PROCESO Y MANEJO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

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UNIDEP CANANEA

PROCESO Y MANEJO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN:

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

PROYECTO FINAL

COMERCIO INTERNACIONAL V

Cananea Sonora México                                    13 de Marzo del 2017

ÍNDICE

Introducción…………………………………………………………………………2

Contenido:

Organigrama del departamento de compras ……………………………………..........3

Funciones …………………………………………………………………………………3

Objetivos…………………….…………………………………………………………….4

Flujo del proceso de compras ………………………………………………………..5

Ejemplo de una orden de compra ……………………………………………………6

Ejemplo de licitación ……………………………………………………………………7

Logística…………………………………………………………………………………10

Planes estratégicos de compras …………………………………………………….14

Conclusión………………………………………………………………………....15

Bibliografía………………………………………………………………………….16

Introducción

La administración del departamento de compras hoy en día un factor prioritario dentro de las organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte el óptimo funcionamiento de la empresa adaptándose rápidamente a las condiciones inconstantes del medio que las rodea.

Es por esto que Aura Coffee S. A de C.V esta en busca de un mejoramiento de sus labores operativas y administrativas; desea aplicar control y un manejo adecuado de los procedimientos en el departamento de compras,  mejorando la compañía en; de esta manera los directivos de la empresa se muestran bastante interesados y apoyan este proyecto, viendo en esta una herramienta bastante importante para el futuro de esta organización.

Aura Coffee S.A. de C.V. es una empresa proyectada a crecer y capacitarse, estableciendo ajustes, determinando prioridades, optimizando los recursos, objetivos solo posibles mediante el desarrollo de alternativas organizacionales como la constitución de un manual de procesos, funciones con planes estratégicos de compras.

El objetivo de esta empresa es poder abastecer de productos a las cafeterías de toda la república e internacionalmente, brindándoles el mejor servicio y los mejores productos de calidad.

Para el progreso eficiente de este proyecto se necesita un buen trabajo en equipo de todo el personal que influya en el desarrollo de las actividades operativas de la comercializadora.

Complementando así el proceso de direccionamiento estratégico que venía adelantando la organización, con el fin de adaptarla a las nuevas necesidades logísticas, operativas, y administrativas en el marco de un nuevo modelo organizacional aplicado a la empresa.

El propósito que se quiere lograr es suplir las necesidades de la compañía; este instrumento permitirá al personal de la empresa tener un conocimiento claro y preciso de sus tareas, obligaciones y responsabilidades, permitiéndole así a los diferentes departamentos que constituyen la empresa que le den un  adecuado uso a los materiales, herramientas y equipos de trabajo.

Mantener la mejor relación con nuestro clientes internos y externos utilizando la ética y valores con profesionalismo para tener una buena influencia llegando a realizar muy buenas negociaciones con los proveedores que más nos convengan a la empresa para poder estarnos actualizando en productos y servicios innovadores, de calidad, con buen precio para el beneficio proyectado de la organización.

ORGANIGRAMA

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Funciones

1. Solicitar presupuestos a distintos distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos.

2. Tomar en cuenta los servicios, políticas de compras, seriedad, calidad y precio que los proveedores ofrecen, todo esto para tomar la decisión con quién se va hacer negocio

3. Coordinar con el Director General para buscar los mejores nichos del mercado.

4. Establecer políticas de compras

5. Manejar un control de la lista de proveedores, que establezca las normas de la empresa y la que ellos exigen.

6. Verificar que el empaque de los productos estén en buen estado, la fecha de caducidad, lote, peso y medidas, y volver a revisar en la bodega.

7. Cumplir condiciones acordadas por ambas partes.

8. Llevar el control de compras necesarias para la Contabilidad externa de la empresa conjunto la secretaria ejecutiva.

9. Debe encargarse de las relaciones públicas junto con el Gerente general para asegurarse de mantener buenas relaciones con los clientes interno y externos.

10. Guardar la información importe acerca de proveedores de la empresa.

Objetivos:

• Elaborar el plan de procesos y manejo para Aura Coffee Comercializadora S.A de C.V.

• Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compañía.

• Mantener lo necesario de suministros en los almacenes para ventas a los clientes.

• Encontrar fuentes de suministro y mantener buenas relaciones con las mismas.

• Asegurar el  desempeño del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de los materiales y calidad aceptable.

• Localizar nuevos materiales y productos a medidas que vayan requiriéndose.

• Introducir nuevos procedimientos, además de controles adecuados y para cumplir con las políticas del departamento de compras.

• Analizar los valores y de costos para poder decidir si debemos seguir con el proveedor  o hacernos de otro para reducir el costo de las compras.

• Tener empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al máximo su capacidad.

• Mantener el departamento, lo más económico posible sin dejar fuera la calidad.

• Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos productos que van saliendo al mercado como pueden afectar al buen funcionamiento de la compañía, lo mejor es tratar de hacer lo posible por conseguirlos para tenerlos en venta para los clientes.

FLUJO DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE MERCANCIAS Y SUMINISTROS

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ORDEN DE COMPRA[pic 7]

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LICITACIONES

Términos y Condiciones de Compra de Aura Coffee Comercializadora S.A. de C.V.

1. CONFORMIDAD.

Esta orden de compra es una oferta realizada por de Aura Coffee Comercializadora S.A. de C.V. en el frente de esta orden de compra, para la compra de productos (Variedad de tipos de café por mayoreo, tés variedad de sabores, equipos de cafetería etc. servicios de la empresa) especificados, de la parte a la que está dirigida la orden de compra El PROVEEDOR esté conforme a estos términos y condiciones y sujeto a estos (los “Términos”); junto con los términos y condiciones del frente de la orden de compra (Folio. 345). Esta Orden se considerará aceptada por el PROVEEDOR cuando el primero de los siguientes puntos ocurra: (a) El PROVEEDOR confeccione, firme o entregue al comprar cualquier carta, formulario u otro tipo de documento o instrumento que notifique la conformidad; (b) cualquier desempeño por parte del PROVEEDOR bajo la Orden; o (c) pasados diez (10) días del recibo de la Orden del PROVEEDOR sin notificación escrita Aura Coffee Comercializadora S.A. de que el PROVEEDOR no la acepta. Esta Orden, junto con otros documentos incorporados aquí como referencia, constituye el acuerdo único y completo de las partes con respecto a la Orden y sustituye todos los arreglos, acuerdos, negociaciones, representaciones y garantías, y comunicaciones anteriores o contemporáneos, tanto escritos como orales, con respecto al contenido de la Orden, a menos que se establezca un contrato escrito diferente de anulación firmado por las partes. La Orden expresamente delimita la conformidad de los términos de la Orden por parte del PROVEEDOR. Estos Términos expresamente excluyen todos los términos y condiciones de venta del PROVEEDOR o cualquier otro documento emitido por el PROVEEDOR relacionado con esta Orden.

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