Negociacion y conflictos

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Taller III: Negociación y Conflictos.

Profesor: Enrique Gillmore

Alumno: Carlos Figueroa

12 de julio del 2017

Método Harvard

Contexto: Somos una imprenta, firmamos un contrato de construcción con la empresa San José por remodelación de una de nuestras sucursales por un monto bruto $156.809.869.

Las personas involucradas son:

• Gerente General
• Jefe de Adquisiciones
• Jefe de Finanzas
• Jefe de Contabilidad
• Representante de la Empresa Constructora San José

Protocolo: El jefe de adquisiciones es el encargado de hacer gestión entre la empresa y la constructora.

Por lo cual él era el encargado de hacer llegar las facturas al jefe de contabilidad para que estás sean ingresadas a la contabilidad y luego de esto sean pagadas en la fecha que corresponde.

Caos en la administración:

1. Durante el proceso 2/3 se extraviaron algunos documentos y la factura nunca apareció, el jefe de contabilidad pedía la factura para gestionar el pago con el departamento de finanzas e ingresarlo a la contabilidad.
2. El problema es que se acercaba la fecha de pago por lo que no querían arriesgarse a pagarla fuera de plazo ya que en el contrato se habían estipulado intereses y multas.
3. El pago 2/3 y 3/3 fue realizado y no informado al gerente de que faltaban los documentos, el los autorizo confiando en su equipo de trabajo.

El problema llega a gerencia:

• El gerente revisando sus estados financieros al final del mes se dio cuenta que tenía unos cargos en la cuenta por sumas altas y no le coincidían con su flujo de caja que llevaba, pidió explicaciones a finanzas por los pagos realizados y por no tener la información de comprobantes contables relacionados a facturas.
• Pidió las facturas a contabilidad ya que había gestionado un pago, pero sin nunca haber recibido una factura de la otra empresa, contabilidad se contactó con la empresa san José y estos le enviaron copias de las facturas. Las dos primeras estaban canceladas correctamente, pero la última había un exceso de pago.

El ambiente en el cual se encuentran:

• Desconfianza
• Fuga de dinero
• Ansiedad (genero roces dentro de la empresa entre los individuos)

Decisiones internas:

• Aplicación Método Harvard
• Inicio de investigación por CEO
• Seguimiento del caso con abogados
• Toma de acciones concretas contra los responsables
• Desvinculación
• Medidas internas preventivas

Decisiones externas:

• Aplicar todas nuestras herramientas de negociación con la contra parte.
• Ver sus intereses vs los nuestros.
• Estar preparados legalmente si la contra parte responde de una forma negativa.

Problema

Una empresa de imprenta desea ampliarse y para ello contratan a una empresa externa, la empresa San José la cual se encargará de la remodelación de una de nuestras sucursales por un monto bruto $156.809.869

En el proceso se extraviaron algunos documentos con los montos a pagar y la factura nunca apareció, el jefe de contabilidad pedía la factura para gestionar el pago con el departamento de finanzas e ingresarlo a la contabilidad, pero dichos papeles no son encontrados por lo cual no existe forma de poder realizar el pago por el trabajo realizado.

El mayor problema con lo ocurrido al extraviarse los documentos es que se acerca la fecha de pago y por ende no saben el monto por el cual deben cancelarle la deuda a la empresa constructora por la remodelación de la sucursal.

Los encargados de finanzas al no contar con los papeles con los montos reales realizan un pago a la empresa constructora para cancelar el dinero por el valor de la cuota (el monto que pagaron fue excesivamente alto a los montos cancelados anteriormente).

El gerente revisando sus estados financieros y al final del mes se dio cuenta que tenía unos cargos en la cuenta por sumas altas y no le coincidían con su flujo de caja que llevaba, pidió explicaciones a finanzas por los pagos realizados y por no tener la información de los comprobantes contables relacionados a las facturas anteriores.

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