, el Jefe de Producto Terminado deberá enviar vía mail al Asistente de exportación, una copia de la guía de remisión escaneada cuanto máximo terminen de cargar, la cual deberá detallar la siguiente información.

• Cantidad de cajas
• Variedad de uva
• Peso neto
• Número de contenedor
• Precinto de aduanas
• Precinto de SENASA

1. Una vez que el contenedor haya sido embarcado, el Asistente de exportación, deberá preparar y enviar al cliente los siguientes documentos de embarque, teniendo especial cuidado en aquellos embarques cuyo tiempo de travesía es más corto  para su instrucción de emisión de bl y entrega de documentos. Los documentos deberán ser enviados al cliente  en un plazo máximo de una semana  de haber zarpado la Mn:  

• B/L (Bill of Lading o Conocimiento de Embarque).-  Los datos llenados en la instrucción de embarque son los que naviera utilizará para preparar el borrador del B/L, el cual enviará tan pronto el contenedor haya sido embarcado.  Por lo tanto, se deberá revisar que todos los datos estén correctos y estos deberán ser los datos que envio el cliente y coincidir con los datos llenados en la guía de remisión, packing list, factura de exportación y el certificado fitosanitario antes de dar el visto bueno al B/L.

• Factura de Exportación.-  La SUNAT otorga un plazo de 15 días útiles después del zarpe de la nave para la regularización del embarque, pero se recomienda que la factura sea entregada al agente de aduana, operador logístico,  (dependiendo la compañía con que se trabaje) antes del tercer día útil de haberla emitido, con el fin de evitar cualquier retraso documentario de la DUA.

Sin la factura Comercial emitida no podremos solicitar el certificado de origen.

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