Política de comunicación interna

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ÍNDICE

1.0 OBJETIVO                                                                                                                  

2.0 ALCANCE                                                                                                                    

3.0 DEFINICIONES Y SIGLAS                                                                                            

4.0 POLÍTICA (CONTENIDO)                                                                                            

5.0 RESPONSABILIDADES                                                                                              

6.0 LISTA DE ACTUALIZACIONES                                                                                  

1. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos para la optimización del proceso de comunicación interna, como un catalizador hacia los flujos de interacción, consistente con los valores, los estándares de calidad y buenas prácticas, que propicien una mayor integración bajo un marco de respeto mutuo.

1. ALCANCE.

Esta política es de aplicación general, para todos los colaboradores cuya posición (puesto) se encuentra dentro del organigrama autorizado de Azelis México y que se adiciona al contenido del procedimiento REC-P-001.

1. DEFINICIONES Y SIGLAS.

1. POLÍTICA (CONTENIDO).

1. . Mantenemos un estilo propio de comunicación, alineado a nuestra cultura       que se caracteriza por ser franca, abierta, participativa, objetiva, respetuosa, veraz, efectiva y oportuna.
2. . Damos especial énfasis a la comunicación verbal como el canal principal de comunicación. Sin embargo, cuando se requiera utilizamos la palabra escrita de manera adecuada, ya sea a través del eficiente uso del correo electrónico u otro medio escrito.

1.  Toda la información que empleamos dentro y fuera de AZ, pero que está   íntimamente relacionada con el trabajo, es considerada como un activo intelectual importante, por lo tanto, velamos por su seguridad.

1.  Empleamos eficiente y correctamente nuestra marca corporativa y nuestros lineamientos de identidad, dentro y fuera de la organización.

1.  Cuando participamos en redes sociales lo hacemos a título personal, sin responsabilidad para AZ, salvo en los casos en que la persona sea autorizada para el fin institucional.

1.  Fundamentamos nuestras acciones procurando incentivar siempre canales de retroalimentación de parte de nuestros colaboradores.

1.  Defendemos el derecho de cada colaborador de manifestar sus opiniones, siempre que sean sustentadas y respeten las normas institucionales y el derecho de otros a disentir de las mismas.

1.  AZ crea y mantiene todos los medios necesarios de comunicación institucional para sostener el flujo e intercambio de mensajes hacia todo su entorno, con el propósito de asegurar que éstos dispongan de información relevante sobre el quehacer de la empresa. Así mismo, procura de manera enfática la disponibilidad de canales de retroalimentación y de comunicación bidireccional. Se consideran de carácter institucional los medios electrónicos de comunicación.

1. Toda acción de comunicación interna y externa garantiza una proyección de la imagen institucional consistente y diferenciada hacia todos.

1. AZ Reafirma la importancia de contar con una gestión profesional, proactiva, ágil y responsable de la comunicación en momentos de crisis y de emergencia, por lo que establece una estrategia de prevención y mitigación (de tales momentos) sobre la base de un principio de transparencia, para lo cual la Dirección General es quien determina dicha estrategia únicamente.

1. Los mensajes a difundir por los distintos medios o herramientas internas buscan impulsar la cultura, la ética, los valores, el conocimiento, la responsabilidad social y el mejoramiento del clima laboral en AZ.

1. Los tableros de avisos digitales son las pantallas tanto de las salas de juntas como la de los propios equipos de cómputo que cada colaborador tiene y en su caso de los tableros de comunicación impresos, siendo estos los medios que se emplean para difundir la información pertinente en AZ.

1. El correo electrónico solo es usado para:

• Informar de algún asunto de verdadera importancia y relevancia.
• Solo se involucra al personal que está únicamente relacionado con el asunto     a tratar, por lo que no se envía copia de este, a quien no esté involucrado en el tema.
• Todo correo si lleva el carácter de urgente debe contestarse en un lapso no mayor a una hora y solo en caso fortuito se exime de este plazo.
• Aun así, todo correo debe contestarse lo más pronto posible y ninguno es contestado más allá de 24 horas.
• Ningún mensaje debe referirse a asuntos personales.
• Todo mensaje empleado, debe contemplar un texto breve y con lenguaje claro y respetuoso para facilitar su lectura y comprensión.

1. Teams es una de las herramientas digitales más importante, por lo este debe   emplearse para:

•  Contestar oportunamente cualquier llamada del interior de AZ y solo poner en “rojo”, cuando realmente el colaborador este ocupado y una vez terminado su asunto debe reportarse con la persona que le llamo.
• Solo utilizar la modalidad remota, cuando el colaborador se encuentre fuera de su lugar de trabajo o bien fuera de la oficina.

1. Intranet es un sitio web interno con información institucional, la cual se accede sólo desde el dominio con usuario y contraseña corporativa. Es el vehículo usado por los colaboradores para enterarse de las novedades internas de la organización o algún comunicado de interés general.

1. De las juntas internas:

Las reuniones entre el personal de AZ, fomenta la motivación y la participación en torno a un tema específico y también sirve para dar información de primera mano acerca de la empresa o del área en específico, al tiempo que se constituye en el medio de comunicación más directo.

Su objetivo es intercambiar información y obtener una retroalimentación de los colaboradores sobre las actividades al interior de la organización, por lo que:

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