MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES
Enviado por closdav • 27 de Octubre de 2014 • 1.803 Palabras (8 Páginas) • 264 Visitas
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
OBJETIVO.
Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a las determinados departamentos y sucursales de la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma.
FUNCIONES.
1.- Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de las organización.
2.- Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto.
3.- Elaborar ordenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta ultima lo solicite.
4.- Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas a el departamento de finanzas para su pago respectivo.
5.- Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores.
6..- Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales.
7.- Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto.
8.- Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento.
9.- Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia.
10.- Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento.
11.- Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia.
12.- Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y eficacia del departamento a su cargo.
13.- Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal a su cargo.
ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES
Tramitar las gestiones de Adquisición de Recursos Materiales
Los departamentos y sucursales de la organización.
OBJETIVO.
Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales sus respectivos requerimientos materiales.
NORMAS Y POLÍTICAS.
1.- Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos, y tienen por objeto establecer los lineamientos de carácter general que deberán seguirse en relación a las adquisiciones de recursos materiales.
2.- Para efecto de las siguientes normas y políticas se entiende por:
RECURSOS MATERIALES: Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de consumo, tales como, material de papeleria, muebles de oficina, etc.
ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de las organización.
3.- El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los tramites de adquisición de recursos materiales para los departamentos de la organización.
4.- Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento, proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se solicitará mediante un oficio.
5.- Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores.
6.- Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida autorización del gerente de la organización.
7.- Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago a si como tambien una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la organización.
8.- La adquisición de recursos materiales se realizará a traves del formato “Orden de Compra” (001) en original y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia.
ADQUISICIONES
RESPONSABLE
FORMATOS
DISTRIBUCIÓN
Recibe oficio de solicitud y relación de necesidades.
Registra los datos de la solicitud en la libreta para efecto de control, y se archiva.
Consulta y analiza el padrón de proveedores para efectos de compra.
Envía relación de necesidades para cotizar.
Recibe, analiza y cotiza la relación de necesidades.
Envía Cotización.
Recibe y analiza cotización.
Verifica la disponibilidad del presupuesto
SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
Elabora oficio notificando al depto. solicitante.
SI EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal.
Recaba firma de autorización del jefe del depto. de adquisiciones, en el ejercicio presupuestal y en la orden de compra.
Envía orden de compra y ejercicio presupuestal.
Recibe y autoriza ejercicio presupuestal y turna.
Recibe y envía documentos
Recibe documentos (orden de compra y ejercicio presupuestal).
Turna orden de compra.
Recibe orden de compra y elabora factura.
Turna documentos.
Recibe factura y orden de compra.
Distribuye documentos según afectación presupuestal.
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Proveedor.
Proveedor.
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Departamento de finanzas.
Departamento de adquisiciones
Departamento solicitante.
Departamento solicitante.
Proveedor.
Proveedor
Departamento de adquisiciones
Departamento de adquisiciones
Oficio. relación de necesidades.
Oficio.
Relación de necesidades.
Relación de necesidades.
Cotización.
Cotización.
Oficio.
001.
002.
001.
002.
001.
002.
002.
001.
002.
001.
002.
001.
001.
factura
001.
Factura
Original.
Original.
Original Expediente de Adquisiciones.
Original.
Original.
Original.
Original.
Original.
Original y copia
Original y copia
Original y copia
Original y copia
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