Optimizacion

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.

2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo. (tecnologicp, 2007)

En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada. (tecnologicp, 2007)

En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. (tecnologicp, 2007)

5.4 SISTEMAS DE REGISTRO DE INVENTARIO

Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar información financiera para que los dueños, acreedores y administradores puedan examinar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de la empresa. Esta información se presenta al final de cada periodo contable en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos para generar la información contable deben tener por objetivo generarla de manera confiable y oportuna. Por lo cual las empresa comercializadoras tienen una partida que es relevante como ser los inventarios de mercancías, por lo cual se necesita contar con un sistema que permita registrar de forma adecuadlas transacciones efectuadas por un negocio relacionadas con los inventarios. Existen dos tipos de sistemas de inventarios para registrar las operaciones referentes a inventarios. (scribd, 2009)

Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Cardes, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. (gerencie, 2010)

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. (gerencie, 2010)

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. (gerencie, 2010)

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa. (gerencie, 2010)

Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps,Método Ueps, Método retail, etc.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios. (gerencie, 2010)

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo. (gerencie, 2010)

Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.

Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.

Clientes (1305) [Debito] 1.125.000

Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000

Ventas (4135) [Crédito] 1.000.000

IVA (2408) [Crédito] 160.000

Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.

Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.

Contabilización:

Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435) [Crédito] 800.000

2. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras del 3.5%.

Contabilización:

Inventarios (1435) [Debito] 500.000

IVA (2408) [Debito] 80.000

Retención en la fuente (236540) [Crédito] 17.500

Proveedores (2205) [Crédito] 562.500

Nota.

Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.

El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente. (gerencie, 2010)

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de los productos vendidos. (gerencie, 2010)

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. (gerencie, 2010)

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras,

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