PROGRAMA DE CAJA Y BANCOS

• PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCOS

1. CONTROL DE LA CAJA

La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se comentan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos acreedores.

PROCEDIMIENTOS

• CAJA

• Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

• Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado.

• Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.

• Determine el saldo de caja de la siguiente forma:

Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo.

• Recuente o inspeccione físicamente:

• Billetes y monedas.

• Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo normal.

• Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las personas autorizadas.

• Detalle en sus papeles de trabajo:

• Billetes y monedas recontadas.

• Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe.

• Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación.

• Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe.

• Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En el caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.

• Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios, donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos conforme.

• Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general.

• Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.

• Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales impagos en poder del cajero, deberá proceder como sigue:

• Si el efectivo no está ensobrado. Efectúe el arqueo total del mismo.

• Si está ensobrado. Deberá comprobar que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueando un número representativo de los mismos y verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nómina.

• Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes de cobradores, etc.

• Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor:

• Observe la fecha y secuencia numérica de los documentos.

• Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.

• Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.

• Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo.

• Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un motivo legítimo

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