PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

Código: AS-UMAG-12

Rev. Octubre 2012

Fecha Rev. Oct. 2012

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1. OBJETIVO.

1.1 El objetivo de este procedimiento es definir e implementar una metodología efectiva y eficiente para la gestión de compra y control de los productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos que se realizan en la organización

2. ALCANCE.

2.1 Este procedimiento se aplica a todas las compras de productos o servicios de las áreas operativas y administrativas de la organización.

2.2 Este procedimiento se aplica a todos los productos y/o servicios críticos de la empresa.

2.3 Este procedimiento aplica desde la solicitud de compra, hasta la revisión y verificación de las compras. Dicho control de compra dice relación con todo insumo, material, servicio o instrumento que sea requerido para el buen funcionamiento de los distintos departamentos y las compras generales de la organización.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1 Gerente.

• Responsable de aprobar y delegar la responsabilidad de cualquier compra de suministro con un determinado valor económico.

• Asegurar la difusión y el cumplimiento de todas las exigencias de este procedimiento.

3.2 Jefes de Adquisiciones

• Encargado de recibir y aprobar las solicitudes de compra con el objetivo de rentabilizar el negocio.

• Asegurar que la adquisición de cada producto o servicio sea el más adecuado de acuerdo a la necesidad versus precio y calidad.

• Solicitar lo estrictamente necesario y controlar en el buen uso de los insumos, bienes o servicios adquiridos.

• Hacer cumplir los formatos establecidos en la recepción y entrega de la información.

3.3 Encargado de adquisiciones.

• Velar por el correcto uso del presente procedimiento.

• Encargado de cotizar las solicitudes de compra aprobadas por el Jefe de Adquisiciones e informar sobre las cotizaciones afectadas.

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• Encargado de confeccionar las órdenes de compra y coordinar el retiro o despacho de las compras.

• Mantener actualizado el respectivo listado de proveedores.

• Cumplir con las fechas de compras.

• Verificar claramente al proveedor, con el fin de determinar si debe ser sometido a las evoluciones de proveedores.

4. DEFINICIONES

4.1 Cotización.

Documento emitido por el proveedor, en el cual informa el valor de los productos, características, condiciones de venta, etc. de acuerdo a lo solicitado por el cliente.

4.2 Factura de Compra.

Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, que los proveedores envían con el detalle de la mercadería comprada, su precio unitario, el total del valor cancelable de la compra y, si corresponde, la indicación del plazo y forma de pago.

4.3 Nota de Crédito.

Documento emitido para anular una factura con posterioridad al plazo de declaración y pago, o en el caso de facturas emitidas con errores de forma (domicilio, rut, giro, etc.), se deberá emitir nota de crédito con los rubros rectificados y con la referencia de la factura que corrige.

4.4 Orden de compra.

Documento emitido por una empresa al proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto o servicio. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago.

4.5 Proveedor.

Empresa o persona que provee o abastece de los productos necesarios para la satisfacción de las necesidades de insumos, infraestructura o servicios de sus clientes.

4.6 Solicitud de Compra.

Documento interno, a través del cual los diferentes departamentos hacen una solicitud formal de compra al Jefe de Adquisiciones, detallando las características específicas y generales del producto solicitado

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5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO Y TAREAS

5.1 Asignar los compradores.

El propósito es asignar a la Solicitud de Compra, enviada a través de otros módulos, el Comprador responsable.

Definir los Compradores, quienes son los responsables de llevar a cabo el proceso de adquisición de los materiales y/o servicios; a fin de mantener el control de las Solicitudes de Compra, Solicitudes de Cotización y ofertas además de generar las Órdenes de Compra tomando en cuenta las mejores condiciones, como precio, tiempo de entrega, entre otros.

• Es importante asignar códigos al Comprador, de forma que sean fáciles de recordar y significativos.

• No se puede modificar y/o eliminar Compradores mientras existan Solicitudes de Compras dependientes de este.

• Al asignarle la Solicitud de Compra a un Comprador específico, este es el único responsable del control y verificación de todos los documentos que se generan en el Módulo de Compras y por lo tanto toda la información relacionada con esta asignación solo podrá ser manipulada por este comprador.

Tareas

El encargado de adquisiciones:

• Debe crear los compradores en el sistema con sus respectivos códigos.

• Debe Recibir las solicitudes de compra y asignar comprador responsable.

Comentarios

• Al asignarle el Comprador a la Solicitud de Compras el estatus de la solicitud cambia de PEN (pendiente por asignarle Comprador) a REC (recibida en el Sistema de Compra).

• Luego de asignarle el Comprador a la solicitud, esta pasa a la bandeja de trabajo del Comprador responsable para iniciar el proceso de Compra.

5.2 Modificar las solicitudes de compra.

El propósito principal es modificar las cantidades solicitadas en las respectivas solicitudes de Compra.

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Tareas

El comprador solicitante:

• Debe enviar vía correo electrónico o memo, la información a modificar en la Solicitud de compra.

El encargado de adquisiciones:

• Debe considerar la información sobre los proveedores, compradores,

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