Procedimiento general. Adquisiciones y bodega

PROCEDIMIENTO GENERAL

ADQUISICIONES Y BODEGA

1. PROPÓSITO

Este documento establece un mecanismo que permita administrar el proceso de adquisiciones, control de los productos adquiridos y evaluación de proveedores.

1. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por todas y cada una de las áreas que necesiten realizar una compra.

1. RESPONSABILIDADES

En este procedimiento se consideran todas las áreas involucradas (operacional o de apoyo), que se encuentren bajo el alcance del Sistema Integral de Gestión y declarados en la estructura organizacional de la empresa.

Administrador de Obra

Encargado de Adquisiciones

Oficina Técnica

Gerencia de Operaciones

Gerente General

1. DOCUMENTOS APLICABLES

•   Capítulo 8.4 “Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente” del Manual del Sistema Integral de Gestión.

1. GLOSARIO

Cotización: Documento emitido por el proveedor, en el cual informa el valor de los productos, características, condiciones de venta, indica observaciones, etc. de acuerdo con lo solicitado por la empresa.

Factura de Compra: Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, que los proveedores envían a la empresa, con el detalle del número de la orden de compra, la mercadería comprada, su precio unitario, el total del valor cancelable de la compra, y si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago.

Guía de Despacho: Documento legal de emisión obligatoria por el proveedor, cuando se hubiera optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se despachan los productos adquiridos por la empresa. Debe incluirse el detalle completo de los productos que se trasladan, con indicación de las unidades, nombre, características del producto y valor unitario y total.

Nota de Crédito: Documento emitido para anular una factura con posterioridad al plazo de declaración y pago, o en el caso de facturas emitidas con errores de forma (domicilio, Rut, giro, etc.). Se deberá emitir una nota de crédito con los ítems rectificados y con la referencia de la factura que corrige.

Nota de Pedido: Documento interno de la empresa que se genera y envía al departamento de adquisiciones respaldando mediante un correo, a la encargada (o) de adquisiciones en el cual las diferentes áreas realizan una solicitud formal de compra a la Gerencia de Operaciones, detallando las características específicas y generales del producto solicitado: cantidad, detalle, fecha de requerimiento en obra u oficina, etc.

Orden de Compra: Documento emitido por la empresa al proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto.  En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago.

Producto: Es el resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, destinados a satisfacer las necesidades del cliente. El producto puede ser tangible o intangible (servicio).

Catálogo de Proveedores: Para las compras existen proveedores por rubro ya determinados, por lo tanto, no es necesario realizar las dos cotizaciones, pero en forma semestral debe realizarse un análisis y comparación de precios entre el proveedor habitual y el de su competencia.

1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 Solicitud de Compra:

El usuario que necesite de algún material, insumo, servicio o producto específico deberá solicitar mediante una nota de pedido mediante formulario (03 FORMATO COMPRAS RIO R- RIO SOLICITUD DE MATERIALES)

En caso de que se trate de un gasto reembolsable por el cliente requiere un V°B° por parte de él, para luego ser autorizado por el administrador/gerente de contrato. 

Una vez realizado el análisis y comprobada la justificación de compra se solicitará al encargado de adquisiciones, que realice las cotizaciones y compras según la siguiente distribución:

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