PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

1. OBJETIVO

Desarrollar Auditorías Internas que permitan evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Integral y garantizar que las políticas y directrices organizacionales se cumplan. Detectar oportunidades de mejora en los procesos y actividades del sistema con respecto a los requisitos especificados en las normas ISO 9001/2008, ISO 14001/2004, OHSAS 18001/2007 y RUC.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la realización de las auditorías internas que se aplican para el Sistema de Gestión Integral el cual describe la serie de actividades básicas a ejecutar en una auditoria y proporciona directrices para establecer, efectuar y documentar la auditoria del sistema integrado de gestión.

1. DEFINICIONES

• Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado  para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar  la extensión en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
• Auditor Interno: Persona calificada para realizar auditorías internas y garantizar el cumplimiento de la normatividad dentro de la organización.
• Coordinador SSTA: Designado por la Gerencia General como responsable del sistema de salud ocupacional, seguridad industrial,  Gestión ambiental y Calidad.
• No Conformidad: Incumplimiento con los requisitos especificados.
• Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
• Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones  de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables; (la evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.)
• Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva: Formato donde se registra el producto no conforme, las no conformidades o potenciales, las acciones correctivas o preventivas a tomar y la verificación de las acciones tomadas.
• Acción Correctiva: Proceso emprendido para eliminar las causas de una No conformidad existente con el propósito de que no se presente nuevamente en el futuro.
• Acción Preventiva: Proceso emprendido para prevenir las causas de una No conformidad.
• Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de las auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría; (los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría).

1. RESPONSABLES

Gerente

Coordinador de SSTA

1. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO

1. PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS: 

Las auditorías internas al sistema de gestión integral de COSMO LTDA, se programaran mínimo una vez al año a cada proceso, sin embargo; se efectuaran auditorias adicionales dependiendo de factores como resultados de auditorías internas, cambios significativos que afecten al sistema, instrucción gerencial, entre otros.

Dicha programación es realizada por el Coordinador de SSTA quien tendrá en cuenta los siguientes aspectos para su programación:

1. Importancia y estado de los procesos a auditar
2. Resultado de auditorías previas
3. Estado de acciones correctivas y preventivas
4. Resultados de la revisión por la dirección

1. ANÁLISIS GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL:

Analizar el estado general del Sistema de gestión incluyendo, los indicadores, los resultados de auditorías previas, las solicitudes específicas y la información que hayan suministrado los funcionarios sobre el desempeño de los procesos.

1. Selección de auditores:

Las auditorías internas del sistema las realizan los auditores formados por COSMO LTDA, o una firma que tenga la idoneidad de realizar auditorías internas, siempre y cuando cumpla la competencia establecida en el perfil de cargo. Los auditores internos no pueden auditar su propio trabajo.

Las personas que intervengan como auditores del Sistema de Gestión de COSMO LTDA., deben cumplir los siguientes requisitos:

• Tener conocimiento sobre los procesos que se vaya a auditar.
• Ser certificado como auditor interno en las normas Vigentes.
• Permanecer fiel al propósito de las auditorias.
• Tener experiencia como auditor interno (para auditor líder).  
• Competencias definidas en el perfil de cargo de auditor interno.
• Garantizar el cumplimiento de la normatividad.

5.2.2. Revisión documental:

Los auditores asignados para llevar a cabo la auditoria deberán estudiar los documentos necesarios que garanticen el cumplimiento del objetivo de la auditoria. Entre los documentos requeridos para preparar la auditoria se puede encontrar: Normas técnicas Colombianas, Procedimientos de los procesos, Manual del sistema de gestión, Requisitos del cliente, de la organización, legales, entre otros.

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