Proceso administrativo: definición, fases, resultados

PROCESO ADMINISTRATIVO: DEFINICIÓN, FASES, RESULTADOS. 

El proceso administrativo se entiende, cómo el conjunto de funciones que tienen cómo resultado final, el cumplimiento de los objetivos de una organización.

Las funciones del proceso se ejercen en consonancia, desde todos los niveles de gestión : macro-gestión; meso-gestión; micro-gestión.

El proceso administrativo no es lineal. Mas bien se podría visualizar en circulo ya que, cada función se integra con el resto y el conjunto de la integración se observa en los resultados de la gestión.

La gestión empresarial combina las funciones del proceso administrativo, adaptándolas a las condiciones de cada mercado.

En concreto en sanidad, dentro de las empresas del sector servicios sanitarios (hospitales , centros de atención primaria….) se puede observar la adaptación de cada una de las funciones del proceso a las características específicas del entorno que, se detallan en los apartados siguientes.

FASES:

El proceso administrativo está conformado por cuatro fases principales: planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última fase.

Es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).

Fase de planificación

Es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas, es considerada como la base para que el proceso opere de la manera más adecuada. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.

La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito. Es muy importante reconocer que el proceso de planeación es un trabajo de índole intelectual por lo que el personal que intervenga deberá tener un buen nivel de experiencias y conocimientos en relación a los hechos correspondientes a la situación que se considera,

Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales actividades que se realizarán en el futuro.

 Los siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:

• Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
• Determinar la situación actual
• Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir
• Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
• Implementar un plan y evaluar el resultado
• Se aprovechan al máximo los recursos

Fase de organización

Consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo. Este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos ya señalados. El propósito principal de la organización es asignar objetivos específicos a cada actividad.

Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse con un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador.

Algunos de los pasos más importantes en esta etapa son:

• Colaboración y negociación entre individuos en un grupo mejorando la efectividad y eficiencia de las comunicaciones en la organización.
• Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
• Ayuda a lograr objetivos que tengan significado y contribuyan a una eficiencia organizacional
• Crea líneas de autoridad y responsabilidad mejorando las funciones por cada grupo
• Subdividir cada tarea
• Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
• Es de carácter continuo. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo

Fase de dirección:

Es la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.

Esta responde a la siguiente interrogante: ¿Cómo se logra que se cumpla con lo planeado? La dirección orienta el trabajo de las personas hacia el logro de los objetivos planeados, a través de la motivación, delegando autoridad, trasmitiendo información, y generando buenas relaciones humanas.

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