Procedimientos de auditoria.

Parte I – Cumplimiento normas por parte de la administración en las Asambleas o Juntas de Socios

15 días hábiles a la fecha de realización una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria

Parte II - Cumplimiento normas entes públicos y Cámara de Comercio.

Entre febrero a abril

Parte III - Cumplimiento normas internas procedimentales.

Como apoyo a la Auditoria Financiera en la etapa de Auditoria Final y otros

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

HECHO POR

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MES

1. Si la compañía citó a la Asamblea Ordinaria o Junta de Socios, con la oportunidad debida, verifique si tiene disponible la siguiente información (Art. 446 del C. de C.) referenciándola a los papeles de trabajo o al informe del revisor fiscal:

a). El informe de la Junta Directiva debe contener:

• Egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubieran percibido cada uno de los directivos de la sociedad.___________________________________________________
• Un detalle de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social.______________________________________________
• Erogaciones por los mismos conceptos del punto anterior que se hubieran hecho a favor de asesores o gestores, cuando su función implique intervenir asuntos ante entidades públicas o privadas, o prestar asesorías relacionadas con las mismas.____________________________________
• Transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquiera otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas a favor de personas naturales o jurídicas.__________________________________________________
• Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminadas.______
• Bienes que la sociedad posee en el exterior y obligaciones en moneda extranjera.
• Inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades.  

1. - Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión y las medidas cuya adaptación recomienda a la Asamblea o a la Junta de Socios, según lo determinado en la Ley 222 de 1995, art. 47 (INFORME DE GESTION), el cual tuvo que contener la siguiente información:

Una exposición fiel sobre:

• La evolución de los negocios
• La situación jurídica
• La situación económica
• La situación administrativa.
• Cumplimiento de los derechos de autor (Ley 603, 2000)

1. Debe analizarse además que el  representante legal  se  haya  referido también dentro del Informe de Gestión sobre los siguientes puntos que indica el art. 47 Ley 222/95:

1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.

      2)   La evolución  previsible de la Sociedad

      3)   Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.

1. Debe asegurarse que se cumpla el art. 46 de la Ley 222 de 1995 sobre la rendición de cuentas al fin de ejercicio en la cual, después de terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la Ley o en los Estatutos, los administradores deberán presentar a la Asamblea o Junta de Socios para su aprobación o no de los siguientes documentos:

1. Un informe de Gestión.
2. Los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin de ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de utilidades repartibles, presentando la deducción del impuesto sobre la renta y complementarios por el respectivo año gravable.

Nota : Dentro de las memorias que se presente a la Asamblea o a la Junta de Socios debe asegurarse que se incluya el Informe y Dictamen del Revisor Fiscal y cualquier informe de control o especial que se considere sea sometido a conocimiento y análisis del máximo organismo.

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Parte II

1. Si cotiza en bolsa, verifique que se preparó la información requerida por las circulares 002 de 1998 de la superintendencia de valores, la cual debe contener:

1. Cálculo del valor patrimonial de la acción

1.2. Anexo con el detalle de las valorizaciones de bienes                raíces y valores mobiliarios.

1.3.  Resumen informativo:

• Número de empleados y sueldo promedio anual.
• Valor de impuestos pagados en el año.
• Principales indicadores financieros.
• Principales indicadores de operación (costo de ventas, gastos de administración y ventas, gastos de ingresos financieros, dividendos o participaciones en vinculadas)
• Total activos de la compañía.
• Ventas netas  
• Utilidad neta.
• Dividendo mensual ordinario.
• Pasivo externo.
• Inventarios.
• Activo corriente.
• Activo fijo neto.
• Pasivo corriente Capital autorizado, suscrito y valor de prima en colocación de acciones.
• Dividendos extraordinarios, fecha de pago y el valor total por acción.

NOTA:

Los asuntos indicados en este numeral deberán incluirse como información suplementaria, adjunta a los estados financieros.

1. -Verifique la renovación de la matrícula mercantil ante la  Cámara de Comercio.

5.- Revise el contrato de trabajo celebrado con los representantes legales y verifique si se ajustó a las condiciones y  términos fijados por el órgano que los eligió.

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MES

Parte III

1. Revise el archivo de correspondencia del cliente, incluyendo la carpeta y verifique si existen asuntos legales (litigios) o fiscales (tributarios) pendientes, y las acciones tomadas por la compañía para responder a estos requerimientos.

Si en la compañía existe un departamento de auditoría interna, examine su archivo de correspondencia y haga un seguimiento a los asuntos que indican debilidades o irregularidades en el sistema de control interno.

1. Solicite los libros de actas de Asamblea, Junta Directiva y de Comités Directivos; prepare un resumen de los principales asuntos tratados y verifique el cumplimiento de lo dispuesto.

1. Cerciórese de que el cliente concilie los diferentes detalles o auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, nómina, etc., con las cuentas del mayor general.

1. Indique la ultima fecha de preparación de las conciliaciones bancarias y verifique que los saldos de libros y extractos cruzan.

1. Verifique el cumplimiento y pago oportuno de las obligaciones con terceros. Ej.: facturas de proveedores, aportes parafiscales, financieras, etc.

1. Verifique que la contabilidad esté al día y los libros oficiales estén dentro del término legal.

7. -Como una prueba de cumplimiento documente si la Compañía cuenta con medidas adecuadas de protección, conservación y custodia de sus bienes y de terceros que están en su poder.

8. -Si los estatutos contemplan estipulaciones adicionales tales como prohibiciones, (un ejemplo común es la imposibilidad de garantizar obligaciones de los socios o de terceros) prepare cada una de las estipulaciones un programa que le permita concluir si están dando cumplimiento.

9. - Si la compañía cotiza en bolsa asegúrese que se preparó y envió el informe trimestral con destino a la Superintendencia de Valores junto con la opinión del revisor fiscal, en los 30 días siguientes al vencimiento de cada trimestre.

10. -En el caso que la Compañía tenga socios inversionistas extranjeros, verifique que la información sobre actualización y movimiento de las inversiones se ha presentado ante el Banco de la República.

        11.-Si la Compañía tiene cuentas autorizadas en dólares, verifique que se envíe la información trimestral sobre el movimiento de la cuenta ante el Banco de la República, diligenciando el anexo  establecido por dicha entidad, información que debe ser certificada por Revisor Fiscal o, Contador Público, en su caso.