Planteamiento del proyecto UAT.

Título:            

“Propuesta y mejora del manual de procedimientos del Piso Ejecutivo de la Universidad Autónoma de Tamaulipas”

Introducción

El Centro de Gestión del Conocimiento, ubicado en la Universidad Autónoma de Tamaulipas; se creó para el desarrollo de la investigación, la ciencia y la tecnología, se constituye como un nicho de oportunidades de negocios y vínculos productivos al servicio de organismos del sector público, empresarial y social de Tamaulipas.

        Este espacio ha sido concebido para concentrar el conocimiento, la información de la investigación, la producción académica y científica que generan los universitarios y robustecer la tecnología de vanguardia con que cuenta la Universidad, este centro  fortalece la investigación, la academia, la vinculación y extensión de los servicios de la UAT.

        Dentro de este edificio se encuentra ubicado el Piso Ejecutivo, es un área vanguardista que cuenta con tecnología de punta y espacios funcionales para el desarrollo de actividades ejecutivas las cuales solo preside el Rector, que es la máxima autoridad de esta institución,  tales como reuniones, firmas de convenios, conferencias magistrales y audiencias, las cuales se llevan a cabo bajo un manual de procedimientos.

Planteamiento:

El Piso Ejecutivo del Centro de Gestión del Conocimiento de la Universidad Autónoma de Tamaulipas, se enfatiza en dar un buen servicio ya sea para el Rector y para las personas que participen en los diferentes tipo de eventos que se suscitan aquí, como habíamos mencionado antes, audiencias, conferencias magistrales, firmas de convenio y reuniones de trabajo.

        Siempre tratando de que haya una buena coordinación con las áreas a tratar, dar una buena calidad y agilidad en los procesos, ser responsables en el cumplimiento de las actividades ejecutivas solicitadas y ofrecer un sistema de logística ejecutivo.

        Siguiendo el manual de procedimientos creado especialmente para esta área, hay una serie de pasos en los cuales se explica el orden de lo que se tiene que hacer y a quien hay que contactar para poder llevar a cabo dicho evento satisfactoriamente.

        Sin embargo, hace un año hubo cambio de Rectoría y de todo su equipo y  se han creado una serie de problemas de planeación y organización, respecto a la logística de los eventos en el piso ejecutivo como:

• No se sigue el esquema, por lo tanto no se brincan pasos y al final hay una mala comunicación.
• No hay coordinación en las demás áreas y cada quien hace lo que le corresponde pero de manera individual, olvidando el trabajo en equipo y  que hay un proceso a seguir para poder llevar a cabo un evento.
• La mayoría de las veces es necesario equipo y mobiliario y como la comunicación del área correspondiente en dar aviso de que es lo que se tiene que requerir y la del piso ejecutivo es aislada, el día en el que el evento agendado se lleva a cabo, siempre falta algo, lo cual provoca que haya molestia de parte del Rector o de los asistentes, ya que se necesita hablar de urgencia para conseguir lo que se requiere y las áreas que lo proveen ya lo tienen ocupado en otro evento; eso también provoca una molestia para los encargados de eso, ya que tratándose de que es para la máxima autoridad tienen que quedar mal con el área o personas que estaban ocupando ese equipo y mobiliario para venir a instalarlo, causando destiempo y mala organización.

Objetivo:

El objetivo de este proyecto es proponer e implementar una destacada organización en el proceso para llevar a cabo un evento, esto haciendo una modificación en el manual de procedimientos para que las áreas involucradas tengan una óptima comunicación y desempeño, del cual se carece actualmente.

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