ENTIDAD X
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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
| Código: UCM – 001
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Versión: 01 |
Vigente desde: |
Pagina: 4 de 15 |
No. |
Descripción del (los) procedimiento(s)
| Área responsable | Cargo responsable | Punto de control |
1 |
Recepción de Información para el registro.
El Auxiliar de Contabilidad Uno recibe de tesorería (Auxiliar de la central de cuentas funcionario encargado de la recepción de las cuentas o de las solicitudes de pago) las diferentes ordenes, con los documentos soportes necesarios para darle tramite al proceso de contabilización de las cuentas por pagar, dependiendo del tipo de orden se tendrán como documentos soportes los siguientes:
- Orden: los tipos de ordenes existentes se deberán explicar detalladamente en el proceso correspondiente a expedición de ordenes (Vicerrectoría Administrativa). Sin embargo, cabe resaltar que el auxiliar de contabilidad deberá revisar que la orden este debidamente firmada por el responsable, que la fecha de expedición de este documento deberá ser la misma o posterior a la del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y su valor no será superior al definido en la respectiva disponibilidad.
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Unidad de Contabilidad
| Auxiliar uno de Contabilidad
| Verificación física por parte del auxiliar
Orden
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Elaborado: fecha de expedicion del documento | Revisado: |
Cargo: | Cargo: |
Fecha: | Fecha: |
Firma: | Firma: |
Fuente: Guía para la racionalización de tramites, procesos y procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Publica
ENTIDAD X
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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
| Código: UCM – 001
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Versión: 01 |
Vigente desde: |
Pagina: 5 de 15 |
No. |
Descripción del (los) procedimiento(s)
| Área responsable | Cargo responsable | Punto de control |
| - Certificado de Disponibilidad presupuestal (CDP): el auxiliar de contabilidad deberá verificar que este firmado por el encargado del presupuesto.
- Factura de venta: el auxiliar de contabilidad deberá verificar que la factura de venta cumpla con los requisitos establecidos en el articulo 617 y 618 del Estatuto tributario.
- Constancia: corresponderá a algún documento o soporte donde conste el cumplimiento a satisfacción por parte del proveedor de los compromisos por el adquiridos al momento de aceptar la orden o contrato otorgado por la Entidad X.
- Para el caso de las compras de elementos, la constancia que se requerirá para darle tramite al registro de las cuentas por pagar será la entrada de almacén que deberá venir debidamente firmada por el encargado, indicando las cantidades y valores recibidos por él, y se deberá constatar que sean iguales a las facturadas por el proveedor y su valor no podrá ser superior al fijado en la orden de compra..
| Unidad de Contabilidad
| Auxiliar uno de Contabilidad
| Verificación física por parte del auxiliar
Orden
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Elaborado: | Revisado: |
Cargo: | Cargo: |
Fecha: | Fecha: |
Firma: | Firma: |
Fuente: Guía para la racionalización de tramites, procesos y procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Publica
ENTIDAD X
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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
| Código: UCM – 001
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Versión: 01 |
Vigente desde: |
Pagina: 6 de 15 |
No. |
Descripción del (los) procedimiento(s)
| Área responsable | Cargo responsable | Punto de control |
| - Tratándose de proveedores de servicios, la constancia que deberá anexarse a estos documentos, corresponderá a un documento expedido por el encargado de la dependencia que solicito el servicio, donde certificara que dicho servicio se cumplió a plenitud, o en su defecto algún otro documento firmado por el funcionario autorizado, que cumpla con el mismo fin.
- Con respecto a las ordenes de obra y contratos de obra, la constancia la constituirán las actas de inicio, modificación y entrega final de la obra; las cuales deberán ir firmadas por el interventor de la obra y del proveedor, donde se indicara el cumplimiento de lo contratado, el valor final de la misma (el cual deberá ser igual o inferior al fijado al momento de celebrarse el contrato o expedirse la orden. En caso de ser diferente, el acta de recibo final de la obra deberá indicar el valor).
- Cuando exista necesidad dependiendo de la naturaleza del contrato que se celebre o tipo
| Unidad de Contabilidad
| Auxiliar uno de Contabilidad
| Verificación física por parte del auxiliar
Orden
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Elaborado: | Revisado: |
Cargo: | Cargo: |
Fecha: | Fecha: |
Firma: | Firma: |
Fuente: Guía para la racionalización de tramites, procesos y procedimientos del Departamento Administrativo de la Función Publica
ENTIDAD X
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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
| Código: UCM – 001
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Versión: 01 |
Vigente desde: |
Pagina: 7 de 15 |
No. |
Descripción del (los) procedimiento(s)
| Área responsable | Cargo responsable | Punto de control |
| - de orden que se expida se anexaran las pólizas de seguros correspondientes, las constancias de publicación del contrato en la Gaceta Departamental, el certificado de impuesto de timbre. Para determinar la necesidad de estos anexos, se podrá constatar en el cuerpo de la orden las condiciones que se estipulen con respecto a la constitución de garantías a favor de la Entidad X, y en el caso del Impuesto de Timbre Nacional, se determinará cuando el valor del contrato u orden sea igual o superior a la base mínima establecida en la ley para efectuar el pago de este impuesto.
| Unidad de Contabilidad
| Auxiliar uno de Contabilidad
| Verificación física por parte del auxiliar
Orden
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2. |
Liquidación de las retenciones
Para efectos tributarios la ENTIDAD X, presenta la siguiente situación:
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Unidad de Contabilidad
| Auxiliar uno de Contabilidad
| Confrontación con la normatividad tributaria
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Elaborado: | Revisado: |
Cargo: | Cargo: |
Fecha: | Fecha: |
Firma: | Firma: |
