Proceso Administrativo

El proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la admón. Etapas que se interrelacionan y forman un progreso integral.

El proceso administrativo se divide de la Siguiente manera:

Administración Mecánica

Planeación. ¿Qué se quiere hacer?

Organización. ¿Cómo se va ha hacer?

La organización

Administración Dinámica

Dirección. Ver que se haga

Control. ¿Cómo se ha realizado?

CONCEPTOS DE ORGANIZACION:

Es la segunda etapa del proceso administrativo. Y podemos decir que es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa, para el logro de los objetivos.

Organizar es agrupar las actividades necesarias para

Alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un

Administrador con la autoridad necesaria para

Supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal

Como vertical toda la estructura de la empresa.

IMPORTANCIA.

Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

Evita lentitud e ineficiencia.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Esta claro organizar la empresa es ordenar el espacio, el tiempo, el trabajo, las personas y el dinero. O sea un lugar para cosa y cada cosa en su lugar. (principio de orden de la teoría clásica de Fayol). Al igual que un tiempo para cada tarea y cada tarea a su debido tiempo.

La organización del tiempo requiere:

Una agenda para anotar los compromisos.

Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado.

Dedicación exclusiva para cada tarea.

Tener en cuenta las prioridades.

Organizar el trabajo: es hacer una lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera mas lógica y eficiente posible.

Organizar Tareas de producción:

Comprar materias primas

Hacer los inventarios

Cortar las prendas

Armar las prendas

Terminar las prendas

Empacar las prendas

Organizar tareas de Finanzas:

Registrar las cuentas

Pagar las cuentas

Cobrar a los clientes

Conseguir préstamos.

Organizar tareas de Recursos Humanos:

Conseguir trabajadores

Entrenar trabajadores

Dirigir y estimular al personal

Sancionar las faltas al persona

Organizar tareas de Ventas y mercadeo:

Contratar publicidad

Visitar clientes

Tomar pedidos

Buscar nuevos clientes.

En las empresas pequeñas, una sola persona puede realizar tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para dedicar un tiempo determinado a cada área.

Organizar el trabajo:

Para organizar el trabajo hago lo siguiente:

Hago la lista de todas las tareas que se realizan en mi empresa y las agrupo por áreas.

Determino quien es la persona responsable de realizar cada tarea o grupos de tareas.

Analizo la relación que existe entre las diferentes tareas y las organizo en diferentes secuencias.

Escojo la secuencia mas adecuada.

La secuencia mas adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien y en el menor tiempo posible.

Organización de las personas:

Un Cargo para cada persona y cada persona en su cargo.

Esta claro que para que haya una buena organización debe

Haber unidad de mando y unidad de dirección.

Unidad de mando: Cada persona recibe ordenes y le

Entrega cuentas a una sola persona.

Unidad de Dirección: que a todas las tareas estén asignadas

A un responsable permanente.

Para analizar la organización de las personas en mi empresa y determinar si en ella hay unidad de mando y de dirección, hacemos un grafico al que llamamos ORGANIGRAMA, que es la representación grafica de la estructura de la organización o empresa.

Organizar el Dinero:

Es la distribución de los recursos monetarios de la empresa, para obtener de ellos el mayor rendimiento posible.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

Evitar la duplicación y dispersión de funciones.

Determinar el ámbito de competencia y autoridad de las áreas y unidades organizacionales.

Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicación, la coordinación y el logro de los objetivos.

Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia económica.

PRINCIPIOS.

Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional.

Del objetivo: Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa

Especialización: Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad

Jerarquía: Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes.

Paridad de autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Ejemplo: No se le puede hacer responsable del trabajo a una persona sino se le otorga autoridad para poder realizarlo y de igual manera no se le puede dar autoridad a un empleado sobre determinado trabajo, sino se le exige resultados.

Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe.

Difusión: Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito.

Amplitud o tramo de control: Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Ejemplo: un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento atender funciones de mayor importancia.

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