ORGANIZACIÓN MATRICIAL

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Durante la década de los sesenta, se utilizó un arreglo organizacional poco común conocido como la organización matricial. En esencia, es un concepto de transición entre los enfoques clásicos y contemporáneos.

El origen de estas organizaciones matriciales, está ligado a las organizaciones de proyectos, las mismas que poseen un doble flujo de autoridad (vertical desde el punto de vista jerárquico y horizontal desde el punto de vista técnico o de proyecto), este tipo de estructura es conformado mediante la formación de equipos con integrantes de varias áreas de la organización para llevar a cabo un proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.

También se denomina matriz u organización en grid. La esencia de la matriz es combinar las dos formas de departamentalización (funcional con la departamentalización de producto/ proyecto) en la misma estructura organizacional. Se trata, por lo tanto, de una estructura mixta o mejor dicho, hibrida.

Y es por esto que esta forma de organización es un intento por maximizar las fortalezas y minimizar las debilidades de las organizaciones funcionales y por proyectos, donde las personas reportan a dos jefes o supervisores, y de esta mejorar sustancialmente el proceso de comunicaciones organizacionales.

La estructura organizacional matricial fue creada para suplir una necesidad del mundo real, de dirigir simultáneamente varios proyectos muy grandes y complejos, sin suficientes recursos para poder atenderlos individualmente mediante una organización por proyectos.

Un resultado de establecer una estructura matricial, es que aquellos individuos trabajando en un proyecto, frecuentemente tienen dos supervisores, reportando al líder del proyecto para su trabajo específico y al gerente funcional con quién tiene dependencia de tipo “económica” y de sentimiento de residencia. Esto promueve una situación de alta conflictividad entre las gerencias respectivas.

Para controlar el nivel de conflicto, los roles, responsabilidades, y las autoridades de todos deben estar claramente definidas y documentadas. Lamentablemente, éste raramente es el caso. La situación se complica adicionalmente cuando se manejan varios proyectos, pudiendo existir en oportunidades hasta cuatro o cinco personas a las que se debe reportar para diversas actividades. La mayoría de los teóricos organizacionales sienten que esta falta de clara demarcación de las líneas de responsabilidad y autoridad resulta en casos obvios de falta de efectividad gerencial.

Aunque esta forma de organización es compleja, las ventajas de la estructura matricial pueden ir mucho más allá que las de la organización pura por proyectos.

I.- ¿Qué es entonces una organización matricial?

Es una estructura organizacional que usa tanto gerentes funcionales como gerentes de proyecto para gerenciar a los mismos recursos, de forma que si existen N proyectos en curso en la organización, existen N gerentes de proyecto que coordinan N equipos compuestos por recursos provenientes de las áreas funcionales. El resto de los recursos permanece en su área funcional de la organización, bajo la coordinación del gerentefuncional.

Al armar un equipo de proyecto existe un proceso de negociación entre el gerente del proyecto y los gerentes funcionales para asignar los recursos al proyecto. Una vez que estos recursos fueron asignados al proyecto, generalmente reportan al gerente del proyecto durante el período del proyecto, y dejan de reportar a su gerente funcional.

El grado de independencia de los gerentes de proyecto con respecto a los gerentes funcionales determina si estamos hablando de una organización matricial fuerte o débil. Fuerte: si los gerentes de proyecto tiene libertad total de decisión con respecto al uso del tiempo de los recursos del proyecto. Débil: si los gerentes funcionales tienen más peso en ese tipo de decisiones.

II.- Características De Una Organización Matricial

• La principal característica para identificar una organización matricial es que algunos miembros de los equipos de proyecto reportan a dos jefes, uno que cuenta con autoridad funcional, y otro con autoridad lineal.

Las empresas adoptan formas matriciales cuando es crítico reaccionar rápido ante cambios del mercado: cuando es necesario armar inmediatamente equipos de proyecto con buen desempeño, que comiencen a producir entregables rápidamente.

• Este esquema matricial provee flexibilidad, pero a cambio de complejidad de gestión. “No hay almuerzo gratis”. Debe haber un sistema de evaluación y control doble (horizontal y vertical en la matriz) y debe existir en la organización una cultura matricial, en donde uno de los dos managers se retire de la escena cuando sea necesario. Sin la administración de los diferentes intereses y sin un equilibrio de poder, la organización matricial no funciona.

• La mayoría de las organizaciones matriciales asignan responsabilidades duales de mando a los departamentos funcionales (marketing, sistemas, producción, ventas, etc.), todo esto para poder controlar el desempeño de los procesos rutinarios del área, y a la vez para poder gestionar exitosamente los proyectos que van surgiendo.

• El personal tiene continuidad en su trabajo, debido a que va más allá de la duración de un proyecto determinado.

• Los recursos, tanto humanos como materiales, pueden traspasarse entre el proyecto y las unidades funcionales, o bien simplemente cambiarse de un proyecto a otro.

• Las personas pueden tener diversas obligaciones al mismo tiempo, con diferentes responsabilidades, en diferentes proyectos.

• Se hace gran énfasis en las relaciones informales.

III.- Tipos de Organización Matricial

Dentro de las organizaciones matriciales existen tres tipos a diferenciar:

• Organización Matricial Fuerte, donde el balance de poder reside en el gerente de proyectos.

• Organización Matricial Débil, donde el balance de poder reside en el gerente funcional.

• Organización Matricial Balanceada, donde el poder está equilibrado entre los gerentes funcionales y el gerente de proyectos.

Los términos “Fuerte” y “Débil” no deben ser interpretados con buenas o malas connotaciones. Más bien, ellos se refieren a la importancia relativa y al poder de la función integradora en la matriz. En esencia, la cuestión yace en el balance de poder entre los

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